Posiłki dla pracowników jako przychód i koszt

Pomagajmy Ukrainie - Ty też możesz pomóc

W myśl art. 232 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510), pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeśli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rodzaje takich posiłków określa rozporządzenie w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. z 1996 r. nr 60, poz. 279 ze zm.).

Podstawową formą posiłku profilaktycznego jest jedno danie gorące o określonej kaloryczności i proporcji składników odżywczych. Jeżeli ten sposób wydania posiłku nie jest możliwy, pracownikom należy zapewnić produkty, z których przyrządzą go we własnym zakresie lub przekazać bony, talony, kupony i inne dowody uprawniające do otrzymania posiłku.

Wszystkie powyższe świadczenia, stanowiące realizację obowiązków nałożonych na pracodawcę przez przepisy bhp, są dla pracowników neutralne podatkowo, gdyż obejmują je zwolnienia uregulowane w art. 21 ust. 1 pkt 11 lub pkt 11b ustawy o pdof (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.). Zgodnie z treścią tych przepisów zwolnienie od podatku dotyczy świadczenia rzeczowego, czyli posiłku profilaktycznego (przepisy prawa pracy nie przewidują ekwiwalentu pieniężnego w zamian za to świadczenie), a także wartości otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych.

Wachlarz akceptowanych przez fiskusa zamienników posiłku profilaktycznego, które korzystają ze zwolnienia, obejmuje m.in. wydanie kart przedpłaconych, o ile pracownik gromadzi dowody w postaci paragonów, z których wynika, że środki zapisane na karcie zostały przeznaczone na zakup potraw gotowych, artykułów spożywczych oraz napojów bezalkoholowych (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 3 marca 2022 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.1217.2021.2.DJ).

Posiłki profilaktyczne przysługują pracownikom, którzy wykonują prace związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym efektywny wydatek energetyczny. Jeżeli dania gorące lub ich przewidziane prawem zamienniki pracodawca zapewnia również zatrudnionym na innych stanowiskach, wartość tych świadczeń należy, co do zasady, doliczyć do przychodów tych osób ze stosunku pracy. Jak bowiem wynika z art. 12 ust. 1 ustawy o pdof, przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności m.in. świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Wartość pieniężna świadczenia powinna być ustalana według ceny zakupu posiłku od innego podmiotu albo według ceny dla podmiotów zewnętrznych, gdy pracodawca prowadzi ogólnodostępny bufet lub stołówkę, albo według ceny rynkowej, gdy wewnątrzzakładowy bufet lub stołówka dostępne są tylko dla zatrudnionych (art. 11 ust. 2a ustawy o pdof).

Aby po stronie pracownika wystąpił przychód do opodatkowania, otrzymany od pracodawcy posiłek powinien wiązać się z uzyskaniem korzyści majątkowej, tzn. spowodować powiększenie jego aktywów lub uniknięcie koniecznego wydatku. Ponadto uzyskana korzyść musi być wymierna i możliwa do przypisania konkretnej osobie - tak wynika z wyroku Trybunału Konstytucyjnego, wydanego 8 lipca 2014 r., sygn. akt K/13, w którym sformułowano warunki uznania nieodpłatnego świadczenia za przychód pracownika.

Jeżeli np. pracodawca zapewnia ciepłą zupę wszystkim swoim pracownikom zatrudnionym w nieogrzewanej hali, przy czym nie jest w stanie jednoznacznie określić, kto korzystał z posiłków, ani w jakiej ilości faktycznie zjadł zupę, to w takim przypadku nie sposób uznać, że pracownicy uzyskują przychód podlegający opodatkowaniu (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 16 maja 2022 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.66.2022.4.AK). Należy jednak zaznaczyć, że niemożność zindywidualizowania świadczenia, określenia jego wartości lub skonkretyzowania odbiorcy, powinna mieć charakter obiektywny.

Wydatki ponoszone na zapewnienie posiłków profilaktycznych, podobnie jak pozostałe nakłady pracodawcy związane z bhp, są niekwestionowaną pozycją na liście kosztów podatkowych. Jak jednak kwalifikować oferowaną pracownikom możliwość darmowej konsumpcji, która nie jest regulowana przepisami prawa pracy, lecz wynika z decyzji pracodawcy?

Sądząc po treści aktualnych interpretacji podatkowych, fiskus jest w tej materii bardzo liberalny i jednomyślny. W interpretacji z dnia 16 maja 2022 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.29.2022.3.EJ, Dyrektor KIS uznał, że wydatki poniesione ze środków obrotowych pracodawcy na zakup posiłków, które nie są świadczeniami z zakresu bhp, służą zabezpieczeniu źródła przychodów, poprzez przyczynienie się do zwiększenia wydajności pracy.

Z kolei w interpretacji indywidualnej z dnia 2 marca 2022 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.2.2022.1.EJ, stwierdzono, iż wydatki na zapewnienie pracownikom posiłków nie są wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o pdop (Dz. U. z 2021 r. poz. 1800 ze zm.), gdyż nie należą do kategorii kosztów reprezentacyjnych. Są to "koszty pracownicze", które mają wpływ na stworzenie odpowiednich warunków do wykonywania obowiązków służbowych. Nie ma przy tym znaczenia nazwa zakupionej usługi.

Biznes INTERIA.PL na Twitterze. Dołącz do nas i czytaj informacje gospodarcze

autor: Małgorzata Marek
Gazeta Podatkowa nr 62 (1937) z dnia 2022-08-04