Zdążyć przed terminem. Jak wdrożyć PPK w swojej firmie w 48h?
O wprowadzeniu Pracowniczych Planów Kapitałowych mówi się od jakiegoś czasu bardzo dużo. Medialny szum, jaki pojawił się wokół nich, sprawia, że fakty mieszają się niekiedy z plotkami i pogłoskami, a informacje potwierdzone - z nieprawdziwymi. Postanowiliśmy wobec tego sprawdzić, czym tak naprawdę jest program PPK, jak skorzystają na jego wprowadzeniu pracownicy i pracodawcy. Objaśnimy także, jakich procedur i terminów powinni dopilnować ci ostatni, aby wszystko przebiegło zgodnie z planem, oraz jak wdrożyć PPK w swojej w firmie w zaledwie 48h.
Pracownicze Plany Kapitałowe to powszechny rządowy program dobrowolnego, długoterminowego oszczędzania, skierowany do osób zatrudnionych w spółkach publicznych i w firmach prywatnych. Środki zgromadzone na prywatnym rachunku pracownika podlegają dziedziczeniu i mogą zostać częściowo wypłacone w razie nagłych, nieprzewidzianych wypadków, takich jak poważna choroba czy w przypadku konieczności sfinansowania wkładu własnego w kredycie mieszkaniowym. Do PPK zostaną automatycznie zapisane wszystkie osoby aktywne zawodowo w wieku od 18 do 55 lat; nie oznacza to jednak, że do programu nie będą mogli też przystąpić pracownicy w dojrzalszym wieku. Przeciwnie: z oferty pracowniczych planów kapitałowych skorzystają także osoby, które ukończyły 55 lat, ale nie przekroczyły jeszcze 69 roku życia. Z programu można zrezygnować w dowolnym momencie i - co równie istotne - w dowolnej chwili można również do niego przystąpić. I to, jak się zdaje, świadczy najmocniej o wyjątkowości programu, którego pierwszy etap zainicjowany został już 1 lipca tego roku (kolejne etapy będą realizowane w latach 2020-2021; piszemy o tym poniżej).
Szacuje się, że rządowy projekt oszczędzania będzie wsparciem dla ok. 11 mln pracujących Polaków (na tę grupę składa się ok. 2 mln osób zatrudnionych w sektorze publicznym oraz 9 mln osób zatrudnionych w przedsiębiorstwach). Jako taki ma się w przyszłości okazać dodatkowym zabezpieczeniem finansowym dla wszystkich osób, które pozostają dziś w naszym kraju aktywne zawodowo. Środki zgromadzone na prywatnych rachunkach pracowników korzystających z PPK będą traktowane przez państwo jako III filar systemu emerytalnego. Pracownicze Plany Kapitałowe to rozwiązanie wzorowane na programach, które już przed laty wdrożono z powodzeniem w Stanach Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii i w wielu krajach skandynawskich. Z takich doświadczeń skorzystała polska firma Pocztylion Arka PTE S. S., która połączyła siły ze swoim akcjonariuszem Invescoktóe jest światowym gigantem finansowym). Rozpoczęcie współpracy pomogło opracować system zarządzania, dzięki któremu wszystkie etapy wdrażania PPK (audyt, szkolenia kadr wdrażających PPK, implementacja systemów IT i testy integracji programów kadrowych, rejestracja pracowników są przeprowadzane zaledwie w ciągu 48 godzin. "Aby cały proces przeprowadzić w sposób sprawny i bezproblemowy, warto wdrożenie programu powierzyć instytucji, która nie tylko zagwarantuje szerokie wsparcie w procesie implementacji, ale przede wszystkim posiada bogate doświadczenie w zarządzaniu produktami emerytalnymi" - uważa Adam Gola - prezes Pocztylion-Arka PTE S. A.
Pracownicze rachunki w PPK muszą być co miesiąc zasilane wpłatami uiszczanymi przez pracownika (minimalnie - 2 proc. wynagrodzenia brutto, maksymalnie - 4 proc. wynagrodzenia brutto) i pracodawcę (minimalnie - 1,5 proc. wynagrodzenia brutto, maksymalnie - 4 proc. wynagrodzenia brutto) oraz przez państwo, które odprowadzi najpierw na konto pracownika opłatę powitalną (wynoszącą 250 zł), a potem, już w kolejnych latach, będzie na jego rzecz przekazywało do PPK dopłatę roczną w wysokości 240 zł.
Co to wszystko oznacza w praktyce? Przede wszystkim to, że już po 30-40 latach oszczędzania, polscy pracownicy będą mogli liczyć na stałą dopłatę do emerytury na poziomie 1000-1500 zł. Wszystko zależy oczywiście od wysokości wynagrodzenia, od którego naliczane będą składki do PPK, czasu, przez jaki pracownik będzie korzystał z programu, oraz ilości środków, którą zdecyduje się ulokować na prywatnym rachunku w PPK.
Ale z wprowadzenia PPK korzyści płyną nie tylko dla pracowników. Na wdrożeniu programu zyskają także pracodawcy. Trzeba bowiem pamiętać, że PPK mogą być również traktowane jako dodatkowe narzędzie motywacyjne dla pracowników. Zatrudniający ich przedsiębiorcy mogą bowiem podnosić wysokość wpłat, których dokonują do PPK na ich rzecz, aż do 4 proc. przysługującego im wynagrodzenia. W ten sposób mogą oni zwiększać swoją atrakcyjność na rynku pracy.
Koszty ponoszone przez pracodawcę na rzecz pracowników korzystających z PPK kwalifikowane są ponadto jako koszty uzyskania przychodu i - co ważne - nie stanowią podstawy naliczania ZUS-owskich składek.
Pierwszy etap wprowadzenia PPK zaplanowany został na 1 lipca 2019 r. - zaczęto go zatem realizować już w kilka miesięcy po tym, jak sama ustawa o PPK weszła w życie (miało to miejsce 1 stycznia 2019 r.) - rządowy projekt objął w tym czasie wszystkie przedsiębiorstwa prywatne, w których zatrudnionych jest co najmniej 250 pracowników. Kolejne etapy wdrożenia programu przewidziano tymczasem na 1 stycznia 2020 r. (dla firm zatrudniających co najmniej 50 osób), 1 lipca 2020 r. (dla firm zatrudniających co najmniej 20 osób) oraz na 1 stycznia 2021 r. (dla pozostałych firm oraz jednostek działających w sektorze finansów publicznych).
Warto nadmienić, że pracowniczych planów kapitałowych nie będą musiały wdrażać osoby samozatrudnione (a więc prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą), osoby fizyczne, które płacą innym osobom fizycznym za wykonywanie prac o charakterze dorywczym, niezwiązanych z profilem prowadzonej przez nie działalności gospodarczej (mowa tu zatem, między innymi, o wszystkich, którzy korzystają z usług opiekunek, korepetytorów czy dorywczych pomocy domowych) czy mikroprzedsiębiorcy, których pracownicy zgodnie i jednogłośnie zrezygnowali z dokonywania wpłat na prywatne konta w PPK.
Wbrew wszelkim pozorom, wdrożenie Pracowniczych Planów Kapitałowych w prywatnych firmach nie powinno nastręczyć przedsiębiorcom niepotrzebnych trudności. Cały proces da się bowiem rozpisać na zaledwie pięć prostych etapów.
Osoby prowadzące działalność gospodarczą powinny więc - w kroku pierwszym - przygotować się odpowiednio do wprowadzenia PPK w swoich firmach, aktualizując oprogramowanie kadrowo-finansowe, opracowując potrzebne procedury postępowania, drukując i udostępniając swoim pracownikom stosowne materiały informacyjne, oraz organizując dla nich niezbędne szkolenia z zakresu wprowadzanych zmian. W tym względzie swoją pomocą służą przedstawiciele oferentów PPK czy eksperci afiliowani bezpośrednio przy programie PPK.
W kroku drugim konieczne będzie wybranie instytucji finansowej, która podejmie się gromadzenia i dalszego inwestowania środków, jakie na swoje rachunki w PPK będą przez kolejne lata wpłacali pracownicy. Pracodawcy muszą oczywiście skonsultować swoją decyzję z zakładową organizacją związkową lub reprezentacją pracowników, mając jednocześnie na uwadze, że organizacja, która będzie obracała ich oszczędnościami, powinna się przede wszystkim legitymować wieloletnim doświadczeniem na rynku finansowym i dobrymi wynikami w zarządzaniu powierzonymi jej środkami. PPK to przecież program na lata, a w grę wchodzą przy okazji niemałe przecież pieniądze!
W kroku trzecim trzeba będzie podpisać z wybraną instytucją finansową dwie umowy: pierwsza z nich będzie dotyczyła zarządzania PPK , a druga - zawarta w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie - prowadzenia PPK (pierwsza z umów musi być przy tym podpisana nie później niż 10 dni roboczych przed zawarciem umowy drugiej). Trzeba pamiętać, że wszystkie procedury powinny zostać przeprowadzone w terminach przewidzianych ustawą. Jeśli przedsiębiorca nie jest pewny, czy zdoła ich dotrzymać, może skorzystać z pomocy odpowiednich instytucji finansowych zajmujących się zarządzeniem i prowadzeniem rachunków w PPK. W razie potrzeby, specjaliści funduszu PPK Pocztylion są w stanie wdrożyć cały program w ciągu zaledwie 48 godzin (niezbędne informacje dotyczące "błyskawicznych" wdrożeń udzielane są pod numerami telefonów https://ppkpocztylion.pl/kontakt//), usprawniając ponadto cały proces za pomocą licznych narzędzi - wydzielonej platformy internetowej, nowoczesnych rozwiązań IT, infolinii. Wsparcia i niezbędnych informacji udzielą także przeszkoleni, wysoko wykwalifikowani konsultanci funduszu.
Krok czwarty to właściwe prace implementacyjne, których celem jest ostateczne wdrożenie PPK w firmie (od tego momentu należy się przygotować do terminowego odprowadzania wpłat oraz rozpocząć proces prowadzenia i archiwizacji potrzebnej dokumentacji). Nie można wówczas zapominać o ciągłym informowaniu pracowników o postępach prowadzonych prac; konieczne będzie również przekazywanie stosownych informacji do wybranej instytucji finansowej zarządzającej środkami pracowników. Kiedy jednak należy zacząć dokonywanie wpłat do PPK? Pracodawcy zobowiązani są przekazywać środki do instytucji finansowej już w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym zawarli umowy o prowadzenie PPK (wysokość wpłat oblicza się i pobiera od pracowników w dniu wypłaty wynagrodzenia, a przekazuje na konto w PPK do 15. dnia każdego miesiąca).
Krok piąty to regularne, konsekwentne naliczanie wpłat do PPK i przekazywanie ich do wybranej instytucji finansowej - zgodnie z zasadami obowiązującymi w ustawie (uczestnicy PPK mogą np. obniżać wysokość wpłaty podstawowej i deklarować dodatkowe wpłaty do PPK).
Artykuł powstał we współpracy z PPK Pocztylion
