"ABC rekrutacji" w wytycznych prezesa UODO

Kodeks pracy w swoich przepisach określa 3 grupy danych osobowych, których może żądać pracodawca. W pierwszej z nich może domagać się danych od kandydata na pracownika, w drugiej od pracownika, a w trzeciej od kandydata i pracownika. Pracodawca nie może żądać podania innych danych osobowych. To, jakich danych osobowych może żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, określa art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy. Jest to katalog zamknięty, co oznacza, iż pracodawca nie może żądać podania innych danych na tym etapie.

Są to:

• imię (imiona) i nazwisko,  
• data urodzenia,  
• dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,  
• wykształcenie,  
• kwalifikacje zawodowe,  
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pracodawca może żądać tylko, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Regulacja ta służy realizacji zasady minimalizmu przetwarzania danych.

Warto w tym miejscu przytoczyć wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 stycznia 2017 r., sygn. akt I PK 25/16, w którym Sąd wyjaśnił, iż pojęcie zatrudnienia należy rozumieć jako zatrudnienie nie tylko na podstawie umowy o pracę, ale także na podstawie umów cywilnoprawnych (umów zlecenia, o dzieło itp.). Jednak nie wszyscy eksperci zgadzają się z tą tezą, twierdząc, iż interpretacja rozszerzająca zastosowanie art. 22¹ Kodeksu pracy na wszystkie cywilne formy zatrudnienia nie wydaje się właściwa.

Jakich więc informacji w procesie pozyskiwania nowego pracownika nie powinien przetwarzać pracodawca? Pracodawca nie może żądać od kandydata danych wykraczających poza zakres, który został wskazany w Kodeksie pracy, w szczególności takich, które nie mają związku z celem, jakim jest zatrudnienie pracownika. Może żądać innych informacji niż wskazane wcześniej, jeśli obligują go do tego inne przepisy, np. gdy na danym stanowisku konieczne jest spełnienie wymogu niekaralności. Pracodawca nie może przykładowo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie informacji o toczących się i niezakończonych postępowaniach karnych oraz o ich przebiegu. Tego typu informacje nie mieszczą się w katalogu danych, które mogą być przez niego przetwarzane.

Podstawą prawną do przetwarzania danych na etapie rekrutacji są przepisy Kodeksu pracy, a co za tym idzie - nie ma potrzeby uzyskiwania zgody kandydata na dane stanowisko na przetwarzanie jego danych. Jak wyjaśnia Prezes UODO w opracowaniu "ABC rekrutacji": "Dotychczasowa praktyka zamieszczenia w liście motywacyjnym CV zgody na przetwarzanie danych w celach rekrutacyjnych nie jest właściwa. Zgoda, a w szczególności wyraźna zgoda na przetwarzanie wybranych danych, może być niezbędna jedynie w określonych sytuacjach. Na przykład, kandydat może zgodzić się na przetwarzanie jego danych na potrzeby przyszłych rekrutacji przez wskazany czas".

Zdarza się, że osoby kandydujące do pracy składając dokumenty rekrutacyjne, np. wysyłając CV, przekazują potencjalnemu pracodawcy z własnej woli więcej danych niż jest to wymagane, np. przesyłają swoje zdjęcie czy też podają informacje o stanie cywilnym czy miejscu urodzenia. UODO stoi na stanowisku, iż w takim przypadku przetwarzanie danych następuje za zgodą kandydata do pracy, która może polegać na oświadczeniu bądź zachowaniu, które w danym kontekście jasno wskazuje, że osoba, której dane dotyczą, godzi się na przetwarzanie jej danych osobowych, które sama przekazała, czyli przekazuje te dane z własnej inicjatywy i w ten sposób godzi się na ich przetwarzanie przez pracodawcę.

Dobrze widziane na etapie rekrutacji jest przedstawienie referencji od poprzedniego pracodawcy. UODO od początku obowiązywania unijnego rozporządzenia twierdzi, iż podczas procesu rekrutacyjnego źródłem informacji, które dotyczą przebiegu pracy zawodowej, powinien być sam kandydat. Takie stanowisko potwierdza również obecnie, wyjaśniając, iż udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Potencjalny pracodawca nie może tym samym zwrócić się do poprzedniego pracodawcy o informację, jakie zadania realizował kandydat u tego podmiotu oraz jaką ma o nim opinię.

Zatrudnienie nowego pracownika kończy etap rekrutacji, a co za tym idzie - wygasa podstawa prawna do przetwarzania danych osób ubiegających się o zatrudnienie. Administrator musi ocenić, czy nie wystąpią inne cele i podstawy prawne uzasadniające dalsze przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach rekrutacyjnych, np. czy będzie chciał dalej przechowywać te dane na wypadek ewentualnych roszczeń co do braku zatrudnienia. Przy czym o takim zamiarze pracodawca powinien informować kandydata do pracy w chwili pozyskiwania tych danych w sposób jasny, czytelny i łatwo dostępny. Może to zrobić np. w treści ogłoszenia o pracę lub w informacji zwrotnej bezpośrednio po otrzymaniu od kandydata aplikacji do pracy.

Każda osoba, która ma wątpliwość, czy po zakończeniu rekrutacji usunięto jej dane osobowe, ma prawo zgodnie z art. 15 RODO zwrócić się do administratora z pytaniem, czy i jakie dane jej dotyczące przetwarza oraz w jakim celu to robi i na jakiej podstawie. Gdyby okazało się, że mimo zakończonej rekrutacji jej dane nadal są przetwarzane, to może zażądać od administratora ich usunięcia.

O zasadach przetwarzania danych osobowych podczas rekrutacji przypomina Prezes UODO w publikacji "ABC rekrutacji" dostępnej na stronie www.uodo.gov.pl.

Podstawa prawna:  Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320)

autor: Marta Stefanowicz - Wasilewska Gazeta Podatkowa nr 75 (1741) z dnia 2020-09-17

Biznes INTERIA.PL na Twitterze. Dołącz do nas i czytaj informacje gospodarcze