Biznesowa netykieta - poznaj zasady savoir-vivre w biznesie

Materiały promocyjne

W biznesie savoir-vivre to najogólniej mówiąc zasady, jakich trzeba przestrzegać np. podczas spotkań biznesowych. Ale to nie wszystko, ponieważ zakres określonych reguł jest niesamowicie szeroki - znaczenie ma nawet ubiór, sposób zachowania czy komunikacja pomiędzy pracownikami na różnym szczeblu. Szczegółowy zakres zasad dotyczy komunikacji prowadzonej przy pomocy środków komunikacji na odległość. Jest to tzw. netykieta, czyli zbiór zasad kulturalnego zachowania podczas korzystania z Internetu.

W przypadku biznesu o zasadach savoir-vivre można mówić naprawdę wiele. W kontaktach bezpośrednich ważny jest ubiór, hierarchia służbowa czy właściwe zachowanie w czasie pracy, głównie spotkań i konferencji. Punktualność to absolutna podstawa, natomiast w przypadku spotkań trzeba pamiętać, aby podczas nich nie korzystać z telefonów komórkowych, nie odbierać przychodzących połączeń, ani nie wysyłać wiadomości. Byłoby to bardzo lekceważące dla prowadzącego spotkanie i z całą pewnością będzie źle odebrane. Dobrym rozwiązaniem jest wyłączenie lub wyciszenie urządzenia na czas spotkania oraz skupienie uwagi na przełożonym lub współpracowniku.

Zasad, o których należałoby wspomnieć jest naprawdę wiele i bez przeszkód mógłby powstać specjalny poradnik, jednak sprawdźmy jakie zasady netykiety obowiązują współcześnie w biznesie?

Netykieta jest zespołem zasad i reguł, niespisanych, które obowiązują w kontaktach w świecie wirtualnym. Są one związane z wszelkimi działaniami podejmowanymi w Internecie - komunikatory, poczta e-mail. Nie ma znaczenia, jakiego oprogramowania używamy, każda przeglądarka internetowa, a także programy pocztowe itp. wymagają zachowania określonych zasad.

Zasady netykiety sformułowane zostały po to, aby ustalić pożądane postawy i sposoby zachowania użytkowników, zarówno indywidualnych, jak i biznesowych. Kultura osobista, wzajemny szacunek, przestrzeganie zasad poprawnej pisowni, akceptacja i przestrzeganie regulaminu oraz praw autorskich - to tylko część wydawać by się mogło - oczywistych reguł.

O jakich zasadach netykiety należy pamiętać w relacjach biznesowych? Poza ogólnymi zasadami w biznesie warto pamiętać jeszcze o kilku rzeczach. Profesjonalna komunikacja odbywa się raczej przez pocztę e-mail bądź inne komunikatory, przy pomocy których szybko i sprawnie wymienić można wiadomości. Niekoniecznie sprawdzi się tu popularny portal Facebook, o czym więcej przeczytać można tutaj.

Wymiana wiadomości służbowych powinna utrzymać określony poziom komunikacji, dopasowany do sytuacji i osoby, z którą się porozumiewamy. Szczególnie, gdy odbywa się ona pomiędzy podwładnym i kierownikiem lub klientem. Pełen profesjonalizm, w większości przypadków rezygnacja lub znaczne ograniczenie emotikon. Nie należy też używać caps looka w zakresie całego tekstu, ponieważ taka wypowiedź może być odebrana jako krzyk lub agresję wobec odbiorcy.

W każdej sytuacji należy zatem przestrzegać ściśle przyjętych i wypracowanych przez daną organizację zasad. Warto podkreślić, że netykieta w biznesie jest pojęciem naprawdę szerokim, obejmuje nawet sposób pisania wiadomości e-mail, bez względu na to czy komunikaty wysyłane są do współpracowników czy klientów. W dobrym tonie jest każdorazowe wpisanie informacji w części oznaczonej tytuł, co jest ważne w ujęciu czysto praktycznym - takie maile znacznie łatwiej znaleźć w skrzynce odbiorczej. Ponadto przed wysłaniem warto jeszcze raz przeczytać wiadomość - powinna być ona zapisana prosto, przejrzyście, zgodnie z zasadami prawidłowej pisowni. Jeśli stosujemy korespondencję zbiorową to szanując prywatność innych osób należy ukryć adresy, aby możliwie jak najpełniej zadbać o prywatność wszystkich adresatów. Ponadto w wiadomościach nie należy korzystać z wielkich liter, aby zwrócić uwagę odbiorcy. Jest to odbierane negatywnie, za to jeśli koniecznie jest podkreślenie ważnych kwestii lepszym rozwiązaniem będzie edycja tekstu - pogrubienie lub podkreślenie.