Jak zyskasz na integracji Comarch EDI z platformą KSeF?

Opublikowane przez Ministerstwo Finansów założenia dotyczące korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur można sprowadzić do sposobu wygenerowania faktury zgodnie ze schematem (tzw. schemat KSeF XML), a następnie przesłania lub odebrania jej do/z KSeF po odpowiednim uwierzytelnieniu się podatnika (lub podmiotu upoważnionego) na zasadach określonych w dokumentacji API.

Od 2023 roku wykorzystywać KSeF do wystawiania faktur będą już miliony użytkowników, dlatego rozwiązanie tworzone przez ministerstwo powinno być jak najbardziej uniwersalne oraz łatwe w obsłudze. Posłuży ono zarówno małym przedsiębiorcom (np. prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą) operującym na kilku czy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie, jak i dużym korporacjom  przetwarzającym w tym samym okresie miliony faktur. Dodatkowo KSeF musi być skalowalny i wydajny, gdyż liczba faktur wystawianych tam w miesiącu będzie sięgała nawet dziesiątków milionów.

Aby ułatwić przedsiębiorcom życie przed początkiem obowiązywania systemu, dokumentacja opublikowana na stronie KSeF została udostępniona wszystkim zainteresowanym integracją. Czy przestudiowanie tych materiałów pozwala jednak na łatwe podłączenie się do KSeF? W Comarch odbywamy spotkania robocze z obecnymi i przyszłymi klientami Comarch EDI, z których wyłania się jeden wniosek - podłączenie się do KSeF, zwłaszcza we własnym zakresie (nie dotyczy to portalu podatnika, czyli strony webowej udostępnionej przez ministerstwo do testów 7 kwietnia 2022 roku) wymaga zarówno wiedzy technicznej, jak i zasobów programistycznych czy odpowiedniej infrastruktury i doświadczenia w tego typu projektach. W trakcie rozmów z przedstawicielami klientów pojawiają się problemy z obsługą schematu faktury KSeF XML  oraz obawy w obliczu ilości prac koniecznych do integracji systemów wewnętrznych (FK/ERP) z API KSeF.

Comarch, jako operator pracujący z e-fakturami już od 2005 roku, zdobył liczne doświadczenia w rozwijaniu rozwiązań służących e-fakturowania (e-invoicingu) w zgodzie z obowiązującymi regulacjami prawnymi zarówno w Polsce, jak i za granicą.

Przykładem takiego działania jest wdrożona produkcyjnie integracja Comarch EDI z Sistema di Interscambio (SdI - narodowym systemem do e-fakturowania we Włoszech) - rozwiązaniem stawianym przez przedstawicieli Ministerstwa Finansów za wzór dla KSeF. Innym przykładem jest integracja z rynku tureckiego, gdzie system EDI przeszedł pozytywnie testy  Ministerstwa Finansów i działa obecnie jako certyfikowany podmiot. W świetle pojawiających się wymogów w kolejnych krajach Unii Europejskiej przygotowujemy się do uruchomienia podobnych rozwiązań do KSeF na rynku rumuńskim i francuskim.

Największą zaletą dla każdego z klientów Comarch jest fakt, że rozwiązanie EDI już od początku 2022 roku jest zintegrowane z KSeF, a po kilku miesiącach intensywnych testów wewnętrznych także pełni ustabilizowane i zweryfikowane rozwiązanie komunikujące naszych klientów z KseF.

Aby ułatwić klientom przygotowanie się do nadchodzących zmian prawnych, 24 maja 2022 roku udostępniliśmy możliwość masowego i powszechnego testowania wysyłki faktur z naszych produkcyjnych środowisk, z których korzystają wszyscy obecni klienci obsługujący dokumenty za pośrednictwem Comarch EDI. Produkcyjne faktury po zanonimizowaniu są przesyłane do środowiska testowego KSeF. Zapotrzebowanie na tego typu rozwiązanie jest duże, o czym świadczy fakt, że pierwsza faktura testowa została w ten sposób przesłana już 7 minut po publikacji informacji o uruchomieniu testów dla obecnych klientów EDI.

Ogromną zaletą jest oparcie integracji o rozwiązania użytkowane od wielu lat przez tysiące klientów Comarch. Największe firmy i korporacje wykorzystują Comarch EDI do przesyłania setek milionów dokumentów rocznie. Faktury transmitowane za naszym pośrednictwem to miliardy złotych obrotów. Oznacza to, że dodane komponenty wymagane w KSeF są zintegrowane z dorobkiem Comarch EDI, a ich skalowalność zapewnia wydajność transmisyjną dla milionów dokumentów każdego dnia. Co więcej, architektura Comarch EDI pozwala na rozbudowę w razie gwałtownych wzrostów transmisji.

Nie bez znaczenia pozostaje fakt, że rozwiązanie jest w całości autorstwa Comarch, posadowione w serwerowniach firmy, na własnej infrastrukturze, nieustannie monitorowane przez pracowników organizacji. Zasoby służące do nadzoru  naszej platformy nie są pozyskiwane w ramach outsourcingu. To szczególnie istotne ze względu na bezpieczeństwo platformy Comarch EDI w kontekście danych klientów.

Obecni klienci Comarch EDI już teraz są zintegrowani z KSeF. By wdrożyć produkcyjną transmisję faktur poprzez KSeF, konieczna jest raczej rekonfiguracja obecnych rozwiązań czy też dodanie komponentów oczekiwanych przez platformę rządową. W efekcie wielu z naszych klientów jest zaskoczonych, że przy wykorzystaniu Comarch EDI integracja z KSeF nie oznacza wielkich projektów informatycznych liczonych w setkach tysięcy złotych. Podmioty korzystające obecnie z naszych usług mogą po prostu rozszerzyć dotychczasową komunikację o tę z Krajowym Systemem e-Faktur. Co ważne, dotyczy to zarówno obecnych faktur transmitowanych przez Comarch EDI, jak i tych, które dotychczas były przesyłane inną drogą (mailowo lub listownie) - one również od 2023 roku zostaną objęte wymogiem transmisji za pośrednictwem platformy rządowej.

Niezależnie od udostępnionych mechanizmów testowych, w najbliższych dniach rozpoczynamy testy komunikacji z KSeF również w środowisku przedprodukcyjnym. Testy te obejmą dodatkowo integrację z systemem ERP naszych klientów oraz próbę obciążeniową - zarówno naszych komponentów, jak również API KSeF. Tego rodzaju sprawdzian poszerzy naszą wiedzę i jeszcze bardziej usprawni komunikację z API KSeF z korzyścią dla wszystkich stron.

Integracja i utrzymanie komunikacji Comarch EDI z KSeF są dostępne w modelu SaaS - Software as a Service (oprogramowanie jako usługa). To jeszcze jedno ułatwienie. Klient Comarch EDI, po wdrożeniu rozwiązania, w tym przypadku integracji z KSeF, nie zostaje z nim sam. Comarch nieustannie monitoruje i rozbudowuje je o kolejne wymagane elementy przez cały czas oferowanej usługi. 24 godziny przez 7 dni w tygodniu prowadzony jest stały nadzór poprawności działania platformy Comarch EDI KSeF.

By uzmysłowić jak jest to istotne, można podać przykład czasu reakcji w przypadku bezpośredniej integracji systemu FK/ERP z KSeF. Już kilkakrotnie zarówno my, jak i nasi klienci, znaleźliśmy się w sytuacji wprowadzenia zmian w oprogramowaniu API KSeF po stronie Ministerstwa Finansów. Zmiany te nie były komunikowane wcześniej. Dzięki stałemu nadzorowi nad platformą Comarch EDI następuje szybkie wyłapanie takich zmian i poprawienie dysfunkcji w komunikacji dla wszystkich użytkowników platformy Comarch EDI, których są tysiące. Najczęściej to kwestia zaledwie kilku godzin. W przypadku integracji rozproszonych, czyli systemów FK/ERP zainstalowanych lokalnie i zintegrowanych bezpośrednio z API KseF, wystąpienie zmiany lub błędu w interfejsie oznacza konieczność naniesienia poprawek i dokonania zmian w każdym lokalnym rozwiązaniu. By robić to szybko, klient musi najczęściej posiadać własne zasoby IT monitorujące ERP z mocnym wsparciem producenta oprogramowania. Najczęściej taki wariant oznacza znacznie wyższe koszty zapobiegania awariom oraz dłuższy czas przywrócenia transmisji.

Problemy te nie występują w przypadku integracji Comarch EDI z KSeF. Jeśli jeszcze nie jesteś klientem Comarch EDI, możesz zapisać się na bezpłatne demo KSeF na stronie ksef.comarch.pl i już dzisiaj przetestować wysyłkę faktur ustrukturyzowanych do KSeF.

Artykuł sponsorowany