Ci, którzy zdecydowali się na pozostanie w PPK, do dzisiaj są jego uczestnikami – wywiad z Ewą Ślusarczyk, dyrektor działu usług kadrowych HRK S.A.

Państwa firma wdrażała PPK w I etapie, obejmującym przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 250 osób. Kiedy zaczęli Państwo proces wdrożenia PPK i jak on przebiegał w Państwa firmie?

Proces wdrożenia rozpoczął się w połowie marca 2019 roku od sporządzenia harmonogramu czynności związanych z wdrożeniem PPK w spółce HRK S.A. wraz z określeniem terminu ich realizacji. Kolejnym etapem był wybór reprezentacji osób zatrudnionych, który przeprowadziliśmy elektronicznie, w ciągu 2 tygodni od jego ogłoszenia. W tym przypadku zastosowaliśmy analogiczną procedurę, jak przy wyborze przedstawicieli pracowników. Opracowaliśmy regulamin, zawierający m.in. termin zgłaszania się osób zainteresowanych udziałem w pracach dotyczących wyboru instytucji finansowej, procedury wyboru przez osoby zatrudnione ich przedstawicieli oraz określiliśmy liczbę osób, które po uzyskaniu największej liczby głosów zostaną powołane na przedstawicieli osób zatrudnionych. Efektem tych prac było wyłonienie dwóch osób, które uczestniczyły we wszystkich pracach i spotkaniach związanych z wyborem instytucji finansowej.

Niezależnie w tym samym czasie zostały powołane osoby z ramienia pracodawcy do przeprowadzenia procesu wdrożenia PPK w naszej spółce i bezpośredniej współpracy z reprezentacją osób zatrudnionych. W ten sposób został utworzony tzw. Zespół Projektowy.

Kwiecień 2019 r. był miesiącem intensywnej edukacji. Zapoznawaliśmy się szczegółowo z przepisami ustawy o PPK w temacie wyboru instytucji finansowej oraz zawarcia umowy o zarządzanie. Śledziliśmy także uzupełniany rejestr instytucji finansowych na portalu PFR mojeppk.pl.

Równocześnie dział HR naszej spółki analizował przepisy ustawy pod kątem przygotowania systemu kadrowo-płacowego do obsługi procesów związanych z PPK (wymiana plików z portalem pracodawcy, ewidencja danych w systemie kadrowo-płacowym, ustalanie osób uprawnionych w ramach pierwszego zgłoszenia oraz następnych, naliczanie wpłat itp.). Korzystaliśmy również z materiałów przygotowanych przez PFR Portal PPK na stronie mojeppk.pl. Tam gdzie pojawiły się wątpliwości interpretacyjne, zadawaliśmy pytania, również korzystając ze wspomnianej strony. Od maja do połowy czerwca dokonywaliśmy analizy rynku instytucji finansowych. W połowie sierpnia Zespół Projektowy dokonał wyboru instytucji finansowej.

Jakie kryteria brali Państwo pod uwagę, wybierając instytucję finansową i jak wyglądał proces wyboru?

Analizy rynku instytucji finansowych dokonywaliśmy na podstawie przygotowanych wcześniej kryteriów wynikających z art. 7 ust. 3 ustawy o PPK, tj.:

Wyboru dokonuje się w szczególności na podstawie oceny proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, ich efektywności w zarządzaniu aktywami oraz posiadanego przez nie doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi. Wyboru dokonuje się mając także na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.

Efektem powyższego był wybór sześciu instytucji finansowych, do których wysłaliśmy zapytania ofertowe.  Warto dodać,  że po każdym spotkaniu Zespołu Projektowego sporządzaliśmy protokoły. Po zapoznaniu się z przesłanymi ofertami, Zespół Projektowy wybrał trzy instytucje finansowe, z którymi zorganizowaliśmy spotkania stacjonarne. Podczas tych spotkań szczegółowo omawialiśmy warunki ewentualnej przyszłej współpracy. Po każdym spotkaniu oczywiście sporządzany był protokół. W połowie sierpnia 2019 r. dokonaliśmy wyboru instytucji finansowej i poinformowaliśmy osoby zatrudnione o dokonanym wyborze.

Następnie odbyła się akcja informacyjno-komunikacyjna skierowana do osób zatrudnionych. Polegała ona na zorganizowaniu cyklu spotkań z przedstawicielami wybranej instytucji finansowej w siedzibie biura HRK S.A. w Warszawie, jak również w oddziałach regionalnych oraz na udostępnieniu ulotek, materiałów informacyjnych i filmów szkoleniowych opracowanych przez instytucję finansową. Niezależnie jako pracodawca przygotowaliśmy wewnętrzny materiał komunikacyjny, w którym m.in. poinformowaliśmy osoby zatrudnione o planowanej dacie zawarcia umowy o prowadzenie i  dostępnych drukach. Powstał również materiał dedykowany specjalnie dla osób z przedziału wiekowego 55-70, których pracodawca jest zobowiązany poinformować o możliwości złożenia wniosku o przystąpienie do PPK. Materiały zostały przesłane drogą mailową. Do osób przebywających na długich absencjach, informacje zostały przesłane listownie.

Co było dla Państwa największym wyzwaniem w procesie wdrażania PPK i jak Państwo sobie z nim poradzili?

Największym wyzwaniem było dostosowanie systemu kadrowo-płacowego do obsługi procesów dotyczących PPK, począwszy od ustalenia kręgu osób podlegających zgłoszeniu do PPK w ramach tzw. pierwszego i kolejnego razu (różne kryteria wynikające z ustawy oraz z przepisów przejściowych ustawy),  ustawienia algorytmów płacowych, do naliczania wpłat do PPK na listach płac oraz ich ewentualnej korekty. Ponadto podjęliśmy się opracowania dodatkowych raportów sprawdzających, mających na celu wsparcie pracowników Działu HR przy weryfikacji poprawności i kompletności danych w plikach zgłoszeniowych, plikach zmian oraz plikach rozliczeniowych wysyłanych do instytucji finansowej.

Naszym celem było wyeliminowanie jakichkolwiek błędów i braków przy obsłudze PPK. W tym celu śledziliśmy pojawiające się wytyczne i wskazówki dot. ustawy o PPK i na bieżąco dokonywaliśmy korekt zastosowanych rozwiązań w systemie kadrowo-płacowym, jeśli takie były wymagane.

Co zaskoczyło Państwa pozytywnie?

Bardzo duże wsparcie uzyskaliśmy od Polskiego Funduszu Rozwoju i spółki PFR Portal PPK. Oprócz szeregu materiałów merytorycznych publikowanych na stronie mojeppk.pl, mogliśmy liczyć na wsparcie telefoniczne konsultantów PFR Portal PPK, a w bardziej skomplikowanych zagadnieniach, na spotkanie z przedstawicielami tej spółki i bezpłatne szkolenia. Dzięki temu wsparciu, rok po zawarciu pierwszej umowy o prowadzenie możemy poszczycić się skutecznym wdrożeniem rozwiązań dot. PPK w systemie kadrowo-płacowym, które dotychczas nie wymagały większych modyfikacji.

Kolejnym pozytywnym aspektem jest stabilność decyzji podjętych przez osoby zatrudnione. To, czego obawialiśmy się najbardziej, czyli zmiany decyzji co do uczestnictwa w PPK (pozostanie, rezygnacja, ponowne przystąpienie) nie ma miejsca. Ci, którzy zdecydowali się na pozostanie w PPK, do dzisiaj są jego uczestnikami.

 Ile osób jest zatrudnionych w firmie i ile czasu miesięcznie zajmuje Państwu obsługa PPK?

Aktualnie nasza spółka zatrudnia 400 osób. Obsługa zajmuje nam około dwóch dwóch i pół godziny miesięcznie.  Poprzez obsługę rozumiemy zbieranie deklaracji od osób zatrudnionych/uczestników PPK, ewidencję w systemie kadrowo-płacowym złożonych deklaracji, comiesięczne ustalenie osób podlegających zgłoszeniu do PPK w ramach samozapisu, zawarcie w imieniu osób zatrudnionych umowy o prowadzenie, czyli wysłanie pliku zgłoszeniowego do instytucji finansowej, przesłanie do instytucji finansowej pliku z pozostałymi deklaracjami złożonymi przez uczestników (np. deklaracje o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, deklaracje w zakresie finansowania wpłaty dodatkowej lub zmiany w wysokości tej wpłaty, deklaracje w zakresie obniżenia wpłaty podstawowej  itd.), naliczenie wpłat do PPK, ewentualne przygotowanie list korygujących. Wbrew obawom i dzięki przygotowaniu się do wdrożenia PPK, nie zajmuje to dużo czasu.  

Mając za sobą doświadczenia we wdrażaniu PPK, jakie rady mogłaby Pani dać firmom, które dopiero wprowadzą Pracownicze Plany Kapitałowe?

Sukces we wdrożeniu PPK oraz minimalny nakład pracy przy jego comiesięcznej obsłudze zawdzięczamy skutecznej komunikacji skierowanej do pracowników. Każda zatrudniana aktualnie osoba jest informowana o PPK, otrzymuje wewnętrzne materiały informacyjne, druki oraz wskazówki dot. PPK, m.in. linki do materiałów instytucji finansowej, jak również do materiałów dla pracowników, webinarów, szkoleń i podkastów publikowanych na stronie mojeppk.pl. Zachęcamy także do korzystania z udostępnionego na tej samej stronie kalkulatora, który pozwala w bardzo prosty sposób sprawdzić przyszłe oszczędności. Dobra komunikacja z pracownikami to podstawa efektywnego wprowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych.

Aktualnie mamy szczególny, trudny czas. To, w jaki sposób zabezpieczymy swoją przyszłość finansową zależy tylko od nas. Oszczędzanie w PPK może stać się podstawowym źródłem wsparcia podczas emerytury czy w różnych, nieprzewidzianych sytuacjach życiowych. Może też być po prostu dodatkiem do budżetu domowego. A że w PPK partycypuje też pracodawca, jest to korzystna forma benefitu pracowniczego.  Dlatego warto już dzisiaj dokonać analizy i podjąć decyzje, które zaprocentują w przyszłości.

Dziękujemy za rozmowę.