Brutto na umowie o pracę a koszt pracodawcy - o co chodzi w pasku wypłaty?
W wielu firmach, tuż po wypłacie, działy kadr i płac zderzają się z falą pytań od pracowników: "Dlaczego dostałem mniej?", "Gdzie zniknęły moje pieniądze?". Choć temat pensji netto wydaje się oczywisty, w rzeczywistości często budzi wątpliwości.
W tym artykule wyjaśnię, co naprawdę oznaczają kwoty brutto i netto, jak wygląda struktura kosztów pracodawcy oraz czym tak właściwie jest tajemniczy "pasek wypłaty".
Weźmy prosty przykład - pracownik zatrudniony na umowę o pracę otrzymuje 5000 złotych brutto miesięcznie. Przyjmijmy, że w danym miesiącu nie ma dodatkowych składników wynagrodzenia - tylko pensja podstawowa.
Wydawać by się mogło, że dla pracodawcy koszt zatrudnienia kończy się na tej kwocie. Nic bardziej mylnego. Do pensji brutto doliczane są jeszcze obowiązkowe składki, które musi opłacić firma - a to oznacza dodatkowe wydatki rzędu około 20% wynagrodzenia brutto. To właśnie te składki powodują, że rzeczywisty koszt zatrudnienia pracownika znacznie przekracza 5 tysięcy złotych.
Miesięczne wynagrodzenie brutto pracownika w wysokości 5 000,00 zł wiąże się dla pracodawcy z dodatkowymi kosztami w postaci składek na ubezpieczenia społeczne oraz fundusze obowiązkowe. Po doliczeniu składek emerytalnej, rentowej, wypadkowej, a także wpłat na Fundusz Pracy i FGŚP, całkowity koszt zatrudnienia pracownika wynosi 6 024,00 zł. Oznacza to, że pracodawca musi ponieść dodatkowy wydatek w wysokości ponad 1 000 zł miesięcznie ponad ustaloną pensję brutto.
Do tego często dochodzą jeszcze koszty szkoleń BHP, badań lekarskich, sprzętu do pracy czy procesu wdrożenia nowego pracownika.
Przy wynagrodzeniu brutto w wysokości 5 000,00 zł, pracownik otrzymuje na rękę 3 738,19 zł. Pozostała część tej kwoty - ponad 1 260 zł miesięcznie - jest potrącana na obowiązkowe składki ZUS (emerytalne, rentowe, chorobowe i zdrowotne) oraz zaliczkę na podatek dochodowy odprowadzany do urzędu skarbowego.
Pasek wypłaty, czyli wyciąg z listy płac, to dokument (papierowy lub elektroniczny), który pokazuje dokładnie, jak została obliczona pensja pracownika. Powinien zawierać:
- dane pracodawcy i pracownika,
- okres, za który naliczono wynagrodzenie,
- kwotę brutto i netto,
- wszystkie składki ZUS i podatki,
- dodatki, premie i inne składniki płacowe,
- potrącenia, np. zajęcia komornicze, składki związkowe itp.
Dzięki paskowi wypłaty pracownik może dokładnie sprawdzić, co się stało z jego pensją - i zrozumieć, dlaczego wypłata "na rękę" wygląda inaczej niż kwota z umowy.
W Polsce nie ma obowiązku przekazywania pasków wypłat pracownikom co miesiąc, ale na żądanie pracownika pracodawca ma obowiązek je udostępnić.
Od stycznia 2025 roku minimalna pensja brutto w Polsce wynosi 4666 zł. Przekłada się to na ok. 3511 zł netto, natomiast całkowity koszt zatrudnienia pracownika na etacie przy tej stawce to ok. 5691 zł miesięcznie. Oznacza to, że nawet przy najniższych wynagrodzeniach firma płaci o ponad 1000 zł więcej niż kwota brutto.
Choć najczęściej mówi się o składkach ZUS i podatkach, nie można zapominać o innych, mniej oczywistych kosztach zatrudnienia:
- badania wstępne i okresowe,
- szkolenia stanowiskowe i BHP,
- ubezpieczenia grupowe,
- koszt sprzętu i oprogramowania,
- onboarding i czas pracy kadry HR.
Wszystko to wpływa na realny koszt zatrudnienia jednego pracownika, który może być znacznie wyższy niż pensja wpisana w umowie.
Masz prawo wiedzieć, jak została wyliczona Twoja pensja. Możesz poprosić pracodawcę o udostępnienie szczegółowego paska wypłaty lub dokumentów z listy płac. Takie informacje nie są tajemnicą - pracodawca ma obowiązek je przedstawić.
Podsumowanie
Pensja brutto to tylko punkt wyjścia. Dla pracownika najważniejsze jest, ile faktycznie otrzyma "na rękę", natomiast dla pracodawcy kluczowe jest, ile realnie kosztuje zatrudnienie danej osoby. Różnice między tymi kwotami wynikają z obowiązkowych składek i podatków, które obciążają obie strony umowy. Dlatego warto dokładnie poznać szczegóły paska wypłaty oraz zrozumieć, jakie finansowe zobowiązania spoczywają zarówno na pracowniku, jak i na pracodawcy.
Grzegorz Hatala, adwokat, doradca podatkowy
Hatala & Storto Podatki
