Kto odpowiada za błędy biura rachunkowego?

Przedsiębiorcy, zwłaszcza prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, często powierzają swoją księgowość biuru rachunkowemu. Urząd skarbowy musi o tym wiedzieć. Obowiązek powiadomienia o takim fakcie mają zarówno przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, jak firmy posiadające księgi rachunkowe.

Informację o prowadzeniu księgi podatkowej przez biuro rachunkowe przekazuje podatnik. Zawiadomienie składa naczelnikowi urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy. Podaje w nim: nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem. Należy jednak zaznaczyć, że podatnik jest zobligowany prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży, chyba że ewidencjonuje obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących. Przy działalności kantorowej lub lombardowej podatnicy muszą ponadto prowadzić ewidencje przewidziane dla tego typu działalności.

Zawiadomienie o prowadzeniu przez biuro rachunkowe ksiąg rachunkowych składa natomiast we właściwym urzędzie skarbowym kierownik jednostki, np. w przedsiębiorstwie osoby fizycznej jest nim właściciel. Ma na to 15 dni od dnia wydania ksiąg.

Powierzenie księgowości specjalistom nie zwalnia z odpowiedzialności podatkowej za skutki popełnionych przez nich błędów, np. zaniżenie zobowiązania podatkowego, zawyżenie zwrotów VAT, nieterminowe dokonywanie wpłat podatków. Biuro rachunkowe nie odpowiada za zobowiązania podatkowe swoich klientów. Na nic zdadzą się zapisy w umowie, że ponosi ono konsekwencje nieprawidłowości rozliczeń podatkowych. Takie zastrzeżenia nie są dla fiskusa wiążące.

Urząd skarbowy nie będzie od właściciela lub pracownika biura rachunkowego dochodził spłaty zaległości podatkowych wynikających z nierzetelnego sporządzenia rozliczeń. Odpowiedzialność podatkowa spoczywa na przedsiębiorcy. Musi on uregulować nie tylko własne zobowiązania, np. z tytułu VAT. Odpowiada również za podatki niepobrane lub pobrane a niewpłacone w związku z wykonywaniem funkcji płatnika, np. nieodprowadzone zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzeń wypłaconych pracownikom. Przedsiębiorca ryzykuje zajęcie całego swojego majątku, jeżeli z powodu nieuregulowanych danin dojdzie do egzekucji.

Nie oznacza to jednak, że biuro rachunkowe nie ponosi żadnej odpowiedzialności za skutki swojej niesolidności. Przedsiębiorca może domagać się od niego wypłaty odszkodowania za szkody poniesione w wyniku wadliwego prowadzenia księgowości. Takiego roszczenia dochodzi się na drodze cywilnej. Podstawę wniesienia pozwu stanowi art. 471 Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 ze zm.). Przepis ten zobowiązuje do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania - chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności.

Przedsiębiorca, chcąc uzyskać odszkodowanie od biura rachunkowego, musi określić zakres powierzonych mu obowiązków, wskazać popełnione przez nie błędy oraz wykazać związek między tymi nieprawidłowościami a poniesionymi stratami. Niemałe znaczenie ma treść umowy zawartej przez strony, np. jaki został ustalony zakres świadczonych usług, kto odpowiada za prawidłowe sporządzenie rozliczeń, jaki określono sposób potwierdzania faktu przyjęcia dokumentów do księgowania. W większości przypadków należy przygotować się na trudną i czasochłonną batalię sądową.

Trzeba dodać, że biura rachunkowe - jako podmioty zajmujące się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych - muszą mieć obowiązkowe ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaną działalnością. Minimalna wielkość sumy gwarancyjnej ubezpieczenia OC w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia, uzależniona jest od faktycznie wykonywanych przez biuro rachunkowe czynności.

Stanowi równowartość w złotych: 5 tys. euro - w przypadku wykonywania wyłącznie czynności doradztwa podatkowego, 10 tys. euro - w przypadku wykonywania wyłącznie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, 15 tys. euro - w przypadku wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i czynności doradztwa podatkowego. Równowartość tych kwot dla umów ubezpieczenia OC zawartych w 2013 r. wynosi odpowiednio: 20.335,50 zł, 40.671 zł, 61.006,50 zł.

Odszkodowanie za szkody objęte ubezpieczeniem powinien wypłacić zakład ubezpieczeń.

Przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność podatkową za skutki błędów popełnionych przez biuro rachunkowe. Niekonieczne mogą być mu natomiast wymierzone sankcje karne skarbowe - grzywna, ograniczenie wolności, więzienie - jeżeli uchybienia te stanowią czyny zabronione. Za przestępstwa skarbowe i wykroczenia skarbowe karani są ich sprawcy. Jak sprawca odpowiada także osoba zajmująca się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, której odrębne przepisy przyznają zdolność prawną. Kompetencje tej osoby mogą wynikać z przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania czynności.

Nie ponosi odpowiedzialności karnej skarbowej osoba, której nie można przypisać winy w czasie popełnienia czynu.

Ukaranym za nadużycia skarbowe może więc być np. właściciel biura rachunkowego, któremu przedsiębiorca zlecił prowadzenie księgowości. Zakres odpowiedzialności zależy jednak od treści umowy łączącej obie strony. Istotne są również okoliczności danej sprawy. Trudno bowiem, aby właściciel biura rachunkowego ponosił np. odpowiedzialność za nieprawidłowe wyliczenie zobowiązania podatkowego, gdy nie otrzymuje od klienta wszystkich dokumentów.

autor: Małgorzata Żujewska
Gazeta Podatkowa nr 39 (976) z dnia 2013-05-16

GOFIN podpowiada