Rola Office Managera w efektywnym zarządzaniu biurem

Office Manager lub inaczej kierownik biura, specjalista do spraw administracji, administrator lub manager biura to osoba, która łączy pracę wszystkich działów firmy i dba o ich sprawne funkcjonowanie. Tak naprawdę ułatwia wykonywanie codziennych obowiązków oraz czuwa nad tym, by miejsce pracy było dobrze zaopatrzone i profesjonalnie przygotowane każdego dnia. Czym zajmuje się Office Manager?

• Reprezentuje biuro i dba o sprawną komunikację oraz obieg informacji między wszystkimi działami.
• Często kontroluje biurowe wydatki i dysponuje budżetem tak, aby firma była dobrze zaopatrzona we wszystko, co niezbędne i uregulowane prawnie. Przykładem może być swobodny dostęp do wody pitnej dla każdego pracownika. Źródło napojów nie powinno znajdować się dalej niż 75 metrów od stanowiska pracy. Jeszcze inne przepisy obowiązują, kiedy pracownik wykonuje swoje obowiązki na zewnątrz, a temperatura przekracza 25°C. W takich warunkach trzeba zagwarantować dostęp do wody[1]. Profesjonalny Office Manager zadba więc o odpowiednią formę dostarczenia jej do wszystkich pracowników oraz będzie czuwał nad regularnością dostaw od sprawdzonego producenta.
• Zarządza korespondencją, obiegiem dokumentów i faktur (ściśle współpracuje z działem księgowości i HR).
• Planuje pracę biura, a często też prowadzi kalendarz spotkań zarządu.
• Pilnuje harmonogramu działań i terminów realizacji zadań
• Kontaktuje się z działem IT w celu uzyskania pomocy technicznej oraz odpowiedniego sprzętu i oprogramowania dla pracowników.
• W mniejszych biurach może zarządzać mediami społecznościowymi firmy.
• Organizuje spotkania, delegacje, eventy i wyjazdy firmowe.
• Dba o motywację pracowników.

Te najczęściej spotykane obowiązki profesjonalnego Office Managera mogą zostać uzupełnione o inne, które będą dopasowane do specyfiki branży i firmy. Z tego powodu osoba na tym stanowisku musi odznaczać się elastycznością i umiejętnością dopasowania się do różnego typu sytuacji.

Office Manager powinien być zorganizowany, a także znać rzetelnych producentów niezbędnego sprzętu i wyposażenia biurowego. W jego pracy nieuniknione będą codzienne kontakty międzyludzkie nie tylko w obrębie wszystkich działów, ale też osób spoza firmy, np. kontrahentów, sprzedawców, kandydatów do pracy, klientów i współpracowników. Dlatego tak cenione są tzw. umiejętności miękkie, czyli sprawna komunikacja, umiejętność rozwiązywania sytuacji konfliktowych czy znajomość etykiety biznesowej.

Nowoczesne zarządzanie biurem powinno opierać się na narzędziach i rozwiązaniach, które przyspieszają i usprawniają procesy, w których zazwyczaj bierze udział wielu pracowników z różnych działów. Profesjonalny Office Manager powinien dobrze orientować się zarówno w nowinkach technologicznych, jak i ofercie dostawców, którzy dostosowują oferty do klienta oraz ułatwiają regularny cykl zamówień i dostaw. Jakich narzędzi i taktyk można użyć, by podnieść zadowolenie z pracy pracowników i dobrze zarządzać biurem?

Komunikacja w zespole i wyznaczanie zadań

Nic nie zastąpi rozmowy twarzą w twarz, ale w przypadku firm, w których współpracuje ze sobą wiele osób z różnych działów, pracujących w specyficznych trybach, kontakt w cztery oczy może być utrudniony i nieefektywny.

Dlatego warto skorzystać z różnego typu komunikatorów, np. Slack, Discord, Microsoft Teams czy Zulip. Warto wybrać taki, który ma funkcje potrzebne pracownikom, czyli nie tylko chat 1 na 1, ale też rozmowy grupowe, wideokonferencje czy może tworzenie rozmów tematycznych.

Do zarządzania biurem przyda się także kalendarz, np. ten od Google. Wyznaczanie zadań lub kontrola nad terminowością będzie o wiele sprawniejsza, kiedy całą strategię przeniesie się do aplikacji lub oprogramowania typu Asana, IC Project czy Trello. Warto sprawdzić, czy niezbędne będzie wykupienie subskrypcji, czy wystarczy darmowa wersja.

Elektroniczny obieg dokumentów

Większość firm przechodzi już na ekonomiczną, bardziej ekologiczna i wygodniejszą formę zarządzania biurową dokumentacją. W tym aspekcie również istnieje wiele wersji oprogramowania, które ułatwią wszystkie tego typu procesy.

Usprawnianie zakupów

Dzięki sklepom internetowym zakupy nie mogą być już prostsze, jednak zawsze można usprawnić coś w łańcuchu zamówień i dostaw, aby proces ten zabierał o wiele mniej czasu i energii. Najważniejsze to dokonać wyboru odpowiedniego rozwiązania do biura.

Przykładem może być wspomniana już woda, którą przecież trzeba zagwarantować pracownikom. Można jednak zdecydować się na nieekologiczne, generujące dużą ilość odpadów butelki plastikowe lub higieniczne i wydajne dyspensery do wody, np. BRITA, które gwarantują smak, bezpieczeństwo i jakość dzięki filtrom eliminującym 99,999% bakterii.

W ofercie BRITA znajdują się dyspensery zintegrowane z kranem, nablatowe, wolnostojące lub te o dużej wydajności, które można dopasować do potrzeb każdego biura oraz układu pomieszczeń i firmowej kuchni. Można również zamówić akcesoria, np. szklane lub wykonane z trwałego plastiku, bez BPA, butelki z logo firmy.

Dlaczego dyspensery BRITA to najlepszy wybór i gwarancja czystej wody dla Twojego biura?

• ochrona przed zanieczyszczeniami - opatentowana technologia BRITA ThermalGate™ automatycznie i regularnie podgrzewa kran w celu ochrony przed zanieczyszczeniami i zarazkami (również tymi, które mogłyby się przedostawać z zewnątrz);. Dzięki rozwiązaniom BRITA Hygiene Standard filtr w dyspenserach usuwa nawet 99,99999% bakterii;
• typ dopasowany do każdej przestrzeni - w ofercie znajdują się modele nablatowe i wolnostojące, dyspensery ze zintegrowanym kranem i wysokowydajnościowe dyspensery do wody;
• jeden dyspenser - wiele rodzajów wody. Możesz zapewnić pracownikom dostęp do wody niegazowanej, gazowanej, schłodzonej, w temperaturze otoczenia lub gorącej;
• zawsze świeża woda - w przeciwieństwie do dyspenserów z butlą, w urządzeniach podłączanych do sieci wodociągowej woda nie jest długo przechowywana w jednym pojemniku, co sprzyjałoby rozwojowi bakterii charakterystycznych dla wody stojącej. Dyspensery BRITA pobierają i filtrują wodę na bieżąco.

Poznaj zalety dyspensera do wody w biurze >>>

Wykorzystanie sztucznej inteligencji

Profesjonalny Office Manager wie, że zarządzanie biurem musi dopasowywać się do zmian na rynku, dlatego będzie też wykorzystywał pomoc sztucznej inteligencji. Może ona ułatwiać przetwarzanie i analizę dużej ilości danych, podpowiadać rozwiązania i generować prognozy oraz ewentualne zagrożenia. Będzie pomocna w podejmowaniu trudnych decyzji czy przyspieszaniu różnego rodzaju procesów i zadań, np. tworzenia prostych tekstów maili czy wiadomości do pracowników, kontrahentów lub klientów.

Office Manager, który nieustannie się rozwija, jest prawdziwym ambasadorem marki oraz ma ogromny wpływ na budowanie kultury organizacyjnej, motywowanie pracowników i podnoszenie zadowolenia z pracy. Nowoczesne zarządzanie biurem wymaga nie tylko doskonałej organizacji i umiejętności interpersonalnych, ale także adaptacji do najnowszych technologii i trendów rynkowych.

Office Manager, korzystając z narzędzi takich jak komunikatory, systemy zarządzania zadaniami, czy rozwiązania do elektronicznego obiegu dokumentów, może znacząco wpłynąć na efektywność pracy w biurze. Jeśli zadba o detale, takie jak dostęp do czystej wody czy wygodne i ekologiczne rozwiązania biurowe, pokaże troskę o dobrostan pracowników, co przełoży się na lepsze wyniki pracy i pozytywny wizerunek firmy.

[1] https://www.rp.pl/prawo-w-firmie/art10301661-kiedy-pracodawda-musi-zagwarantowac-pracownikom-dostep-do-zimnych-napojow