E-deklaracje w małych firmach

Opcja elektroniczna

Osoby prowadzące własne firmy coraz chętniej decydują się na przesyłanie drogą elektroniczną deklaracji podatkowych - związanych z wypełnianiem wobec fiskusa obowiązków zarówno podatnika, jak i płatnika.

Autoryzacja dokumentów składanych w ten sposób polega na zastosowaniu jednej z dwóch metod: złożeniu bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu albo podaniu danych autoryzujących. Rolę danych autoryzujących pełni kilka indywidualnych informacji dotyczących podatnika: identyfikator podatkowy, pierwsze imię, nazwisko, data urodzenia oraz kwota przychodu wskazana w zeznaniu lub rocznym obliczeniu podatku za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy niż rok, w którym składana jest deklaracja. Opcja polegająca na podaniu danych autoryzujących ma ograniczony zakres. Może być wykorzystywana do uwierzytelniania wybranych deklaracji (więcej w ramce).

Deklaracje podatkowe można przesyłać z portalu podatkowego (www.portalpodatkowy.mf.gov.pl). Dopuszczalne jest także korzystanie z programów komercyjnych. Obsługę rozliczeń składanych bez bezpiecznego e-podpisu można ponadto wspomóc bezpłatną aplikacją e-Deklaracje Desktop.

Pomoc pełnomocnika

Przedsiębiorca nie musi osobiście zajmować się wysyłką rozliczeń. Alternatywą jest ustanowienie pełnomocnika do podpisywania deklaracji składanych w formie elektronicznej. Kryteria, jakie musi spełniać pełnomocnik, to: posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych, dysponowanie przypisanym sobie bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu oraz legitymowanie się odpowiednim upoważnieniem.

Pełnomocnictwo do podpisywania e-deklaracji sporządza się w formie papierowej na druku oznaczonym symbolem UPL-1. Podaje się w nim dane mocodawcy, dane pełnomocnika oraz okres obowiązywania upoważnienia. Wypełniony formularz trzeba złożyć w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencji podatników i płatników. Nie jest w związku z tym pobierana opłata skarbowa.

Pełnomocnictwo dla danej osoby wystarczy złożyć raz. Może ona na podstawie tego upoważnienia - przez cały okres, na jaki zostało ustanowione, lub do odwołania - uwierzytelniać wszystkie deklaracje podatkowe przesyłane do dowolnych urzędów skarbowych. UPL-1 trzeba złożyć z odpowiednim wyprzedzeniem (najlepiej kilkudniowym) przed przesłaniem przez pełnomocnika pierwszego dokumentu. Urzędnicy muszą bowiem wprowadzić do systemu e-Deklaracje jego dane.

Druk UPL-1 jest dostępny w serwisie www.druki.gofin.pl w dziale Ordynacja podatkowa.

Pełnomocnictwa do podpisywania e-deklaracji można udzielić pracownikowi firmy, np. zajmującemu się sprawami księgowymi, lub osobie z zewnątrz, np. właścicielowi biura rachunkowego.

Kryteria wyboru

Przedsiębiorcy mają do dyspozycji kilka opcji składania deklaracji w formie elektronicznej. Wybór najbardziej optymalnego rozwiązania zależy od wielu czynników. Należy wziąć pod uwagę, jakie składa się rozliczenia, kto ma zajmować się wysyłką, czy i ilu zatrudnia się pracowników itp.

Właścicielom jednoosobowych firm w zasadzie nie opłaca się zakup sprzętu do posługiwania się bezpiecznym e-podpisem. Większość składanych przez nich rozliczeń, np. VAT-7, VAT-7K, PIT-36, można bowiem uwierzytelniać danymi autoryzującymi. Należy jednak wówczas liczyć się z tym, że pojedyncze dokumenty wymagające bezpiecznego e-podpisu, np. VAT-26, trzeba będzie dostarczyć w formie papierowej: składając w urzędzie skarbowym lub wysyłając na jego adres. Dla osób prowadzących działalność gospodarczą na większą skalę - zwłaszcza zatrudniających pracowników - korzystniejszy będzie zakup bezpiecznego e-podpisu lub ustanowienie pełnomocnika do podpisywania e-deklaracji.

Przedsiębiorcy powinni mieć na uwadze, że trwają prace legislacyjne mające na celu wprowadzenie obowiązku składania m.in. PIT-11, PIT-8C, PIT-R oraz PIT-40 drogą elektroniczną. Należy liczyć się z tym, że od 1 stycznia 2015 r. każdy płatnik, zobligowany do sporządzenia informacji lub rocznego obliczenia podatku dla więcej niż pięciu podatników, będzie musiał przesłać je przez internet. Płatnicy przekazujący wspomniane dokumenty dla nie więcej niż pięciu osób będą mogli złożyć je w wersji papierowej, chyba że w ich imieniu i na ich rzecz obowiązek ten realizuje biuro rachunkowe. Biura rachunkowe mają składać dokumenty płatnicze wyłącznie w formie elektronicznej. Zakłada się, że płatnicy będący osobami fizycznymi będą mieli możliwość podpisania wysyłanych dokumentów danymi autoryzacyjnymi.

Ministerstwo Finansów zamierza w związku z tymi zmianami uruchomić Uniwersalną Bramkę Dokumentów (UBD). Ma ona umożliwić przesłanie w ramach jednej transmisji danych do 20 tys. dokumentów oraz pobrania dla całej wysyłki jednego urzędowego poświadczenia odbioru (UPO). Nowy kanał składania e-deklaracji zostanie uruchomiony 1 stycznia 2015 r. Obecnie można natomiast zapoznać się z jego wersją testową. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą dostosować swoje systemy teleinformatyczne do korzystania z nowego rozwiązania (szczegóły można znaleźć w serwisie www.portalpodatkowy.mf.gov.pl, w zakładce e-Deklaracje, pod linkiem Dla płatników).

autor: Małgorzata Żujewska
Gazeta Podatkowa nr 85 (1126) z dnia 2014-10-23

GOFIN podpowiada