Jaki komunikator biznesowy wdrożyć w 2023 roku? Poznaj Microsoft Teams – twoje przyszłe centrum komunikacji w firmie

Praca z wykorzystaniem usług internetowych nauczyła nas, że zanim wdrożymy jakieś rozwiązanie w firmie, chcemy je przetestować, i to najlepiej bezpłatnie. Na szczęście wiele z aplikacji biznesowych umożliwia start od darmowego okresu próbnego i nie inaczej jest z biznesowym komunikatorem Teams.

Nawiązując już konkretnie do wymagań, jakie użytkownicy powinni postawić aplikacjom do komunikacji online, na liście życzeń powinny znaleźć się m.in. takie funkcje:

●       Rozmowy wideo i audio - pisanie wiadomości na czacie jest niezwykle szybką i wygodną metodą komunikacji. Jednak od biznesowych aplikacji oczekuje się należytego poziomu zaawansowania, a wysokiej jakości połączenia głosowe i wideo powinny być stale rozwijaną przestrzenią w ramach takiego komunikatora.

●       Organizacja pracy - podczas planowania pracy własnej i zespołowej pomocny będzie wbudowany kalendarz. Zaplanujesz w nim cykliczne, szybkie spotkania zespołu oraz dłuższe wydarzenia, szkolenia, webinary czy rozmowy biznesowe z klientami.

●       Wzmianki, ważne wiadomości - czat wciąż odgrywa istotną rolę w komunikacji online. W ramach konwersacji grupowych możesz wspomnieć konkretnych użytkowników lub podnieść priorytet wysyłanej wiadomości. W ten sposób oznaczone osoby nie przegapią ważnych informacji.

●       Szczegółowa wyszukiwarka - gdy zaangażowanie członków grupy jest wysokie, a dzienna liczba wiadomości liczona jest nawet w dziesiątkach, można się pogubić w odnalezieniu istotnych informacji ręcznie. Dobry komunikator posiada wyszukiwarkę, z pomocą której szybko przeszukasz historię czatu według konkretnych fraz.

●       Udostępnianie plików - to usprawnienie, które znacząco przyspiesza komunikację w internecie. Zamiast wysyłać załącznik mailem czy wrzucać ręcznie na wirtualny dysk, można dodać go do wiadomości na czacie.

●       Integracja z aplikacjami zewnętrznymi - dobry komunikator będzie elastyczny i pozwoli ci dopasować go do własnych potrzeb. Microsoft Teams posiada rozbudowaną bazę aplikacji, które pomogą precyzyjnie spersonalizować środowisko pracy.

Poszczególne funkcje powinny prowadzić do osiągnięcia konkretnych celów. Im więcej potrzeb spełni pojedyncza aplikacja, tym bardziej warto rozważyć jej wdrożenie.

Poprawa komunikacji w firmie

Korespondencja mailowa jest dobra przy oficjalnym kontakcie z klientem czy partnerem biznesowym. Jednak komunikacja wewnątrz firmy niejednokrotnie jest dynamiczna i im szybciej wiadomość dotrze do odbiorcy, tym lepiej.

Dobry komunikator internetowy zwiększy efektywność wymiany informacji w zespole. Wiadomości mailowe, zwłaszcza te ważne, np. komunikaty z działu HR czy z zarządu, bywają długie i mogą zostać przeczytane pobieżnie. W komunikacji na czacie wybieramy raczej krótszy i jednocześnie bardziej konkretny przekaz, co ułatwia odbiór informacji.

Oszczędność czasu i pieniędzy Czas przeznaczony na pracę jest niezwykle cenny. Kiedy pracownicy potrzebują kilkudziesięciu minut dziennie, aby nadrobić zaległości w mailach, czas na efektywną pracę zauważalnie się kurczy.

Czy powyższe argumenty przemawiają za tym, aby całkowicie zrezygnować z korespondencji mailowej wewnątrz firmy? Zdecydowanie nie. Zwracamy jedynie uwagę na to, że do konkretnych celów, warto używać przygotowanych pod nie rozwiązań: pocztę e-mail dla wiadomości, które “mogą poczekać", a komunikatora online do bieżącej i szybkiej wymiany informacji.

Wydajne planowanie pracy Obecnie wiele aplikacji dla firm łączy różne aspekty pracy. Naturalnie generuje to kolejne oszczędności. Profesjonalny komunikator pozwoli nie tylko na efektywną wymianę informacji między użytkownikami, ale też umożliwi precyzyjne planowanie pracy.

W kalendarzu Teams zaplanujesz spotkania dowolnego rodzaju z innymi członkami zespołu i klientami (nawet jeśli sami nie korzystają z Teamsa). Organizacja pracy nie dotyczy tylko spotkań online. Jeśli lubisz zarządzać swoim czasem z pomocą takich aplikacji jak Planner czy To Do, możesz korzystać z nich nie wychodząc z Teamsa.

Integracja i wzmocnienie relacji Pracownicy zdalni z pewnością docenią możliwości integracji z innymi członkami zespołu. Emotikony czy baza gifów w wielu aplikacjach są standardem, jednak nie każdy komunikator pozwoli np. na wspólne granie w Pasjansa czy zespołowego Sapera.

Wiele firmowych danych przechowujemy w wersji cyfrowej - na własnych serwerach i chmurze. Tak jak papierowe dokumenty z wrażliwymi informacjami trzymamy “pod kluczem", tak o elektroniczne zasoby powinniśmy troszczyć się w szczególny sposób.

Liczba ataków hakerskich z roku na rok rośnie i ofiarą padają różne organizacje, niezależnie od działalności i wielkości przedsiębiorstwa. Przykładem dużego ataku, przeprowadzonego w Polsce, była kradzież loginów i haseł do portalu KRK. Oszuści publikowali w ten sposób fałszywe licytacje w serwisie komorniczym.

Skoro w ramach komunikacji online wymieniamy się ważnymi informacjami i plikami, nie chcielibyśmy, aby wypłynęły one poza firmę. Jak Microsoft Teams chroni informacje, udostępniane na czacie czy na spotkaniach wideo?

Logowanie wieloskładnikowe Logowanie wieloskładnikowe (2FA - Two Factor Authentication) jest podstawowym minimum, jeśli chodzi o dodatkowe zabezpieczenie kont służbowych i prywatnych. Jak pokazuje wiele przykładów udanych ataków hakerskich, brak dodatkowej metody weryfikacji logowania znacznie ułatwia cyberprzestępcom uzyskać dostęp do zasobów firmy.

Nie każdy komunikator online pozwala na konfigurację logowania dwuetapowego, dlatego zwróć na to uwagę podczas wybierania aplikacji dla swojej firmy. Sam login i hasło, choćby były mocno skomplikowane, to bariera, którą nadal można złamać.

Logowanie do środowiska Microsoft może być zabezpieczone standardowymi metodami dodatkowej autoryzacji: kodami SMS, aplikacją mobilną (np. Microsoft Authenticator) lub kluczem zabezpieczeń U2F.

Szyfrowanie end-to-end Szyfrowanie end-to-end (E2E) pozwala wysyłać wiadomości w taki sposób, aby ich treść nie mogła zostać przechwycona na drodze między nadawcą a odbiorcą. Pozwala to zachować bezpieczeństwo firmowej korespondencji w podstawowym stopniu.

Na początku 2022 roku szyfrowanie E2E zostało wprowadzone również w Microsoft Teams.

Kopia zapasowa korespondencji Korzystanie z funkcji kopii zapasowej (backupu) dla firmowych zasobów, to jedna z podstawowych praktyk zapobiegania utracie danych. Informacje wysyłane za pomocą komunikatora internetowego bywają równie istotne, co korespondencja mailowa.

Część aplikacji do komunikowania się online posiada taką funkcję. Dzięki niej mamy pewność, że nawet w wyniku “bezpowrotnego" usunięcia wiadomości, uda się je odzyskać.

Zachowanie prywatności użytkowników Troska o bezpieczeństwo swoich danych nie dotyczy jedynie strefy biznesowej. W takim samym stopniu chcemy chronić nasze adresy, numery telefonów i inne nasze prywatne dane.

Dobrze zabezpieczony komunikator online nie wykorzysta takich informacji, np. do nielegalnego handlu danymi.

Aplikacja Teams działa jako odrębne narzędzie do efektywnej komunikacji w biznesie. Równie dobrze jednak sprawdza się jako naturalny element rozbudowanego środowiska Microsoft 365.

Oto przykładowe pakiety narzędzi Microsoft 365, w których znajdziesz jeden z najlepszych komunikatorów online na świecie:

●       Microsoft 365 Business Basic - pakiet Microsoft 365 dla firm w najniższej cenie z aplikacjami online. Polecany dla mobilnych użytkowników.

●       Microsoft 365 Business Standard - jedna z najbardziej popularnych licencji z Teamsem i standardową instalacją pakietu na 5 komputerach.

●       Microsoft 365 Business Premium - pakiet usług dla wymagających wysokiej jakości narzędzi do komunikacji i bezpieczeństwa jak Defender, Intune. Doskonale sprawdza się w sektorze MŚP i większych przedsiębiorstwach.

Artykuł sponsorowany