Ujęcie w księgach świadczeń wielkanocnych dla pracowników

Świadczenia dla pracowników z okazji Wielkanocy mogą być finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub ze środków obrotowych firmy. W sytuacji gdy w jednostce prowadzony jest ZFŚS, to pracodawca podejmuje decyzję, z jakiego źródła zostaną sfinansowane świadczenia dla pracowników. Przy czym środki ZFŚS mogą być przeznaczone tylko na cele socjalne. Działalnością socjalną, w rozumieniu przepisów ustawy o ZFŚS (Dz. U. z 2018 r. poz. 1316 ze zm.), jest m.in. udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej. Przyznanie świadczenia w ramach działalności socjalnej uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Zasady i warunki korzystania ze świadczeń finansowanych w ramach Funduszu określa pracodawca w regulaminie ZFŚS.

Opodatkowanie świadczeń

Otrzymane przez pracownika lub członka jego rodziny świadczenie z okazji Wielkanocy stanowi pracowniczy przychód ze stosunku pracy. Przy czym przychód ten - w całości lub w części - może korzystać ze zwolnienia przedmiotowego w podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1.000 zł. Do świadczeń rzeczowych nie zalicza się bonów, talonów i innych znaków, uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi. Stanowi o tym art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof (Dz. U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.). Jednak ze zwolnienia w ramach tego limitu może korzystać wartość przekazanych pracownikom kart przedpłaconych - uznawanych za pieniądz elektroniczny.

Zatem w przypadku, gdy paczki lub karty przedpłacone zostaną sfinansowane z ZFŚS, świadczenie to korzysta ze zwolnienia w podatku dochodowym, jeśli wartość wszystkich świadczeń rzeczowych i pieniężnych otrzymanych z ZFŚS od początku roku nie przekroczyła kwoty 1.000 zł. Jeżeli przekroczą kwotę tego limitu, to od nadwyżki pracodawca ma obowiązek pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. Natomiast w przypadku, gdy paczki lub karty przedpłacone zostaną sfinansowane ze środków obrotowych firmy, to przychód uzyskany z tego tytułu przez podatnika będzie podlegał opodatkowaniu. Bez znaczenia pozostaje wówczas kwota świadczenia. Wartość bonów i talonów oraz innych znaków uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi, które pracodawca podarował pracownikowi lub członkom jego rodziny, podlega opodatkowaniu bez względu na źródło ich finansowania i kwotę.

Składki ZUS

Przychód pracownika ze stosunku pracy, który zasadniczo podlega oskładkowaniu, może, w określonych sytuacjach, być zwolniony ze składek ZUS. Ze zwolnienia takiego korzystają m.in. świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS, które nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, więc również na ubezpieczenie zdrowotne. Tak wynika z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949) oraz art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1510 ze zm.).

Tak więc zwolnione ze składek ZUS są określone świadczenia finansowane z ZFŚS, np. paczki, bony, talony, karty przedpłacone, jeżeli ich przyznanie pracownikowi uzależnione jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z Funduszu. Bez znaczenia pozostaje wówczas wartość uzyskanego świadczenia. Natomiast jeśli powyższe świadczenia pracodawca sfinansuje ze środków obrotowych, to ich wartość podlega oskładkowaniu.

Świadczenia przekazane byłym pracownikom

Pracodawca może zdecydować o przekazaniu świadczeń z okazji Świąt Wielkanocnych również byłym pracownikom, którzy są emerytami lub rencistami. Wówczas otrzymane świadczenia są dla nich przychodem z innych źródeł, który może korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych. Jak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o pdof, wolne od podatku dochodowego są świadczenia otrzymywane przez emerytów lub rencistów w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 3.000 zł. Zwolnienie to ma zastosowanie do świadczeń finansowanych zarówno z ZFŚS, jak i ze środków obrotowych pracodawcy. Jednak gdy otrzymane od byłego pracodawcy świadczenia w roku podatkowym przekroczą ten limit, tj. 3.000 zł, to nadwyżka ponad tę kwotę będzie podlegała opodatkowaniu. Od tej nadwyżki pracodawca będzie musiał pobrać zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 10%. Mowa o tym w art. 30 ust. 1 pkt 4 ustawy o pdof. Gdy przychód z tytułu otrzymania przez emeryta lub rencistę od byłego pracodawcy świadczenia niepieniężnego podlega opodatkowaniu, to były pracownik jest zobowiązany do wpłacenia byłemu pracodawcy kwoty należnego zryczałtowanego podatku przed udostępnieniem świadczenia.

Świadczenia dla byłych pracowników (emerytów/rencistów), przyznane po ustaniu stosunku pracy, nie podlegają oskładkowaniu.

Ujęcie w księgach

Kwotę świadczenia pieniężnego, które z okazji świąt pracodawca przyznał pracownikom lub byłym pracownikom ze środków ZFŚS, w księgach rachunkowych można ująć zapisem:

- Wn konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS),

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" lub konto 24 "Pozostałe rozrachunki".

Świadczenie z ZFŚS wypłacane razem z wynagrodzeniem za pracę można zaewidencjonować w sposób zaprezentowany w przykładzie. Gdy wypłata świadczenia następuje z kasy lub rachunku bieżącego jednostki, to należy dokonać jego refundacji z rachunku ZFŚS.

Jeżeli przyznane świadczenie pieniężne zostanie sfinansowane ze środków obrotowych, to ewidencja księgowa może przebiegać następująco:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub konto w zespole 5,

- Ma konto 23-4 lub 24.

Gdy pracodawca zdecydował, że z okazji Wielkanocy przekaże pracownikom np. bony, talony lub paczki, to fakturę lub notę księgową dokumentującą ich zakup można ująć w księgach zapisem:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".

Przekazanie tych świadczeń pracownikom, gdy sfinansowano je ze środków obrotowych pracodawcy, może przebiegać następująco:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub konto zespołu 5,

- Ma konto 30.

W przypadku sfinansowania zakupu upominków ze środków ZFŚS ich przekazanie można ująć zapisem: Wn konto 85, Ma konto 30.