Nowe zasady pracy zdalnej już za miesiąc. Ministerstwo wyjaśnia sporne kwestie

• Nowe zasady pracy zdalnej wejdą w życie 7 kwietnia. 
• Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej wyjaśniło kilka wątpliwości związanych z wdrożeniem nowych zasad w firmach.
• Pracę zdalną będzie można wykonywać z dowolnego miejsca, o ile zostanie to uzgodnione z pracodawcą.
• Pracownik otrzyma obowiązkowy zwrot kosztów za energię elektryczną i internet; decyzja o pokryciu kosztów związanych np. z zakupem biurka będzie leżała po stronie pracodawcy.

Zasady świadczenia pracy w trybie zdalnym zostały już uregulowane i wejdą w życie 7 kwietnia 2023 roku. Znana zwłaszcza z czasów pandemii forma świadczenia obowiązków służbowych z dala od biura została w wielu firmach na stałe - stąd pojawiła się konieczność nowelizacji Kodeksu pracy i doprecyzowania wielu kwestii. Mimo uchwalonej ustawy wśród pracodawców, pracowników i ekspertów prawa pracy zaczęły pojawiać się wątpliwości, w jaki sposób należy odczytywać nowe zapisy. Przedstawicie Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej postanowiło na niektóre z pytań odpowiedzieć. 

Praca zdalna, do której zaliczać też będziemy pracę hybrydową, może być świadczona w uzgodnieniu z pracodawcą, a jej szczegółowe zasady ma określać wewnętrzny regulamin. Część przepisów jest narzucona odgórnie, zaś wiele kwestii zależy już od samej firmy. Przykładowo - resort informuje, że jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę, będzie możliwość świadczenia obowiązków "z różnych miejsc" - oznacza to, że pracownik nie będzie miał obowiązku pracy wyłącznie z domowego biura, ale będzie mógł pracować z dowolnego miejsca, jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę. 

"Miejsce wykonywania pracy zdalnej, niezależnie od tego, czy będzie to miejsce zamieszkania pracownika, czy też inne miejsce wybrane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę, zawsze będzie przedmiotem wzajemnego ustalenia między stronami stosunku pracy. Strony mogą uzgodnić, że praca zdalna będzie wykonywana w różnych miejscach, o których każdorazowo pracownik będzie informował pracodawcę." - informuje Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej. Podkreślono ponadto, że prawo nie dopuszcza jednak całkowitej swobody wyboru miejsca wykonywania pracy zdalnej przez pracownika rozumianej jako samodzielnej decyzji, bez uzgodnienia tego z pracodawcą.

Zgodnie ze znowelizowanym Kodeksem pracy jeśli wniosek o świadczenie pracy w formie zdalnej zostanie złożony przez niektóre grupy pracowników, pracodawca nie może wydać decyzji odmownej, o ile wykonywanie obowiązków służbowych jest możliwe na odległość. Do takich osób zaliczymy kobiety w ciąży, rodziców dziecka do ukończenia przez nie 4. roku życia, pracownika opiekującego się osobą z niepełnosprawnością (członka rodziny lub osobą z tego samego gospodarstwa domowego), rodziców dziecka z niepełnosprawnością. Jest to o tyle istotne, że firmy, które do tej pory nie umożliwiały pracownikom świadczenia obowiązków na odległość, mimo technicznych możliwości (np. praca przy komputerze), nie będą mogły tym osobom tego odmówić. 

Pracodawca również sam może polecić pracownikowi pracę zdalną, o ile ten zapewni, że ma do tego odpowiednie warunki lokalowe i techniczne. Takie sytuacje będą możliwe w dwóch przypadkach. Pierwszy znamy z czasów pandemii i lockdownu - w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Drugi - w przypadku, gdy wskutek działania siły wyższej (np. pożaru, zawalenia budynku itp.) praca w biurze nie jest fizycznie możliwa. W przypadku pracy zdalnej wykonywanej na podstawie polecenia, pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem." 

Jeśli obie strony uzgodniły, że pracownik będzie świadczyć pracę w formie zdalnej (w tym hybrydowej) w trakcie zatrudnienia, każda z nich może wystąpić z wiążącym wnioskiem o świadczenie pracy w trybie stacjonarnym. Jak informuje resort, inaczej sytuacja wygląda w przypadku, gdy pracownik uzgodnił pracę zdalną przy zawieraniu umowy o pracę - "co do zasady nie jest możliwe cofnięcie zgody na pracę zdalną i przywrócenie pracownika do pracy w dotychczasowym miejscu (np. w biurze)" - czytamy na stronach rządowych. 

Co ważne, w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej, której wymiar wyniesie nie więcej niż 24 dni w roku, pracodawca może odmówić na nią zgody. Ta pula dni na pracę zdalną jest stała, niezależna od wymiaru etatu.

Odnosząc się do pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej przedstawiciele Ministerstwa mówią wprost - dotyczy to "wyłącznie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej". Zatem pracodawca będzie prawnie zobowiązany do "dorzucenia się" do miesięcznych rachunków za prąd i internet. Czy to zatem oznacza, że np. koszty zużycia wody czy użytkowania powierzchni (np. koszty wynajmu mieszkania) nie zostaną częściowo zwrócone przez firmę? Nowelizacja prawa pracy tego nie nakazuje, jednak nie zabrania - dopuszcza taką możliwość poprzez uregulowanie tych kwestii w wewnętrznych regulaminach. 

Podobna sytuacja dotyczy samego domowego biura. O ile pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi niezbędnych narzędzi pracy (np. komputer, telefon), o tyle organizacja samego miejsca pracy leży po stronie pracownika, który ponadto musi zapewnić, że posiada odpowiednie warunki do świadczenia pracy na odległość. Ministerstwo precyzuje: 

"Należy zaznaczyć, iż to pracownik dokonuje oceny swoich warunków lokalowych i technicznych, co oznacza, iż pracodawca nie będzie mógł jej weryfikować ani podważać. Ponadto (...) pracodawca ma obowiązek pokryć koszty inne niż niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w poleceniu pracy zdalnej, regulaminie lub porozumieniu.". Oznacza to, że pracodawca będzie mógł dopłacić do zakupu nowego biurka czy krzesła, o ile zostanie to uregulowane wewnętrznie. 

To, jak duży ekwiwalent lub ryczałt otrzyma pracownik również ma określać wewnętrzny regulamin lub porozumienia z pracownikiem.

"W ustawie wskazano jedynie, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu należało będzie brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych." - informuje Ministerstwo.

PB

Zobacz również: