Kiedy błąd zauważy pracownik
Osobą najbardziej zainteresowaną w posiadaniu prawidłowo wypełnionego świadectwa pracy jest były pracownik. To najczęściej on występuje z inicjatywą sprostowania świadectwa, co w wielu wypadkach jest konsekwencją zwrócenia uwagi przez urzędy przyznające określone świadczenia, na jego błędne zapisy. W takim przypadku przepisy Kodeksu pracy wyraźnie ustalają sposób postępowania.
W myśl art. 97 § 21 K.p., pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 7 dni od jego otrzymania. Następnie w terminie 7 dni od otrzymania wniosku pracodawca jest zobowiązany ustosunkować się do niego. Jeżeli nie zamierza sprostować świadectwa, musi o tym pisemnie poinformować byłego pracownika. W razie akceptacji jego wniosku, w tym samym terminie wydaje nowe świadectwo o poprawionej treści. Natomiast w ciągu 7 dni od otrzymania pisma pracodawcy zawierającego odmowę uwzględnienia wniosku, zainteresowanemu przysługuje prawo do wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy.
W praktyce zdarzają się sytuacje, w których były pracownik zgłasza wniosek o sprostowanie świadectwa pracy po upływie ustawowego terminu na dokonanie tej czynności. Niekiedy takie spóźnione wnioski składane są po wielu latach od wydania świadectwa. Zachodzi wówczas pytanie, jak pracodawca powinien się ustosunkować do takiego wniosku, w szczególności czy jest zobowiązany rozpatrzyć go zgodnie z zasadami określonymi w art. 97 K.p. Analiza treści tego przepisu nie wskazuje, aby pracodawca obarczony był takim obowiązkiem. Z formalnego punktu widzenia może więc on wniosek odrzucić z uwagi na wniesienie go po terminie. Jednak mając na uwadze, że taka decyzja zamknęłaby byłemu pracownikowi drogę do sprostowania ewentualnych błędów w świadectwie, pracodawca każdorazowo powinien ocenić, czy nie powinien przychylić się do wniosku, nawet poważnie spóźnionego. Byłoby to uzasadnione zwłaszcza w sytuacji, gdyby świadectwo zawierało błędy. Na pracodawcy ciąży bowiem ogólny obowiązek wydania pracownikowi tego dokumentu w poprawnej formie i o prawidłowej treści.
Sprostowanie świadectwa z własnej inicjatywy
Nie tylko były pracownik może zauważyć błąd na świadectwie. Również zakład pracy może zorientować się, że popełnił pomyłkę. Niekiedy jednak trudno jest skontaktować się z byłym pracownikiem lub zdarza się, że nie przejawia on chęci otrzymania nowego, poprawionego świadectwa. Przepisy prawa pracy nie regulują takich sytuacji. Mając na uwadze kodeksowy obowiązek wydania pracownikowi prawidłowo wypełnionego świadectwa pracy, można przyjąć, że pracodawca powinien wystawić nowy, poprawny co do treści dokument i przesłać go na ostatni, wiadomy mu adres pracownika. Dotyczy to jednak sprostowania tylko takiej pomyłki, która jest oczywista i której poprawienie nie wywoła wątpliwości u byłego pracownika. Dla celów dowodowych zasadne jest, aby wspomniana przesyłka została nadana listem poleconym.
Informację o sprostowaniu świadectwa pracy z własnej inicjatywy i przyczynach takiej korekty można też wskazać w notatce urzędowej, którą należy wpiąć do akt osobowych pracownika, w części C razem z kopią nowego świadectwa. Jeżeli były pracownik wyrazi wolę współpracy z zakładem pracy w kwestii sprostowania świadectwa, wówczas należy mu wydać nowe świadectwo, jego kopię zachować w aktach osobowych, a stare, błędne świadectwo usunąć.
Trzeba podkreślić, że sprostowane świadectwo pracy powinno być wystawione z bieżącą datą oraz opatrzone pieczątką pracodawcy, do którego pracownik zgłosił się z wnioskiem o sprostowanie dokumentu, o ile jest to pracodawca, który wystawił świadectwo lub jego następca prawny. W żadnym wypadku nie można antydatować świadectwa pracy czy posługiwać się pieczątką pracodawcy, który już nie funkcjonuje w obrocie prawnym.
Pracodawca zapłaci za błędne świadectwo
Jeżeli z powodu nieterminowego wydania świadectwa pracy lub wydania wadliwego świadectwa pracownik poniesie szkodę, wówczas przysługuje mu wobec pracodawcy roszczenie o jej naprawienie (art. 99 K.p.). Szkoda, o której jest mowa w powyższym przepisie, wynika z niemożności podjęcia nowej pracy z powodu braku świadectwa pracy lub jego nieprawidłowego wypełnienia. Między niewydaniem świadectwa lub jego błędnym wypełnieniem a powstaniem szkody po stronie byłego pracownika musi zaistnieć związek przyczynowy. Ciężar udowodnienia wystąpienia szkody oraz wspomnianego związku spoczywa na byłym pracowniku. Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 10 listopada 1978 r. (sygn. akt I PRN 107/78) "W świetle art. 99 § 2 K.p. odszkodowanie z powodu niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy przysługuje pracownikowi tylko wówczas, gdy nie mógł uzyskać z tego powodu nowej pracy pomimo podejmowanych w tym kierunku starań, co sam powinien udowodnić (…)".
Były pracownik nie może wnieść powództwa o sprostowanie świadectwa pracy do sądu, bez uprzedniego zwrócenia się o sprostowanie świadectwa do pracodawcy.
Roszczenie o odszkodowanie za straty z tytułu błędnego lub nieterminowego świadectwa pracy ulegają przedawnieniu w ogólnym terminie przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, a więc z upływem 3 lat od daty ich wymagalności.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.06.1974 r.- Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15.05.1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy… (Dz. U. nr 60, poz. 282 ze zm.)
autor: Agata Barczewska Gazeta Podatkowa nr 45 (773) z dnia 2011-06-06
