Ekwiwalent za używanie własnych narzędzi

W sytuacji, gdy otrzymują oni w zamian ekwiwalent pieniężny należy pamiętać, że jego wartość może korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm. - dalej jako "ustawa o PIT") wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używanie przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Przedmiotowe zwolnienie podatkowe ma zastosowanie wówczas, gdy spełnione są łącznie następujące warunki:

"ekwiwalent ma formę pieniężną,

"narzędzia, materiały lub sprzęt stanowią własność pracownika,

"fakt używania przez pracownika własnych narzędzi, materiałów lub sprzętu na potrzeby pracodawcy musi mieć związek z wykonywaną przez niego pracą.

Możliwość objęcia zwolnieniem od podatku ww. ekwiwalentu jak zostało powyżej wskazane wymaga prawidłowego udokumentowania własności używanych przez pracownika narzędzi. Dokumentami takimi mogą być m.in. rachunek, faktura, czy umowa sprzedaży potwierdzające zakup narzędzia. Konsekwencją nieudokumentowania własności jest opodatkowanie wypłacanego pracownikowi przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego podatkiem dochodowym jako części wynagrodzenia za pracę. W myśl bowiem art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W tym miejscu należy zastanowić się, czy w przypadku niemożności przedstawienia przez pracownika rachunku, faktury bądź umowy zakupu narzędzia wykorzystywanego do pracy za dokument potwierdzający własność może zostać uznane odpowiednie oświadczenie. Przed takim problemem stanął jeden z podatników, którego pracownicy wykorzystywali w wykonywanej przez siebie pracy rowery stanowiące ich własność lecz z uwagi na fakt, że zostały one zakupione wiele lat temu nie posiadają dowodów zakupu. Podatnik zwrócił się do organu podatkowego o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego. Po przeanalizowaniu przedstawionego stanu faktycznego w dniu 30 września 2009 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wydał interpretację (sygn. IPPB2/415-456/09-2/LK), w której stwierdził, że: "Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie reguluje szczególnych zasad udokumentowania własności używanego przez pracownika sprzętu. Z tych względów wszystko co może przyczynić się do wyjaśnienia tytułu własności sprzętu, a nie jest sprzeczne z prawem należy uznać, (jak w niniejszym przypadku złożone oświadczenie przez pracownika, że sprzęt - rower jest własnością pracownika), jako dokument, który uprawnia do skorzystania ze zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych".

Konkludując, za dowód potwierdzający własność używanych do świadczenia pracy przez pracownika narzędzi może być uznane (w przypadku braku rachunku, faktury bądź umowy kupna) także stosowne oświadczenie złożone pracodawcy. W takim przypadku, jeżeli narzędzie pracownika jest faktycznie wykorzystywane przez niego w pracy, otrzymany ekwiwalent pieniężny z tego tytułu będzie korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego - na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT.

Marcin Parulski

Konsultant w Departamencie Doradztwa Podatkowego Małopolskiego Instytutu Studiów Podatkowych w Krakowie

Artykuł ma charakter jedynie informacyjny i stanowi publikację zainspirowaną treścią artykułów prasowych, interpretacji organów podatkowych i orzeczeń sądów administracyjnych. Nie stanowi porady ani opinii podatkowej czy prawnej w rozumieniu art. 2 ust. 1 i art. 31 ustawy o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 1996 r. Nr 102, poz. 475, ze zm.) i jest odzwierciedleniem poglądów wyrażanych przez autorów publikacji. Małopolski Instytut Studiów Podatkowych Sp. z o.o. nie bierze odpowiedzialności za ewentualne skutki podejmowanych decyzji na ich podstawie.