System do zarządzania kancelarią prawną – jak go wybrać?
Prowadzisz kancelarię i szukasz sposobu na efektywną poprawę jakości przepływu informacji, procedowania spraw, wystawiania faktur, przygotowania umów? Zanim zaczniesz cokolwiek zmieniać, zwróć uwagę na narzędzia, z których korzystasz. Bardzo często są one różne, nieprzystające do siebie, a w efekcie spowalniające codzienną pracę…
System do zarządzania kancelarią prawną powinien być jeden. Dlaczego? Ponieważ dzięki temu masz szansę zgromadzić wszystkie potrzebne ci informacje w jednym miejscu, ułatwić członkom zespołu dostęp do nich, przyspieszyć procedowanie określonych tematów, a tym samym poprawić jakość obsługi klienta. Osobny system do fakturowania, rejestrowania i wersjowania umów, osobne poczta elektroniczna, kalendarz każdego z pracowników to wszystko, zamiast łączyć, dzieli. W nowoczesnym zarządzaniu dążymy zaś do systemu workflow, czyli jak najlepszego obiegu informacji, który pozwala efektywnie, szybko i sprawnie procedować kolejne sprawy z wykorzystaniem wiedzy z różnych działów kancelarii.
Kancelaria to organizacja, w której codziennie przetwarza się ogromne ilości dokumentów. Sprawna praca w dużej mierze zależy więc od tego, jak wygląda praca z dokumentami na co dzień. Elektroniczny obieg dokumentów, który pozwala wprowadzić system do zarządzania kancelarią prawną, znacznie przyspiesza ich przechodzenie do właściwych działów. Z kolei CRM pozwala w jednym miejscu gromadzić kompleksową wiedzę dotyczącą każdego klienta. Zainteresowani pracownicy mogą prześledzić historię jego obsługi od samego początku, co bardzo często znacznie przyspiesza poszczególne zadania, pozwala uniknąć opóźnień czy nieporozumień. Dostęp do dokumentów każdy uprawniony oczywiście do tego pracownik może uzyskać w każdej chwili, z każdego miejsca (przy jednoczesnym zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń dla pracy zdalnej). W efekcie zarządzanie kolejnym sprawami i projektami staje się łatwiejsze dla każdego pracownika, a także dla zespołu managerskiego. Dobry, nowoczesny, kompleksowy system do zarządzania kancelarią prawną otwiera przestrzeń na prawdziwe wykorzystanie potencjału zespołu.
Stosowanie wielu różnych programów i wykorzystywanie ich w zarządzaniu kancelarią powoduje, że dokumenty i sprawy procedowane w różnych systemach, modułach, co niestety utrudnia przepływ informacji i blokuje właściwie workflow. Nie jest to rozwiązanie ani efektywne ani bezpieczne. Dlatego właśnie warto postawić na jeden zaawansowanych program do zarządzania kancelarią, który pozwoli ci wydajnie pracować, przekazywać jednocześnie ten sam dokument do kilku działów, a następnie w jednym miejscu kompleksowo zbierać informacje dotyczące obsługi klienta, związanej z tym dokumentem. Połączenie w jeden system raportowania, powiadomień, poczty elektronicznej, kalendarza, bazy klientów, systemu do fakturowania, elektronicznego obiegu dokumentów, w tym tworzenia i wersjowania umów pozwala w zupełnie nowy sposób spojrzeć na kancelarię, jej codzienną pracę, możliwości i potencjał zespołu.
Często intuicyjnie wiemy, że coś nie działa, ale nie jesteśmy w stanie powiedzieć, co i dlaczego. System do zarządzania kancelarią ma ci ułatwić znalezienie odpowiedzi na to pytanie. Gdy wszystko jest w jednym miejscu, prześledzenie codziennej pracy, ale i w wersji meta przebiegu całych procesów w kancelarii jest łatwiejsze. To pozwala ci optymalizować, poprawiać, ulepszać codzienną pracę, czego efektem jest lepsza obsługa klienta, co przekłada się oczywiście ostatecznie na jego satysfakcję ze współpracy z kancelarią.
Artykuł sponsorowany
