Praca w piżamie i w wygodnym łóżku

Zatrudnienie w formie telepracy zostało uregulowane w rozdziale IIb kodeksu pracy w art. 67⁵-67¹⁷. Tym samym ustawodawca dopuścił prawną możliwość regularnego wykonywania pracy poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Powinności pracodawcy

W związku ze specyfiką świadczenia pracy na odległość ustawodawca nałożył na pracodawcę wiele dodatkowych obowiązków. Zostały one wymienione w art. 67¹¹ K.p. Należy do nich:

• dostarczenie telepracownikowi sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniającego wymagania w zakresie bhp;
• ubezpieczenie sprzętu;
• pokrycie kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu;
• zapewnienie telepracownikowi pomocy technicznej i niezbędnego szkolenia w zakresie obsługi sprzętu.

Pracodawca i telepracownik w odrębnej umowie mogą odmiennie ukształtować wskazane powyżej obowiązki, zwłaszcza jeżeli wykorzystywany przez pracownika sprzęt stanowi jego własność.

Przepis § 3 powołanego artykułu wskazuje, że w przypadku, gdy pracownik wykorzystuje do pracy własny sprzęt, należy wypłacić mu stosowny ekwiwalent pieniężny, którego wysokość ma zostać określona w porozumieniu, regulaminie albo odrębnej umowie - dotyczących warunków telepracy. Ustalając wysokość ekwiwalentu należy wziąć pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy.

Kiedy wydatki pracownika będą kosztami?

Wydatki poczynione przez telepracownika mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu pracodawcy po spełnieniu kilku warunków. Należy zacząć od przypomnienia podstawowej zasady podatku dochodowego od osób fizycznych, jaką jest powszechność opodatkowania. Przyjmuje się, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem tych wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Jednocześnie art. 11 ust. 1 ustawy o PIT stanowi, że co do zasady przychodami są otrzymane lub pozostawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Z kolei zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności:

• wynagrodzenia zasadnicze;
• wynagrodzenia za godziny nadliczbowe;
• różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona;
• świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika;
• wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Jednocześnie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT stanowi, iż wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Mając powyższe na uwadze należy przyjąć, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszystkie osiągane przez podatnika dochody, z wyjątkiem tych enumeratywnie wymienionych przez ustawę jako zwolnionych od podatku czy też takich, od których na mocy wydanego przez Ministra Finansów rozporządzenia zaniechano poboru podatku.

Co na to organy podatkowe?

Opierając się na powołanych wyżej przepisach, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dn. 9.02.2009 r. (nr IPPB2/415-1553/08-2/MK) wskazał, że refundacja telepracownikowi kosztów związanych z zapewnieniem łącza internetowego, używania prywatnego telefonu stacjonarnego, komórkowego (na podstawie bilingów), komputera, drukarki oraz zwrot kosztów związanych z zakupem materiałów biurowych takich jak papier czy tusz, będzie stanowić przychód ze stosunku pracy korzystający ze zwolnienia od podatku dochodowego. Natomiast refundacja kosztów nabycia komputera i drukarki oraz częściowych kosztów dotyczących opłat za mieszkanie i elektryczność będzie stanowić u telepracownika przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu.

Uzasadniając swoje stanowisko, Dyrektor IS wskazał, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w związku z zatrudnieniem w formie telepracy będzie miał miejsce wówczas, gdy:

• ekwiwalent jest wypłacony w pieniądzu;
• kwota ekwiwalentu odpowiada poniesionym przez telepracownika wydatkom, tj. pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania zachodzi racjonalny związek,
• narzędzia, materiały lub sprzęt stanowią własność pracownika;
• narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika są wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Po spełnieniu powyższych warunków kwota wypłaconego ekwiwalentu, o którym mowa w art. 6711 § 3 K.p., korzysta ze zwolnienia od podatku.

Cel wydatków

Należy również wskazać, że zarówno art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: ustawa o CIT) wskazują, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów. Jeśli sprzęt i wyposażenie są wykorzystywane na potrzeby pracodawcy, zachowany zostaje związek między poniesionymi kosztami a osiąganymi przychodami i ogólnym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. W takim wypadku wydatki telepracownika mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu pracodawcy.

Na zakończenie należy podkreślić, że dla potrzeb właściwego udokumentowania kosztów w przypadku instalacji telefonu lub łącza internetowego to pracodawca powinien być stroną umowy o świadczenie usług telekomunikacyjnych oraz internetowych w miejscu wykonywania pracy przez telepracownika. Wówczas to pracodawca będzie wykazany na fakturach zakupu jako nabywca.

W przypadku wydatków związanych z opłaceniem rozmów telefonicznych wykonanych przez pracownika rozliczenie w ciężar kosztów podatkowych będzie możliwe na podstawie billingów.

Gabriela Nowicka, Auxilium S.A.

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dn. 26.06.1974 r. Kodeks pracy - tekst jedn. Dz.U. 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.
2. Ustawa z dn. 18.07.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną - Dz.U. Nr 144, poz. 1204 z późn zm.
3. Ustawa z dn. 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - tekst jedn. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.
4. Ustawa z dn. 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - tekst jedn. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.
5. Ustawa z dn. 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa - tekst jedn. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.

Czytaj również:

Elastyczne formy zatrudnienia

Lekarstwo na zwolnienia w dobie kryzysu

Wydatki na telepracownika w kosztach firmy