Wdrożenie KSeF — przygotuj się do wprowadzenia systemu e-faktur w firmie
Od połowy 2024 roku, wraz z nowelizacją ustawy o VAT, stosowanie Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkowe dla każdego przedsiębiorstwa. Nie masz się czym martwić - proces ten wcale nie musi być skomplikowany! W tym artykule krok po kroku przeprowadzimy Cię przez proces wdrażania KSeF w Twojej firmie. Dowiesz się, jak dostosować swoje systemy fakturowe tak, aby bezproblemowo komunikowały się z KSeF, a także jakie korzyści może przynieść Twojemu biznesowi przeniesienie procesu fakturowania do świata cyfrowego.
Krajowy System e-Faktur to kluczowy element centralnej strategii cyfryzacji procesów biznesowych w Polsce. Jest to platforma umożliwiająca wystawianie i otrzymywanie faktur drogą elektroniczną, która ma za zadanie uprościć i usprawnić proces fakturowania zarówno dla przedsiębiorców, jak i administracji publicznej. Głównym celem wprowadzenia tego systemu jest zwiększenie efektywności, przejrzystości oraz bezpieczeństwa transakcji gospodarczych.
Podstawą prawną wprowadzenia KSeF jest Ustawa z dnia 29 października 2021 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. KSeF operuje na fakturach ustrukturyzowanych, które są zgodne z formatem XML określonym przez strukturę logiczną e-Faktury FA(2), opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na platformie ePUAP. Faktury te mogą być wystawiane za pomocą narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, lub za pomocą programów takich jak Baseline, wspomagających obieg faktur w firmie.
W pierwszej fazie wdrażania korzystanie z KSeF było dobrowolne. Przedsiębiorcy mogli zdecydować, czy chcą wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, czy pozostać przy dotychczas stosowanych rozwiązaniach. Od 1 lipca 2024 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców będących czynnymi płatnikami VAT. Dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT, korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe od 1 stycznia 2025 roku. Wdrażanie KSeF zostało podzielone na kilka etapów. Od października 2021 roku prowadzony był pilotaż systemu z udziałem podatników. Następnie, od 1 stycznia 2022 roku, KSeF stał się rozwiązaniem dobrowolnym. Finalnym etapem jest wprowadzenie KSeF, jako rozwiązania obowiązkowego od lipca 2024 roku, co zgodnie z decyzją Rady Unii Europejskiej uczyni fakturowanie elektroniczne w Polsce obowiązkowym.
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w firmie to proces, który wymaga zrozumienia przepisów prawnych, przygotowania technologicznego oraz sprawnego wdrożenia nowych procedur w codziennych operacjach przedsiębiorstwa.
Warto zacząć go od samodzielnego zapoznania się z przepisami dotyczącymi KSeF oraz regularnego śledzenia komunikatów Ministerstwa Finansów, które jako pierwsze dostarcza nowych informacji na temat systemu. Kluczowym krokiem rozpoczynającym zmiany powinno być przeprowadzenie inwentaryzacji procesów fakturowania w firmie. Proces ten obejmuje zrozumienie, jak faktury są generowane, przetwarzane, wysyłane i przechowywane, a także jakie systemy w tym uczestniczą. Pozwoli to na zidentyfikowanie potencjalnych obszarów, które mogą wymagać dostosowania, aby spełnić wymagania nowego systemu, jakim jest KSeF.
Kolejnym krokiem w procesie wdrożenia KSeF powinny być przygotowania techniczne. Obejmują one identyfikację obowiązkowych i opcjonalnych pól w schemacie faktury oraz ocenę, czy obecne narzędzie do wystawiania faktur można dostosować do nowych wymogów, czy należy jednak rozważyć zakup nowego, które spełni wszystkie wymagania systemu. Analiza techniczna systemu obecnie używanego do wystawiania faktur oraz możliwości jego integracji z KSeF powie Ci, czy nowy system fakturowania jest potrzebnym wydatkiem - jeśli tak, warto zacząć go szukać. Wybór odpowiedniego systemu do e-fakturowania jest w końcu kluczowy dla całego procesu integracji. Ministerstwo Finansów oferuje system dla mniejszych firm, ale duże podmioty mogą wybrać inne systemy, lepiej dostosowane do swoich potrzeb, które często wykraczają poza możliwości KSeF, na przykład w zakresie przekazywania załączników do faktur. Dostosowanie infrastruktury IT to jedno z największych wyzwań w procesie migracji. Wdrożenie e-fakturowania będzie wymagało integracji systemów księgowych i fakturowych z KSeF. Podatnicy będą musieli przygotować i zaimplementować stosowne rozwiązania IT, aby dostosować się do nowych wymagań, takich jak weryfikowanie, które informacje będą przekazywane do KSeF.
Pomóc w tym może gotowe oprogramowanie, znacznie upraszczające cały proces. Szukanie odpowiedniego systemu może zająć wiele czasu - warto więc postawić na sprawdzoną jakość, jaką reprezentuje system Baseline, który sprawnie pomoże w automatyzacji obiegu dokumentów w firmie, z łatwością przeprowadzając Cię przez proces migracji firmy do KSeF.
Sam dostęp do KSeF uzyskasz po niezbędnym zarejestrowaniu się na platformie, który dokonuje się za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego (Profilu Zaufanego) lub za pośrednictwem API i wygenerowanego wcześniej tokenu. Po rejestracji bezproblemowo można zalogować się do systemu, zyskując dostęp do różnych uprawnień (w tym: nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur; wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych; wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy[1], będących fakturami ustrukturyzowanymi).
Końcowym elementem wdrożenia systemu powinno być przeszkolenie personelu w zakresie wystawiania i odbierania faktur w KSeF, obejmujące również przygotowanie pracowników do autentykacji i autoryzacji wysyłki faktur.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (w życie może wydawać się sporym wyzwaniem - gdy jednak przyjrzymy się bliżej, okaże się, że jego korzyści znacząco przewyższają początkowe trudności. System ten został stworzony z myślą o ułatwieniu procesów związanych z fakturowaniem zarówno dla przedsiębiorstw, jak i dla państwa. Umożliwi on także zwiększenie transparentności i efektywności w komunikacji między tymi podmiotami.
KSeF to prawdziwa masa korzyści dla przedsiębiorców. Przede wszystkim, znacząco upraszcza on i przyspiesza procesy fakturowania, pozwalając zaoszczędzić cenny czas. Automatyzacja procesów związanych z fakturowaniem przyczynia się także do redukcji kosztów administracyjnych. Ponadto, elektroniczny system fakturowania zwiększa bezpieczeństwo danych dzięki zastosowaniu nowoczesnych mechanizmów zabezpieczających, co w czasach zwiększonego nacisku na ochronę danych jest kluczowe. KSeF ułatwia także zarządzanie finansami oraz kontrolę nad przepływem gotówki w firmie, co wspomaga efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem.
Z punktu widzenia konsumenta, główną korzyścią jest większa transparentność transakcji. Dzięki elektronicznym fakturom klienci mają łatwy dostęp do swoich faktur oraz historii transakcji. Ponadto, KSeF może przyczynić się do usprawnienia procesu rozwiązywania sporów związanych z fakturowaniem, co przynosi korzyści zarówno dla konsumentów, jak i dla przedsiębiorstw. Dodatkową korzyścią z perspektywy państwa jest uszczelnienie systemu podatkowego, co przekłada się na większą uczciwość w rozliczeniach podatkowych.
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to krok ku nowoczesności, który pomaga w usprawnieniu procesów fakturowania oraz zwiększeniu transparentności transakcji między przedsiębiorcami, państwem i konsumentem. Chociaż proces migracji i implementacji rozwiązań może wydawać się wyzwaniem, jego korzyści są znaczące. Kto nie chciałby, aby jego firma skorzystała z przyspieszenia procesów, redukcji kosztów czy bezpiecznego przechowywanie danych? Z pomocą odpowiednio zbudowanego oprogramowania, takiego jak system Baseline, sam proces wdrożenia może okazać się prosty i przyjemny. Warto zainwestować czas i zasoby w dokładne przygotowanie firmy do wdrożenia KSeF, aby na długi czas cieszyć się korzyściami płynącymi z elektronicznego procesu fakturowania.
Artykuł sponsorowany
