Reklama

Wydatki na zakup okularów (szkieł) korekcyjnych dla pracowników

Reklama

Wydatki na zakup okularów (szkieł) korekcyjnych dla pracowników w świetle przepisów prawa pracy, prawa podatkowego i w ewidencji księgowej



1. Zakup okularów korekcyjnych poza badaniami profilaktycznymi

Pracodawca jest zobowiązany do zagwarantowania wszystkim pracownikom profilaktycznej opieki zdrowotnej. Obowiązek ten w ogólnym zarysie wynika z art. 207 Kodeksu pracy, a jego konkretyzacja następuje w odpowiednich aktach wykonawczych, wydanych na podstawie przepisu delegacyjnego, tj. art. 23715 K.p. W odniesieniu do pracowników pracujących przy komputerach zastosowanie znajduje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. nr 148, poz. 973). Wskazane rozporządzenie obejmuje wszystkie osoby zatrudnione przez pracodawcę, w tym praktykantów i stażystów, użytkujące w czasie pracy monitor ekranowy (bez bliższego określenia jego rodzaju) co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Zgodnie z § 8 ust. 2 ww. rozporządzenia, pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Szczegółowo obowiązki pracodawcy dotyczące przeprowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami określa rozporządzenie z dnia 30 maja 1996 r. (Dz. U. nr 69, poz. 332 ze zm.). W załączniku nr 1 poz. 10 tego rozporządzenia określono, że badania okresowe dla pracujących przy monitorach ekranowych przeprowadza się co 4 lata (jest to częstotliwość minimalna).

Jednak jak wynika z § 2 ust. 2 tego rozporządzenia, lekarz przeprowadzający badanie profilaktyczne może poszerzyć jego zakres o dodatkowe specjalistyczne badania konsultacyjne oraz badania dodatkowe, a także wyznaczyć krótszy termin następnego badania, niż to określono we wskazówkach metodycznych, jeżeli stwierdzi, że jest to niezbędne dla prawidłowej oceny stanu zdrowia osoby przyjmowanej do pracy lub pracownika.

Przepisy ww. rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe nie określają szczegółowych warunków zapewnienia przez pracodawcę okularów korekcyjnych. W związku z tym, powyższe kwestie powinny zostać uregulowane w aktach prawa zakładowego (układ zbiorowy pracy, regulaminy), które normują prawa i obowiązki pracowników i pracodawcy w danym zakładzie pracy oraz organizację i porządek pracy. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do wydawania regulaminu pracy i wynagradzana (zatrudniający poniżej 20 pracowników), warunki zapewnienia pracownikom pracującym przy monitorach ekranowych okularów korekcyjnych, w tym zasady dofinansowania kosztów ich zakupu, powinien ustalić na mocy swojej decyzji (wewnętrznego zarządzenia).

Jeżeli we wspomnianych przepisach znajduje się zapis, iż pracownikowi przysługuje zwrot kosztów zakupu okularów (szkieł) korekcyjnych w każdym wypadku, gdy przepisze je lekarz okulista, bez względu na to, czy badania zostały przeprowadzone w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami, wówczas pracodawca będzie zobowiązany zwrócić koszty nawet takiego zakupu. W przeciwnym wypadku nie musi on zwracać kosztów poniesionych przez pracownika na okulary korekcyjne, jeśli nie zostały one zakupione w wyniku badań profilaktycznych, przeprowadzonych na podstawie skierowania pracodawcy.

2. Kiedy zakup okularów (szkieł) korygujących uprawnia do zwolnienia z podatku?

Jak stanowi art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PDOF, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

W tym miejscu należy odwołać się do wyżej cytowanych przepisów z zakresu prawa pracy, które określają obowiązki pracodawcy względem pracownika. Z przepisów tych wynika obowiązek zapewnienia przez pracodawcę okularów korygujących, o ile ich stosowanie zaleca lekarz. Z powodu braku wyraźnych zapisów prawnych, pewne wątpliwości budziła dotychczas kwestia zakupu szkieł kontaktowych.

Kwestię tę wyjaśnił Dyrektor Departamentu Podatków Dochodowych w piśmie z 27 lipca 2009 r., nr DD3/066/46/CRS/09/586 (Biuletyn Skarbowy Ministerstwa Finansów nr 1 z 2010 r., str. 24):

"(...) Z wyjaśnień Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej wynika, że w pewnych przypadkach pracodawca jest zobo­wiązany na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higie­nie pracy do zapewnienia pracownikowi również soczewek kontaktowych.

Chodzi tu o sytuacje, kiedy lekarz specjalista, w wyniku ba­dań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilak­tycznej opieki zdrowotnej, zaleci stosować przy obsłudze mo­nitora zamiast okularów - soczewki kontaktowe, gdyż przy danej wadzie wzroku pracownika nie jest możliwe skorygo­wanie wzroku przy pomocy okularów (...)."

Zdaniem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, w takich sytuacjach należy uznać, że soczewki (szkła) kontaktowe przeznaczone zgodnie z zaleceniem lekarza do korekty wzroku pracownika przy obsłudze monitora spełniają ten sam cel, co okulary korygujące wzrok. Pracodawca powinien wówczas zapewnić pracownikowi soczewki (szkła) kontaktowe. Tak też wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 30 listopada 2009 r., nr IPPB2/415-551/09-4/LK.

W konsekwencji, w sytuacji, gdy pracodawca pokrywa koszt zakupu okularów czy też szkieł korekcyjnych (zalecanych przez lekarza) na zasadach i warunkach określonych w przepisach prawa pracy, otrzymane przez pracownika świadczenia będą korzystały ze zwolnienia od podatku dochodowego.

Jak wynika z dalszych wyjaśnień zawartych w ww. piśmie z 27 lipca 2009 r., pewne wątpliwości mogą pojawić się w sytuacji, gdy pracodawca zwraca (a tak jest najczęściej) koszty zakupu okularów lub szkieł korekcyjnych na podstawie przedstawionych przez pracownika faktur. Otóż jak wyjaśnił Departament: "(...) wolna od podatku dochodowego jest wyłącznie wartość świadczenia rzeczowego, jakie pracownik otrzyma od swojego zakładu pracy. Zwolnieniem tym nie jest natomiast objęta kwota, jaką zakład pracy wypłaci pracownikowi tytułem zwrotu kosztów zakupu okularów korekcyjnych czy soczewek kontaktowych. (...)"

Mając na uwadze stosowane w praktyce rozwiązania trudno zgodzić się z taką interpretacją. Jednak pomimo, iż prezentowane stanowisko Departamentu Podatków Dochodowych nie jest wydane na podstawie art. 14 Ordynacji podatkowej (więc nie jest wiążące), to może budzić pewne wątpliwości. Naszym zdaniem, najbezpieczniejszym rozwiązaniem w świetle takich wyjaśnień będzie wprowadzenie zasady zwrotu pracownikowi przedmiotowych kosztów nabycia okularów (soczewek) na podstawie faktur wystawionych wyłącznie na pracodawcę. Wówczas nie będzie możliwe kwestionowanie takiego świadczenia jako świadczenia rzeczowego.

Na zakończenie warto zwrócić uwagę, że z powyższego zwolnienia nie skorzysta zwrot kosztów zakupu okularów (soczewek), jeżeli zalecenie ich stosowania wydał lekarz podczas badań innych (np. prywatnych) niż na podstawie skierowania zakładu.

3. Okulary (szkła) a składki ZUS

Refundowany przez pracodawcę zakup okularów (szkieł) korygujących wzrok jest zwolniony ze składek ZUS na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). W konsekwencji wyłączenie to stosuje się również do składki na ubezpieczenie zdrowotne (art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

4. Zakup okularów jako koszt uzyskania przychodu

Zwrot kosztów zakupu okularów dla pracownika stanowi dla jednostki koszt uzyskania przychodu. W sytuacji, gdy pracodawca zwraca koszty do określonego limitu kwotowego, kosztem będzie ta zwracana kwota. W takiej sytuacji bez znaczenia pozostaje fakt, że na fakturze wystawionej na jednostkę będzie figurowała kwota wyższa.

Należy zwrócić uwagę, że wydatku poniesionego na zakup okularów nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą.

Wynika to z faktu, że w takim przypadku podatnik ponosi wydatek o charakterze osobistym, który nie pozostaje w związku z przychodami osiąganymi z działalności gospodarczej czy też z ogólnym funkcjonowaniem firmy.

5. Odliczenie VAT od zakupu okularów (soczewek)

Zgodnie z generalną zasadą określoną w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Jeśli zatem faktura dokumentująca zakup okularów czy soczewek dla pracownika wystawiona jest na firmę, nie ma przeszkód, aby firma odliczyła VAT z takiej faktury. Pamiętać przy tym należy, że kwotę VAT podlegającą odliczeniu należy ustalić w proporcji do kosztów zwracanych pracownikowi, czyli kosztów poniesionych przez jednostkę.

Jeżeli przykładowo jednostka zwraca pracownikowi 60% kosztów zakupu okularów (wykazanych w fakturze), to odliczeniu będzie podlegała właśnie taka część podatku naliczonego dotycząca tego wydatku.

Należy dodatkowo pamiętać, że za dzień otrzymania faktury w jednostce należy uważać nie dzień jej odbioru od pracownika, a dzień otrzymania jej przez pracownika od sprzedawcy okularów. Zatem jeżeli pracownik będzie nadmiernie zwlekał z rozliczeniem kosztów zakupu okularów (soczewek), może upłynąć termin, o którym mowa w art. 86 ust. 10 pkt 1 i ust. 11 ustawy o VAT, decydujący o prawie do odliczenia VAT naliczonego. Jak wynika z tego przepisu, jest to miesiąc (kwartał) otrzymania faktury lub jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.

6. Okulary (szkła) korekcyjne w ewidencji księgowej

W ewidencji księgowej wydatki poniesione przez pracodawcę na zapewnienie pracownikom okularów (szkieł) korygujących wzrok zalicza się do kosztów działalności operacyjnej jednostki, zapisem:
 

      - Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" lub konto zespołu 5
        (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia),
      - Ma konto 23-4 "Rozrachunki z pracownikami" lub konto 
        30 "Rozliczenie zakupu".

Pracodawca, który określa limit, do wysokości którego zwraca pracownikom poniesione koszty zakupu okularów korygujących, w ewidencji księgowej ujmuje wydatek poniesiony na zakup okularów w tej części, która jest przez niego refundowana.
 

Przykład

Pracownik zakupił zalecone przez lekarza okulary korekcyjne. Faktura dokumentująca ten zakup została wystawiona na pracodawcę na kwotę brutto 535 zł (w tym 35 zł VAT).
Jednostka zwraca koszty zakupu okularów do kwoty 300 zł.

Dekretacja:
 

Opis operacji:
Kwota
Konto
Wn
Ma
1. Faktura za zakup okularów (do wysokości przyjętego limitu):
a) 
wartość w cenie zakupu:
b)  VAT podlegający odliczeniu w części refundowanej
przez pracodawcę:
c) 
łączna kwota zobowiązania:
d)  zaliczenie wydatku do kosztów działalności operacyjnej:
280,38 zł
 
19,62 zł
300,00 zł
280,38 zł
30
 
22
 
40
23-4
30
2. Zwrot kosztów pracownikowi (do wysokości przyjętego limitu):
300,00 zł
23-4
10

Księgowania:

Kliknij, aby powiększyć obraz

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych Nr 12 z dnia 2010-04-20

GOFIN podpowiada

Reklama

Reklama

Reklama

Reklama

Strona główna INTERIA.PL

Polecamy

Finanse / Giełda / Podatki
Bądź na bieżąco!
Odblokuj reklamy i zyskaj nieograniczony dostęp do wszystkich treści w naszym serwisie.
Dzięki wyświetlanym reklamom korzystasz z naszego serwisu całkowicie bezpłatnie, a my możemy spełniać Twoje oczekiwania rozwijając się i poprawiając jakość naszych usług.
Odblokuj biznes.interia.pl lub zobacz instrukcję »