Odliczenie VAT przy braku oryginału faktury

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi m.in.: suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Wynika to z art. 86 ust. 1 i 2 ustawy o VAT.

Ponadto trzeba pamiętać, że na podatnikach VAT ciąży obowiązek przechowywania oryginałów i kopii faktur oraz faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zobowiązuje do tego § 21 ust. 1 rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur.

Brak faktur zakupu u nabywcy, wykryty np. podczas kontroli, może spowodować, iż zostanie on pozbawiony prawa do odliczenia podatku VAT z faktury, której nie posiada w swojej dokumentacji. Wprawdzie w ustawie nie ma przepisu zabraniającego dokonania odliczenia w przypadku braku faktury, to jednak przyznanie podatnikowi prawa do dokonania odliczenia w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę, lub za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych wskazuje, że podstawą dokonania odliczenia może być oryginał faktury, faktury korygującej bądź ich duplikat.

Takie stanowisko potwierdził także WSA w Krakowie w wyroku z dnia 17 września 2008 r., sygn. akt I SA/Kr 596/07. Sąd uznał, że prawo podatnika do odliczenia VAT jest uprawnieniem, którego realizacja zależy od spełnienia warunków ściśle określonych w ustawie. Natomiast dokumentem stanowiącym dowód spełnienia tego prawa jest oryginał faktury. Jeżeli dokument ten zaginął lub uległ zniszczeniu, dowód ten stanowi jego duplikat. W związku z tym brak tych dokumentów uniemożliwia wykazanie, że ewidencje prowadzone przez podatnika VAT są prowadzone prawidłowo.

Sąd ponadto wskazał, że jeśli nastąpiło zdarzenie losowe, takie jak kradzież, organy podatkowe w toku postępowania podatkowego powinny współdziałać z podatnikiem w odtworzeniu utraconych dokumentów źródłowych. Jeżeli jednak, jak w omawianej sprawie, udało się uzyskać przynajmniej część danych, to nie zachodziły żadne przeszkody, by na podstawie tych danych skarżący zwrócił się do pozostałych sprzedawców o nadesłanie duplikatów faktur.

Należy zwrócić uwagę, że ostatnia nowelizacja ustawy o VAT zlikwidowała 30% dodatkową sankcję, którą musieli zapłacić podatnicy za nieprawidłowe rozliczanie tego podatku. Nie oznacza to jednak, że zachowanie podatnika w tym przypadku pozostanie bezkarne. Może on bowiem za swój czyn zostać ukarany z Kodeksu karnego skarbowego.

W orzecznictwie prezentowany jest pogląd, iż udowodnić prawo do odliczenia można jedynie poprzez posiadanie faktury czy jej duplikatu. W sytuacji zaś, gdy otrzymane przez podatnika faktury zostaną utracone wskutek niezależnych od niego okoliczności, istnieje zawsze możliwość wystąpienia do kontrahenta o jej duplikat (wyrok WSA w Olsztynie z dnia 24 czerwca 2009 r., sygn. akt I SA/Ol 123/09).

Sprzedawca może wystawić duplikat faktury, gdy oryginał faktury:

• nie dotarł do nabywcy,
   
• dotarł do nabywcy, ale uległ zniszczeniu albo zaginął przed zaewidencjonowaniem,
   
• dotarł do nabywcy i został zaewidencjonowany, a następnie uległ zniszczeniu albo zaginął.

Duplikaty faktur, na równi z fakturą VAT, stanowią dokument uprawniający do dokonania odliczenia zawartego w nich VAT. Zatem, aby uniknąć ewentualnych konsekwencji, warto skorzystać z uprawnienia, jakie daje § 20 ust. 1 rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur. W myśl tego przepisu bowiem, jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia duplikat faktury, zgodnie z danymi w kopii tej faktury.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm.),
   
• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.11.2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur... (Dz. U. nr 212, poz. 1337).