Często pracodawcy zawierają z daną osobą umowę o pracę i ustalają w niej późniejszy niż data zawarcia umowy termin rozpoczęcia pracy. Najczęściej zgłaszają takiego pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS na druku ZUS ZUA, przy czym odpowiednio w blokach VI. i VII. w polach 01. wpisują dzień zawarcia umowy. Jest to błędne, ponieważ pracownik podlega obowiązkowym ubezpieczeniom w ZUS od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia jego ustania. Stanowi tak art. 13 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, dalej zwanej ustawą systemową, oraz art. 69 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a gdy go nie określono - w dniu zawarcia umowy. Wobec tego datą nawiązania stosunku pracy może być data rozpoczęcia pracy, jeżeli została ona wskazana w umowie o pracę. Jeśli natomiast daty tej nie określono, wówczas nawiązanie stosunku pracy nastąpi z dniem zawarcia umowy. W przypadku zatem, gdy pracodawca zawiera z daną osobą umowę o pracę w terminie wcześniejszym i ustala w niej późniejszy termin rozpoczęcia pracy przez pracownika, to dzień rozpoczęcia pracy jest dniem nawiązania stosunku pracy i tym samym powstania obowiązku ubezpieczeń w ZUS dla takiej osoby.
Jeżeli pracodawca w druku ZUS ZUA wpisał niewłaściwą datę powstania obowiązku ubezpieczeń pracownika, błąd ten powinien skorygować. O zmianach w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniu do ubezpieczeń, dotyczących m.in. rodzajów ubezpieczeń i terminów ich powstania, płatnik składek zawiadamia organ rentowy poprzez wyrejestrowanie danej osoby z ubezpieczeń (na druku ZUS ZWUA) i ponowne jej zgłoszenie do ubezpieczeń (na druku ZUS ZUA) z prawidłowymi danymi. Tak wynika z art. 36 ust. 14 ustawy systemowej. Formularze te należy przekazać do ZUS w terminie 7 dni, licząc od momentu stwierdzenia nieprawidłowości.
Te same zasady korekty dotyczą przypadku, gdy pracodawca przekazując informację o zatrudnieniu pracownika pomylił się i podał nieprawidłową datę jego zatrudnienia. W efekcie osoba sporządzająca w jego imieniu dokumenty ubezpieczeniowe do ZUS zgłosiła pracownika np. o kilka dni za wcześnie. Także w takiej sytuacji korekty błędnej daty zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w ZUS pracodawca dokonuje poprzez wyrejestrowanie go z tych ubezpieczeń, a następnie ponowne zgłoszenie z prawidłową datą powstania obowiązku ubezpieczeń.
Zdarza się, że pracodawca zgłosi pracownika do ubezpieczeń w ZUS na druku ZUS ZUA i przestawi litery w jego imieniu. Jeżeli błąd dotyczy pierwszego imienia pracownika (tj. danych identyfikacyjnych osoby zgłaszanej do ubezpieczeń - blok III.), wówczas koryguje się go poprzez przekazanie do ZUS dokumentu ZUS ZIUA w formie zmiany lub korekty. Aby dokonać korekty błędnie wpisanego pierwszego imienia pracownika, należy w ZUS ZIUA wpisać w bloku I. "Dane organizacyjne" w polu 01. - cyfrę 2 (co oznacza korektę danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej). Następnie w bloku III. tego druku "Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej" trzeba podać poprzednie dane identyfikacyjne pracownika (z błędnym imieniem), a w bloku IV. "Aktualne dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej" - wykazać jego aktualne dane, w tym prawidłowe imię.
Z kolei gdy błąd dotyczy drugiego imienia pracownika (czyli danych ewidencyjnych osoby zgłaszanej do ubezpieczeń - blok IV.), to zmiany bądź korekty dokonuje się poprzez złożenie druku ZUS ZUA, w trybie zmiany lub korekty. W celu korekty danych ewidencyjnych osoby ubezpieczonej, wykazanych wcześniej na druku ZUS ZUA (tu: drugiego imienia pracownika), należy w bloku I. "Dane organizacyjne" tego druku w polu 02. wpisać cyfrę "2".
W obu przypadkach w pozostałych blokach dokumentów ZUS ZUA lub ZUS ZIUA należy wpisać wszystkie prawidłowe dane.
Jeśli pracodawca rozwiąże z pracownikiem umowę o pracę (lub wygaśnie zawarta umowa), to zobowiązany jest (jako płatnik składek) zawiadomić o tym fakcie ZUS. Informację taką przekazuje na druku ZUS ZWUA - "Wyrejestrowanie z ubezpieczeń".
W wielu zakładach pracy sobota i niedziela są dniami wolnymi od pracy. Pracodawca, który rozwiązuje z pracownikiem umowę o pracę i ostatnim dniem jego zatrudnienia jest piątek uważa, że w druku ZUS ZWUA jako datę wyrejestrowania takiej osoby z ubezpieczeń należy podać datę przypadającą na najbliższy dzień roboczy, tj. poniedziałek. W takim przypadku jako datę wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w ZUS podaje się następny dzień po dniu, w którym została rozwiązana z pracownikiem umowa o pracę (lub uległa ona wygaśnięciu). Nie ma tu znaczenia czy jest nim dzień roboczy (tj. przypadający od poniedziałku do piątku), czy taki, który w zakładzie jest dniem wolnym od pracy (np. sobota), a także ten, który przypada w święto.
Jeśli pracodawca rozwiązał z pracownikiem umowę o pracę np. dnia 1 czerwca 2018 r., tj. w piątek, a w druku ZUS ZWUA w bloku IV. w polu 02. jako datę wyrejestrowania tej osoby z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego wpisał 4 czerwca 2018 r. (poniedziałek), zamiast 2 czerwca 2018 r. (sobota), to powinien skorygować ten dokument. Składa go wtedy do ZUS ponownie w trybie korekty i w polu 02. w bloku I. druku ZUS ZWUA wpisuje znak "X". Pozostałe bloki tego druku wypełnia się na ogólnych zasadach, wpisując w nich wszystkie prawidłowe dane.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.)
Ustawa z dnia 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1938 ze zm.)
autor: Aneta Dąbrowska
