Polskie firmy nie walczą o zwrot VAT z zagranicy

Zagraniczne podróże służbowe oraz ponoszone na nie wydatki są istotnym elementem działalności wielu podmiotów gospodarczych. Na koszty delegacji składają się zazwyczaj rachunki płacone za hotele, restauracje, rozmowy telefoniczne, konferencje, szkolenia, udział w targach zagranicznych, jak również koszty transportu. Integralną częścią płaconych kwot jest podatek VAT, którego wysokość jest zróżnicowana w zależności od wewnętrznych przepisów poszczególnych krajów. Firmom należy się zwrot owego podatku, co jest zagwarantowane stosownymi przepisami.

System zwrotów VAT obejmuje zarówno kraje należące do Unii Europejskiej, jak i spoza niej - jak np. Japonia, Korea, Singapur czy Kuwejt. Jeśli chodzi o kraje unijne, to zwrot podatku firmom zarejestrowanym w systemie VAT stał się możliwy na mocy Ósmej i Trzynastej Dyrektywy Rady Unii Europejskiej. Pierwsza, z 6 grudnia 1976, reguluje przepisy dotyczące podatków obrotowych w ramach krajów Wspólnoty. Druga, z 17 listopada 1986, rozszerza te regulacje na podatników nie zarejestrowanych na terytorium Państw Członkowskich (mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza nim). Przy czym, na podatników spoza Wspólnoty nałożone są ograniczenia dotyczące zasady wzajemności, co oznacza, że o zwrot podatku VAT w państwach unijnych mogą ubiegać się przede wszystkim podmioty krajów, które stosują podobne rozwiązania wobec obcych podatników.

1 lipca 2001 weszły w życie nowe przepisy umożliwiające odzyskanie zapłaconego w Polsce podatku, co dla polskich płatników VAT oznacza możliwość odzyskania naliczonego podatku w krajach, które bezwzględnie stosują zasadę wzajemności. Do tej pory z krajów UE wszczęcia procedury odmawiały np. będące dla Polski bardzo ważnym rynkiem Niemcy, a z krajów pozaunijnych np. Estonia.

Nie jest jednak łatwo poruszać się w gąszczu przepisów dotyczących zwrotu podatku VAT z zagranicy. Istnieją szczegółowe zasady, na podstawie których osoby prawne czy jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej mogą ubiegać się o zwrot uiszczanego za granicą podatku VAT. Dotyczą one m.in. takich kwestii, jak:

- wymagana dokumentacja

- termin składania wniosku

- okres objęty zwrotem

- kwota minimalnego wnioskowanego zwrotu.

Trzeba znać również tryb postępowania zagranicznych urzędów skarbowych, który jest różny w poszczególnych krajach.

Możliwość wszczęcia procedury zwrotu podatku VAT mają podmioty zagraniczne, nie posiadające na terytorium danego kraju siedziby, miejsca zamieszkania i miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, spełniające określone ustawą warunki. Przede wszystkim, muszą być rejestrowanymi płatnikami VAT w swoim kraju i nie świadczyć na terytorium kraju, w którym ubiegają się o zwrot, czynności podlegających opodatkowaniu VAT od towarów i usług w okresie objętym wnioskiem.

W przypadku podatnika krajów nie należących do Wspólnoty, jak np. Polska, nabywającego w Państwie Członkowskim usługi, zwrot VAT przysługuje wtedy, gdy usługi te są wykonywane dla celów transakcji opodatkowanych stawką 0%,naliczonego należnego przez podatnika VAT, zgodnie z przepisami kraju, w którym dokonywany jest zwrot, np. ubiegając się o odzyskanie podatku w Danii za określoną usługę, należy wziąć pod uwagę, czy świadczenie to nie jest w tym kraju zwolnione od podatku VAT.

Tryb wnioskowania o zwrot VAT regulują ustawowe terminy. W większości krajów wnioski należy składać do 6-go miesiąca od końca roku, w którym podatek stał się wymagalny. Nie w każdym jednak przypadku jest to rok kalendarzowy, np. Wielka Brytania ustaliła rok rozliczeniowy podatku VAT w terminie od 1 lipca do 30 czerwca, dlatego wnioski można składać do 31 grudnia. Warto dodać, iż urzędy skarbowe niektórych krajów zwracają podatek z kilku poprzednich lat, np. w Belgii i w Holandii można złożyć wniosek z faktur z ostatnich 5-ciu lat. Okres objęty zwrotem jest nie krótszy niż kwartalny, ale nie dłuższy niż rok.

Przepisy określają również kwotę minimalnego wnioskowanego zwrotu zapłaconego podatku VAT. Na przykład za okres jednego roku kalendarzowego wynosi on we Francji 26 euro, a w Niemczech 256 euro za ten sam okres.

Należy zauważyć, że katalog przypadków, w których stosuje się bądź nie odliczenia podatku naliczonego różni się w poszczególnych krajach. Podatek VAT niemal za każdą z usług podlega zwrotowi w Luksemburgu, Szwajcarii, Holandii, Hiszpanii. VAT opłacony za uczestnictwo na wystawach, targach, konferencjach można odzyskać prawie we wszystkich krajach. Podatek od poniesionych kosztów związanych z reprezentacją w większości krajów nie podlega odliczeniu. Zwrot VAT od wydatków na benzynę honoruje m.in. Belgia, Estonia, Finlandia, Wielka Brytania, Korea, Szwecja. Najwyższa stawka podatku VAT obowiązuje na Węgrzech i w Szwecji.

Postępowanie o zwrot podatku VAT wymaga złożenia odpowiedniej dokumentacji, na którą składają się m.in.:

- oryginały faktur VAT;

- zaświadczenie potwierdzające, że uprawniony do zwrotu podmiot jest zarejestrowanym podatnikiem w swoim kraju (ważne przez 12 miesięcy od daty wystawienia);

- pełnomocnictwa obowiązujące w niektórych krajach (przy czym urzędy skarbowe Niemiec, Francji i Danii wymagają podpisania swojej wersji pełnomocnictwa, a Belgia i Grecja pełnomocnictwa poświadczonego notarialnie);

Skomplikowane przepisy dotyczące zwrotu zapłaconego za granicą podatku VAT oraz żmudne procedury formalne mogą okazać się dużym utrudnieniem dla ubiegających się o niego firm. Często wręcz zniechęcają służby księgowo-finansowe do całego przedsięwzięcia. Warto więc korzystać z fachowej porady firmy konsultingowej, świadczącej na tym polu usługi pośrednictwa.

W odzyskiwaniu zagranicznego VAT specjalizuje się na przykład międzynarodowa sieć United Cash Back Holding Ltd, która od kilkunastu lat świadczy usługi poprzez biura rozsiane w 31 krajach europejskich m.in. Austrii, Islandii, Niemczech, Norwegii, Portugalii, Finlandii, Szwecji, Francji, Wielkiej Brytanii, i pozaeuropejskich, m.in. w Kanadzie, Kuwejcie, Zjednoczonych Emiratach Arabskich.

Niedawno Cash Back otworzył swoje biuro w Polsce. Jest to, jak na razie, jedyna firma obsługująca w naszym kraju klientów instytucjonalnych, ubiegających się o zwrot VAT z usług, z których korzystali za granicą. Organizacja pomaga przy dopełnianiu wszelkich formalności związanych ze zwrotem należnego VAT, a znając na bieżąco przepisy podatkowe w poszczególnych krajach, sprawnie wyselekcjonuje faktury, z których kwota podatku będzie na pewno zwrócona.

Jak odbywa się zwrot podatku VAT?

- Firma polska uczestniczy w targach w Niemczech, ponosząc podczas pobytu znaczne koszty (wynajem powierzchni wystawowej, hotelu, samochodu itp.) - wszystkie zawierające niemiecki podatek VAT:

- Firma przygotowuje oryginały zagranicznych faktur, które podlegają zwrotowi, wypełnia niemiecki formularz wniosku o wszczęcie procedury zwrotu VAT (który w tym kraju wymagany jest za każdym razem), przygotowuje niezbędne załączniki;

- Wysyła je do niemieckiego urzędu skarbowego;

- Urząd podatkowy w Niemczech sprawdza dostarczone dokumenty i w momencie pozytywnego rozpatrzenia wniosku przekazuje zwrot podatku VAT na konto klienta polskiego.

Na czym polega pośrednictwo Cash Back?

- Firma przesyła oryginalne zagraniczne faktury do polskiego biura Cash Back;

- Cash Back sprawdza je, weryfikuje i wysyła do odpowiedniego oddziału w państwie, gdzie zapłacono podatek;

- Miejscowe biuro Cash Back przygotowuje odpowiednie dokumenty, które przesyła do właściwego urzędu skarbowego;

- Urząd skarbowy zwraca podatek VAT na otwarte w Cash Back konto klienta;

- Klient otrzymuje zwrot zapłaconego VAT pomniejszony o prowizję Cash Back, wraz z oryginałami faktur i raportem z przebiegu procesu.

Marcin Kolmus
Event Public Relations
marcin@eventpr.pl