Jak ugryźć unijną kasę

Choć Polska już od kilku lat uczestniczy w realizacji projektów pomocowych, to wielu przedsiębiorców nadal nie zna podstawowych zasad przyznawania dotacji. Zapewne każda firma stale podlega procesom przemian, a znając wymagania programów pomocowych każdy przedsiębiorca z łatwością może zaprojektować własną firmę na miarę stawianych przez Unię i polskich urzędników wymagań.

Problem tkwi w wyborze programu

Pierwszym działaniem przedsiębiorcy, który stara się o dotację jest wybór programu i przygotowanie dokumentacji konkursowej. W minionych latach informacja o konkretnych programach i terminach składania wniosków ukazywała się na wielu różnych witrynach internetowych. Jednak nie istniała nawet jedna strona, na której przedsiębiorca mógł znaleźć wszystkie informacje.

Działo się tak dlatego, iż panował wszechobecny chaos informacyjny. W mediach informacje te pojawiały się zbyt późno - i tym samym uniemożliwiały przedsiębiorcom szybkie działanie. Dodatkowym utrudnieniem była kwestia dokonania natychmiastowej oceny, czy dana firma spełnia wymogi konkretnego programu czy też nie. Rozpatrywanie na szybko nowo pojawiających się programów pod kątem jednej firmy często kończyło się niepowodzeniem.

Mając na uwadze nowe rozdanie należałoby postawić sprawę inaczej. Każda firma może uzyskać dofinansowanie - pytanie brzmi, w którym z oferowanych programów powinna się o nie starać. Nawet, jeśli dany program jeszcze nie ma wyznaczonego terminu, to jego ogólne założenia są znane. Natomiast mając na uwadze dobro firmy, warto zwrócić się z prośbą o dokonanie takiej oceny do specjalistów z firmy doradczej. Porada taka jest najczęściej bezpłatna, a dzięki niej możemy uniknąć niepotrzebnych błędów. Wiele firm można zakwalifikować do realizacji konkretnych programów po niewielkich zmianach zakresu inwestycji lub biorąc pod uwagę szczegółowe przepisy prawne.

Jednak pomoc firmy doradczej nie gwarantuje otrzymania dotacji. Jeśli kolejnych terminów jest więcej, to szanse na otrzymanie dotacji wzrastają, ale wymaga to założenia, że inwestycja nie zostanie uruchomiona wcześniej, niż po otrzymaniu dotacji.

Polscy przedsiębiorcy startujący w naborze zapominają o tym, że jest to konkurs. Oczekują, iż dobrze napisany wniosek na pewno otrzyma dotację. Element ryzyka czy wręcz hazardu umyka ich uwadze. A niestety jest to istotna kwestia. Na dobrze napisany wniosek składa się bowiem ogromna liczba elementów, a najważniejsze jest wcześniejsze przygotowanie całej firmy.

Nie bez znaczenia jest również łut szczęścia, szczególnie w przypadku wniosków pisanych samodzielnie, jak również dotychczasowe doświadczenie zawodowe - w przypadku wniosków przygotowywanych z pomocą firmy doradczej.

Przykłady odrzuconych wniosków z błahych przyczyn można mnożyć. Do najczęstszych powodów odrzucenia wniosku należy zaliczyć m.in.:

• brak podpisu - parafki na rewersie kserokopii w przypadku ksero dwustronnego,
• nieczytelny podpis,
• zły format pieczątki firmowej,
• zbyt późne dostarczenie wniosku do instytucji przyjmującej wnioski.

Świadomość wszystkich wymagań stawianych przez dany program pozwoli uniknąć odrzucenia wniosku w pierwszym etapie oceny formalnej.

Dokumentacja konkursowa

Przedsiębiorca bardzo często wie, jaka inwestycja jest w jego firmie niezbędna w celu zapewnienia stabilnego rozwoju. Jednak nie zawsze potrafi ją w sposób jasny i czytelny opisać tak, aby projekt był zrozumiały dla osób oceniających.

Należy bowiem pamiętać, że wniosek czytają osoby niezwiązane z branżą. Niekiedy należy uznać za inwestycję przeznaczoną do wsparcia jedynie fragment planowanej całości lub wręcz odwrotnie - aby uzyskać możliwie najwyższą ocenę, do planowanej inwestycji trzeba dopisać nowe elementy. Jednak najważniejsze jest to, aby inwestycja była dla firmy przydatna. Każdy zbędny element inwestycji utrudni realizację pozostałej części. Z własnego doświadczenia wiem, że ostateczny zakres inwestycji powstaje dopiero podczas prac przy sporządzaniu wniosku.

Biorąc pod uwagę czas potrzebny do przygotowania wniosku, procedurę jego rozpatrywania oraz możliwe opóźnienia (w wyjątkowych sytuacjach nawet roczne), w momencie przyznania dotacji przedsiębiorca zauważa nowe elementy inwestycji, które nie zostały ujęte w złożonym wniosku, a zatem nie obejmie ich dotacja. Czy można tego uniknąć? Zdecydowanie tak.

Każda firma może sporządzić wieloletni plan rozwoju. To nie musi być plan realizowany w sposób szczegółowy ze 100-proc. dokładnością. Może to być jedynie zarys czy plan zarządu firmy. Jednak mając tak sprecyzowane działania w momencie składania wniosku, można opisać inwestycje planowane do zrealizowania za rok lub dwa lata. W przypadku, gdy inwestycja planowana jest z tak dużym wyprzedzeniem, jej realizacja może być uzależniona od otrzymania dotacji.

Dobra kondycja finansowa firmy może umożliwić otrzymanie dotacji

Wybór jest jasny - albo oszczędności podatkowe albo dotacja. Polscy przedsiębiorcy mają zwykle duże problemy ze zrozumieniem określenia "dobra kondycja finansowa firmy". Dzieje się tak dlatego, iż co innego pod tym terminem rozumie bank, co innego Unia, a zupełnie co innego przedsiębiorca. Bank patrzy jedynie na okresy minione - zwraca uwagę na przychody, koszty, majątek własny firmy i rotację należności. Jest to podejście rozsądne, choć nie zawsze odzwierciedlające faktyczną sytuację firmy.

Planowana inwestycja może bowiem być wynikiem podpisanej umowy z nowym dostawcą oraz grupą nowych odbiorców. W takiej sytuacji inwestycja w rozumieniu przedsiębiorcy przyniesie "pewny zysk", możliwy do obliczenia nawet przed jej realizacją. Jednak bank przeważnie nie chce oprzeć swoich ocen o tak niepewne dokumenty, jak umowy pomiędzy firmami.

Nieco gorzej sytuacja wygląda od strony dotacji unijnych. Nawet, jeśli planowana przez przedsiębiorcę inwestycja będzie realizowana za dwa lata, to już w momencie składania wniosku firma musi wykazać posiadanie finansów koniecznych na pokrycie inwestycji brutto. Jednocześnie nie może wykazać zwrotów VAT-u, nawet, gdy jest płatnikiem VAT.

Niekiedy najlepiej rozwijająca się firma, która miała ogromne inwestycje i w związku z tym nie może wykazać znaczącego dochodu, może mieć problem z otrzymaniem dotacji. Jednak z każdej sytuacji jest wyjście - może nim być kredyt bankowy.

Niemniej jednak należy pamiętać, iż załatwienie go wymaga sporo czasu. Praktyka pokazuje, że po ogłoszeniu terminu naboru wniosków, przedsiębiorcy pozostaje mało czasu, aby zająć się jednocześnie bieżącym zarządzaniem firmą, przygotowywaniem dokumentacji koniecznej do opracowania wniosku oraz rozmowami z bankiem.

Jeśli dopiero w tym momencie firma zacznie starania o kredyt, to zanim ustali zakres inwestycji, zbierze niezbędną dokumentację, sporządzi Studium Wykonalności i złoży konieczny wniosek kredytowy do banku, to może być już mało czasu na przyznanie promesy. A przecież dokumentację bankową można przygotować wcześniej.

W tym przypadku z pomocą mogą przyjść także firmy doradcze, które mają podpisane umowy o współpracy z kilkoma bankami i mogą w sposób zdecydowany ułatwić gromadzenie dokumentacji oraz pierwsze procedury mające na celu określenie zdolności kredytowej firmy. W przypadku, gdy firma nie może wziąć kredytu na planowaną inwestycję z powodu zbyt niskiej zdolności kredytowej, warto podzielić inwestycję i przygotować wniosek na jej fragment. Niekiedy banki po zapoznaniu się z danymi finansowymi firmy przedstawiają propozycje różnego rodzaju zabezpieczeń spłaty kredytu.

Wśród takich zabezpieczeń najpopularniejsze jest zabezpieczenie hipoteczne, jednak konieczne jest dokonanie wyceny nieruchomości, co może zająć nawet kilkanaście dni roboczych. Dlatego też warto porozmawiać z bankiem jeszcze na etapie planów, a nie dopiero w momencie składania wniosku o dofinansowanie unijne.

Wniosek złożony, co dalej?

Moment złożenia wniosku o dofinansowanie unijne jawi się przedsiębiorcy jako koniec jego problemów w staraniach o dofinansowanie. Niestety tak nie jest.

Od dnia złożenia wniosku firma musi przestrzegać ustalonych we wniosku zasad realizacji inwestycji. Czekając na informację dotyczącą otrzymania dotacji, przedsiębiorstwo powinno wykazać się dużą dbałością o poprawność rozliczania czy realizację planowanych wskaźników. Nawet jeśli realizacja inwestycji uzależniona jest od otrzymania dotacji, to firma musi spełniać wszystkie kryteria programu.

Każda planowana umowa z dostawcą robót czy urządzeń wchodzących w skład inwestycji musi być zgodna z harmonogramem realizacji inwestycji. Niezwykle ważny jest także element organizacyjny. Każdego dnia do firmy może przyjść żądanie uzupełnienia wniosku lub dostarczenia brakujących informacji. Brak szybkiej odpowiedzi może spowodować negatywną ocenę wniosku.

Jest to bardzo trudny moment dla całej firmy. Zarząd firmy nie powinien wyjeżdżać z Polski bez pozostawienia prawnego przedstawiciela, a sekretariat powinien być uczulony na wszelką korespondencję.

Podpisanie umowy dotacyjnej

To pisemna gwarancja przyznania dotacji oraz początek całego procesu otrzymania dotacji. Umowa dotacyjna stanowi nowy dokument zobowiązujący dwie strony do prawidłowej realizacji wszystkich zawartych w niej ustaleń.

Od tego momentu Wnioskodawca zamienia się w Beneficjenta i sam zobowiązuje się do prawidłowej realizacji inwestycji. Rozpoczyna się żmudny okres zbierania faktur, sporządzania dokumentacji rozliczeniowej, konsultowania niejasności, a przede wszystkim uruchomienia nowej inwestycji.

Niejednokrotnie firmy nie zdają sobie sprawy z tego, jak długotrwałym procesem jest np. uruchamianie nowego działu produkcji. Planowane terminy, często nie z winy przedsiębiorcy, ulegają przesunięciu. Wymaga to odrębnej zgody ze strony instytucji oceniającej wnioski oraz sporządzenia aneksu stanowiącego integralną część umowy dotacyjnej.

W przypadku, gdy projekt przedłuża się w czasie w sposób znaczący lub wyjaśnienie problemów z jego realizacją jest niejasne, wówczas istnieje zagrożenie odebrania dotacji. Dlatego też, firma na bieżąco powinna dbać o prawidłowe wykonanie inwestycji i zgodny z prawem obieg dokumentów. Ten ostatni element realizacji inwestycji w sposób szczególny wymaga specjalistycznej opieki.

Firmy zajmujące się doradztwem w zakresie sporządzania wniosków unijnych dysponują wiedzą z zakresu realizacji różnych inwestycji. Wykorzystując ich doświadczenie można uzyskać dobry efekt dopasowania bieżącej inwestycji do opisu zawartego we wniosku o dofinansowanie.

Diabeł tkwi w szczegółach, czyli pięć ważnych lat

Zakończenie inwestycji, sporządzenie sprawozdania z jej realizacji i wniosku o wypłatę niestety nie kończy starań o dotację unijną. Przez pięć lat od momentu rozliczenia inwestycji, firma jest zobowiązana do przechowywania wszystkich dokumentacji (powinna ona być sporządzona w sposób bardzo uporządkowany).

Należy pamiętać, że wiele elementów zawartych we wniosku powinno być przestrzeganych przez kolejne pięć lat (np. utworzone miejsca pracy muszą być zachowane przez trzy lata po zamknięciu inwestycji).

Każda z inwestycji kontrolowana jest przez Unię co najmniej dwa razy - pierwsza kontrola ma miejsce tuż przed wypłatą środków finansowych, kolejna - na przestrzeni pięciu lat. Jeśli kontrola wykaże, iż firma nie utworzyła nowych miejsc pracy w trzecim roku od zakończenia inwestycji, dotacja może zostać odebrana w całości lub części.

Unijne pieniądze nie należą do łatwych. Trudno jest odnaleźć program przeznaczony dla naszej firmy, bardzo ciężko jest spełnić wszystkie kryteria konieczne do uzyskania dotacji, a przez kolejnych pięć lat należy stale pamiętać o dotacji.

Jednak warto starać się o dofinansowanie, gdyż realizując wszystkie założenia możemy otrzymać zwrot nawet 70 proc. poniesionych kosztów. Nowe maszyny, nowa siedziba firmy, nowe innowacyjne technologie - to wszystko możemy mieć za 30 proc. ich wartości! Brzmi kusząco, prawda!

Dorota Czech.
Autorka jest Konsultantem ds. Funduszy Europejskich w A1Europe Sp. z o.o.