Praca zdalna: Kto ma pokrywać koszty, jakie ponosi pracownik

Przed pandemią pracę zdalną dopuszczało ponad 70 proc. firm, ale miała ona sporadyczny charakter, bo w przypadku ponad połowy taka forma dotyczyła mniej niż 5 proc. łącznego czasu pracy, a dla pozostałych nie więcej niż 25 proc. łącznego czasu pracy.  

Sytuację diametralnie zmienił wybuch pandemii, po którym większość firm weszła w ten tryb na co najmniej 3 miesiące lub dłużej, a co dziesiąta zdecydowała, iż pracownicy będą pracować w trybie zdalnym co najmniej do końca roku 2020 - wynika z raportu  "Praca zdalna. Pierwszy krok na drodze do nowoczesnego środowiska pracy" przygotowanego przez DGTL Kibil Piecuch i Wspólnicy we współpracy z Déhora Consultancy Group na podstawie 50 wywiadów z przedstawicielami różnych branż (autorzy zaznaczają, że badanie nie jest wykonane na grupie reprezentatywnej).

Respondenci, którzy przez cały czas pozostawiali otwarte biura, wskazywali, iż pracować z nich mogli jedynie tzw. pracownicy kluczowi, zajmujący się infrastrukturą krytyczną, której nie można było przenieść. Raport był przygotowany na podstawie wywiadów przeprowadzanych od połowy września do końca października i jak zastrzegają jego autorzy, statystyka na pewno ulegnie modyfikacji z uwagi na wzrost liczby zakażeń w ostatnim czasie.

Tam, gdzie dopuszczona była praca z biura, aż 86 proc. ankietowanych wprowadziło ograniczenia związane z liczbą osób, które mogą jednocześnie przebywać na powierzchni biurowej. Blisko dwie trzecie wprowadziło dodatkowe środki ostrożności jak obowiązek noszenia maseczek w częściach wspólnych, ograniczenie lub całkowite wyłączenie bezpośrednich spotkań z osobami z zewnątrz organizacji czy mierzenie temperatury przy wejściu do biura.

W wynikach pojawiło się też ciekawe podejście związane z koniecznością pogodzenia względów bezpieczeństwa z regulacjami dotyczącymi przetwarzania danych dotyczących zdrowia pracowników. Jeden z ankietowanych pracodawców wprowadził rozwiązanie polegające na samodzielnym mierzeniu temperatury przez wchodzących pracowników udostępnionym przez pracodawcę termometrem, a w innym przypadku pracodawca zabronił przychodzić do biura pracownikom pobierającym środki przeciwbólowe ze względu na możliwość zafałszowania wyniku pomiaru temperatury.

Limitowano też liczbę osób mogących jednocześnie korzystać z wind i jadalni, sztućce i kubki zastąpiono bidonami, jednorazowymi sztućcami, a nawet całkowicie wyłączano kuchnie przenosząc ekspresy do kawy do przestrzeni otwartych. Wyłączane były wreszcie także wewnętrzne siłownie.

Gros pracodawców, bo blisko 90 proc. zdecydowała się wyposażyć wszystkich pracowników pracujących z domu w sprzęt komputerowy. Tym, którzy byli zmuszeni w pierwszej fali izolacji rozpocząć pracę zdalną, a nie posiadali komputera mobilnego, pracodawca udostępniał możliwość zabrania komputerów stacjonarnych do domów, bądź były one dowożone do nich przez pracodawców (np. taksówkami).  Blisko trzy czwarte z pracodawców wyposażyło swoich pracowników w odpowiednie oprogramowanie, w tym VPN, umożliwiające łączenie się w bezpieczny sposób z infrastrukturą pracodawcy. Mimo, że dostęp do sieci nie jest utrudniony - 30 proc.  firm zapewniło pracownikom dodatkowy dostęp do sieci, a częściowo również dodatkowe routery.

To co od strony logistycznej i sprzętowej udało się dość sprawnie zorganizować, nie było już takie łatwe od strony prawnej, bo w momencie wybuchu pandemii nie było prawnych regulacji dotyczących zasad wykonywania pracy zdalnej. Formalną możliwość zlecania pracy zdalnej wprowadzono w ustawie z 2 marca 2020 roku, ale jakiekolwiek doprecyzowanie podstawowych zasad wprowadzono dopiero ustawą z 19 czerwca 2020 roku.

Z badania i odpowiedzi firm wynika jednoznacznie, że jest to jedna z największych trudności dla pracodawców. 

Choć przepisy dotyczące pracy zdalnej były kluczowe dla pracodawców, to oceniane są one jako niewystarczająco regulujące te kwestie (tak oceniło je ponad 60 proc. ankietowanych). 

Widać zatem, że po stronie pracodawców istnieje potrzeba uregulowania pracy zdalnej. Zakres wprowadzonych zmian nie był wystarczający w kontekście licznych pytań jakie pojawiały się po stronie pracodawców (w tym w zakresie bhp pracowników zdalnych, pokrywania kosztów ponoszonych przez pracownika, badań lekarskich czy też czasu pracy) - podkreślają autorzy raportu.

Jednocześnie ponad 3/4 pracodawców zdecydowało się na wprowadzenie uregulowań dotyczących wykonywania przez pracowników pracy zdalnej. Ponad 1/3 zrobiła to za pomocą odrębnych dokumentów wewnętrznych, a 30 proc. poprzez zmiany w obowiązujących już pracowników regulacjach. Tylko 12 proc. pracodawców zmiany dotyczące warunków wykonywania pracy wprowadziło w Regulaminie Pracy. W innych przypadkach były to np. instrukcje bezpiecznej pracy zdalnej, zestawy dobrych praktyk, zestawy pytań i odpowiedzi dotyczących pracy zdalnej. W większości przypadków unikano wprowadzania regulacji dotyczących pracy zdalnej do regulaminów ze względu na obawy dotyczące negocjacji zmian z zakładowymi organizacjami związkowymi lub potrzebę zapewnienia regulacjom odpowiedniej elastyczności, dostosowanej do szybko zmieniającej się rzeczywistości.

Opinia eksperta:

prof. Monika Gładoch, kierownik Katedry Prawa Pracy Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego, autorka opracowania Praca Zdalna w praktyce. Zagadnienia Prawne.

Nie dziwi mnie opinia ankietowanych dotycząca niewystarczającej regulacji pracy zdalnej. Przypomnę, że przez pierwsze trzy miesiące przepisy ograniczały się do zdefiniowania pracy zdalnej oraz przyznania pracodawcy prawa jej jednostronnego polecenia. Warto pamiętać, że do pracy zdalnej, która jest instytucją zastrzeżoną zasadniczo dla zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, stosujemy wszystkie przepisy prawa pracy, m.in. dotyczące czasu pracy, bhp, kontroli itp. Najczęściej zgłaszanym postulatem w zakresie zmiany przepisów o pracy zdalnej było przyznanie pracownikom prawa do żądania ekwiwalentu za używanie własnego sprzętu. Pracodawcy oczekują natomiast doprecyzowania przepisów w zakresie bhp oraz czasu pracy. Myślę, że ważnym rozwiązaniem byłoby np. dopuszczenie średniej normy tygodniowej. Norma dobowa staje się bowiem nierzadko fikcją, ponieważ w zależności od liczby zadań pracownik jednego dnia pracuje dłużej, innego krócej. Niestety, propozycja złożona przez byłe Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej nie uwzględnia tych potrzeb i polega w przeważającej mierze na przepisaniu regulacji dotyczącej telepracy i zastąpienia jej pracą zdalną. Obawiam się więc, że znowu może dojść do przeregulowania pracy zdalnej, tak jak obecnie telepracy. Powiem wprost, regulacja pracy zdalnej jaka obecnie obowiązuje jest zdecydowanie lepsza od propozycji wynikającej z projektu rządowego, który został przekazany Radzie Dialogu Społecznego.

Monika Krześniak-Sajewicz