VAT możliwy do odzyskania

Na koszty zagranicznych delegacji składają się rachunki za hotele, restauracje, rozmowy telefoniczne, konferencje, szkolenia, udział w targach zagranicznych, transportu itp. Kwoty płacone za takie usługi obejmują VAT, którego wysokość jest zróżnicowana w poszczególnych krajach. Firmom należy się zwrot tego podatku, co jest zagwarantowane odpowiednimi przepisami. Jeśli chodzi o kraje unijne, to zwrot podatku firmom zarejestrowanym w systemie VAT jest możliwy na mocy ósmej i trzynastej dyrektywy Rady Unii Europejskiej (system zwrotów VAT obejmuje jednak również takie kraje, jak Japonia, Korea czy Singapur). Na podatników spoza Wspólnoty nałożone są ograniczenia dotyczące zasady wzajemności. Oznacza to, że o zwrot podatku VAT w państwach unijnych mogą ubiegać się głównie podmioty z krajów, które stosują podobne rozwiązania wobec obcych podatników.

1 lipca 2001 r. weszły w życie nowe przepisy umożliwiające zagranicznym podmiotom odzyskiwanie zapłaconego w Polsce podatku. Otworzyło to drogę dla polskich podatników VAT do ubiegania się o zwrot VAT naliczonego w krajach, które stosują zasadę wzajemności.

Nie jest jednak łatwo poruszać się w gąszczu przepisów dotyczących zwrotu VAT z zagranicy. Istnieją szczegółowe zasady, regulujące sposób ubiegania się o odzyskanie podatku. Dotyczą one m.in. takich kwestii, jak dokumentacja, terminy składania wniosków, kwoty minimalnego zwrotu itp. Także tryb postępowania zagranicznych urzędów skarbowych jest zróżnicowany w poszczególnych krajach.

W większości państw wnioski o zwrot należy składać do szóstego miesiąca - licząc od końca roku, w którym należało zapłacić podatek. Nie w każdym jednak przypadku jest to rok kalendarzowy. Na przykład Wielka Brytania ustaliła rok rozliczeniowy dla podatku VAT w okresie od 1 lipca do 30 czerwca. Dlatego wnioski można składać do 31 grudnia. Urzędy skarbowe niektórych krajów zwracają podatek z kilku poprzednich lat, np. w Belgii i w Holandii można złożyć wniosek dotyczący faktur z ostatnich pięciu lat.

Przepisy poszczególnych krajów określają również kwotę minimalnego wnioskowanego zwrotu zapłaconego podatku VAT. Na przykład za okres jednego roku kalendarzowego we Francji wynosi on 26 euro, a w Niemczech 256 euro.

Katalog przypadków, w których stosuje się (bądź nie) odliczenia podatku naliczonego różni się w poszczególnych krajach. Niemal za każdą z usług VAT podlega zwrotowi w Luksemburgu, Szwajcarii, Holandii, Hiszpanii. Niemal we wszystkich krajach można odzyskać VAT zapłacony za uczestnictwo w wystawach, targach i konferencjach. Podatek od poniesionych kosztów związanych z reprezentacją w większości krajów natomiast nie podlega odliczeniu. Zwrot VAT od wydatków na benzynę honoruje m.in. Belgia, Estonia, Finlandia, Wielka Brytania, Korea i Szwecja.

Postępowanie o zwrot podatku VAT wymaga złożenia odpowiedniej dokumentacji, na którą składają się m.in.:

oryginały faktur VAT;

zaświadczenie potwierdzające, że uprawniony do zwrotu podmiot jest zarejestrowanym podatnikiem w swoim kraju (ważne przez 12 miesięcy od daty wystawienia);

pełnomocnictwa obowiązujące w niektórych krajach (przy czym urzędy skarbowe Niemiec, Francji i Danii wymagają podpisania swojej wersji pełnomocnictwa, a Belgia i Grecja pełnomocnictwa poświadczonego notarialnie);

Skomplikowane przepisy i procedury często zniechęcają służby księgowo-finansowe do samodzielnego ubiegania się o zwrot VAT. Można jednak skorzystać z pośrednictwa specjalistycznych firm.

Niedawno jedna z nich - Cash Back - otworzyła swoje biuro w Polsce.