Warunki nabywania prawa do polskich świadczeń emerytalno ? rentowych, zasady i tryb przyznawania i obliczania wysokości świadczeń oraz ich wypłaty zostały określone w ustawie z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. nr 162, poz. 1118 z późniejszymi zmianami). Postępowanie w sprawach polskich świadczeń emerytalno-rentowych wszczyna się na podstawie wniosku złożonego przez osobę zainteresowaną lub jej pełnomocnika.
Osoby, które mieszkają w państwach, z którymi Polskę łączą umowy dwustronne w dziedzinie ubezpieczeń społecznych wnioski o ustalenie prawa do polskich świadczeń emerytalno-rentowych zgłaszają w instytucji miejsca zamieszkania (np. francuskiej, belgijskiej, niemieckiej). W dalszym etapie instytucje te przekazują wniosek do właściwej jednostki organizacyjnej ZUS, która realizuje umowy międzynarodowe w zakresie spraw emerytalno-rentowych. Natomiast osoby zamieszkałe w państwach, z którymi Polskę łączą porozumienia o wzajemnym przekazywaniu świadczeń emerytalno-rentowych, czyli np. w USA, Wielkiej Brytanii, na Litwie wnioski o ustalenie prawa do polskich emerytur i rent zgłaszają bezpośrednio do właściwej jednostki organizacyjnej ZUS. Ostatnią grupą są osoby zamieszkałe w państwach, z którymi Polski nie łączą umowy międzynarodowe w dziedzinie ubezpieczeń społecznych. W ich przypadku wnioski o ustalenie prawa do polskich emerytur i rent należy składać do oddziałów ZUS właściwych ze względu na ich ostatnie miejsce zamieszkania w Polsce.
Do wniosku w sprawie przyznania polskich świadczeń emerytalno-rentowych powinny być dołączone dokumenty stwierdzające datę urodzenia wnioskodawcy, ostatnie miejsce zamieszkania wnioskodawcy w Polsce (jeżeli wnioskodawca zamieszkuje w państwie, z którym Polski nie łączy umowa międzynarodowa w dziedzinie ubezpieczeń społecznych), okresy składkowe i nieskładkowe w Polsce (świadectwa pracy, legitymacje ubezpieczeniowe, zaświadczenie o odbyciu studiów wyższych) oraz wysokość wynagrodzenia osiąganego przez wnioskodawcę w czasie zatrudnienia w Polsce (zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, legitymacja ubezpieczeniowa). W przypadku braku dokumentów, które stwierdzają okresy składkowe i nieskładkowe w Polsce lub wysokości osiąganego wynagrodzenia, należy zwrócić się do zakładów pracy, w których wykonywane było zatrudnienie w Polsce. W postępowaniu o polskie świadczenia emerytalno-rentowe, dowody z dokumentów dotyczące zatrudnienia (ubezpieczenia) i wysokości wynagrodzeń w Polsce oraz pisemne zeznania świadków należy dołączać do wniosku w oryginale. Jako środek dowodowy w postępowaniu o świadczenia emerytalno-rentowe uznawane są także kopie ww. dokumentów poświadczone przez notariusza w Rzeczypospolitej Polskiej lub konsula Rzeczypospolitej Polskiej w państwie zamieszkania wnioskodawcy.
Zgodnie z art. 132 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. nr 162, poz. 1118) emerytom i rencistom, którzy mieszkają za granicą w państwach, z którym Polski nie łączą umowy międzynarodowe w dziedzinie ubezpieczeń społecznych, świadczenia można wypłacić na ich wniosek osobom przez nich upoważnionym do odbioru, zamieszkałym w Polsce lub na rachunki bankowe emerytów lub rencistów w Polsce. Natomiast wnioski o wypłatę polskich świadczeń emerytalno-rentowych, przysługujących tym osobom przyjmują i świadczenia te wypłacają oddziały ZUS właściwe dla ostatniego miejsca zamieszkania przed wyjazdem za granicę. Inny sposób wypłaty polskich emerytur i rent osobom, które mieszkają za granicą może wynikać wyłącznie z postanowień umów międzynarodowych w dziedzinie ubezpieczeń społecznych. Postanowienia tych umów otwierają prawo do transferu przez ZUS polskich emerytur i rent osobom, które zamieszkują na stałe w państwach, z którymi Polska zawarła umowy dwustronne o zabezpieczeniu społecznym. W sytuacji, gdy umowy międzynarodowe nie regulują kwestii terminów wypłaty świadczeń, stosuje się w tym zakresie wewnętrzne przepisy, zgodnie z którymi polskie świadczenia wypłaca się za miesiące kalendarzowe w dniu ustalonym w decyzji organu rentowego jako termin płatności świadczeń.
Świadczenia przekazywane za granicę ustalone w kwotach niższych od najniższej emerytury, mogą być wypłacane w innych niż miesięczne terminach ustalonych w decyzji organu rentowego. Za dzień wypłaty polskich świadczeń emerytalno-rentowych przekazywanych za granicę uważa się dzień przekazania należności do banku lub innej instytucji pośredniczącej w wypłacie świadczeń. W przypadku korzystania przez ZUS z pośrednictwa zagranicznych instytucji ubezpieczeniowych, instytucje te ponoszą pełną odpowiedzialność za prawidłowość wypłat polskich emerytur i rent na własnym terytorium.
Decyzje w sprawach polskich świadczeń emerytalno-rentowych przysługujących osobom zamieszkałym w państwach, z którymi Polskę łączą umowy międzynarodowe w dziedzinie ubezpieczeń społecznych, wydają i świadczenia te wypłacają następujące jednostki organizacyjne ZUS :
Zakład Ubezpieczeń Społecznych - Departament Wypłat Świadczeń Zagranicznych
00-082 Warszawa, ul. Senatorska 10, tel.: (+48 22) 827-36-46, 831-91-94 (do 95) wew. 38-10, 38-14;
telefax: (+48 22) 827-56-21, 827-53-71
Osobom zamieszkałym w Belgii, Bułgarii, Francji, Bośni i Hercegowinie, Chorwacji, Macedonii, Jugosławii, Litwie, Luksemburgu, Niemczech (renty przysługujące w związku z wypadkami przy pracy i chorobami zawodowym), oraz w Słowenii, Stanach Zjednoczonych Ameryki Północnej, Wielkiej Brytanii, na Węgrzech i b. ZSSR.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych - Oddział w Nowym Sączu
Wydział Rent Czeskich i Słowackich
33-300 Nowy Sącz, ul. Sienkiewicza 77, tel.: (+4818) 443-86-57 wew. 23-04; telefax: (+4818) 444-25-05 osobom zamieszkałym w Czechach i Słowacji.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych - Oddział w Opolu
Wydział Realizacji Umów Polsko-Niemieckich
45-701 Opole, ul. Wrocławska 24, tel.: (+48 77) 474-60-10, 451-16-00 (do 1) wew. 416, 451-14-16, 474-60-76; telefax: (+48 77) 474-64-62 lub 457-42-54
osobom zamieszkałym w Niemczech (z wyjątkiem rent przysługujących w związku z wypadkami przy pracy i chorobami zawodowymi).
Zakład Ubezpieczeń Społecznych - Oddział w Tarnowie
Wydział Realizacji Umowy Polsko-Austriackiej
33-100 Tarnów, ul. Kościuszki 32, tel.: (+48 14) 621-43-71(do 74) wew. 360, 622-05-85; telefax: (+48 14) 621-56-98 lub 627-81-12 osobom zamieszkałym w Austrii.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych - Oddział w Łodzi
Wydział Realizacji Konwencji Polsko-Hiszpańskiej
90-431 Łódź, ul. Zamenhofa 2, tel.: (+48 42) 638-24-48 lub 638-27-90, 638-27-99 Telefax: (+48 42) 636-34-99 osobom zamieszkałym w Hiszpanii (polsko-hiszpańska Konwencja z dnia 22.02.2001 r. o zabezpieczeniu społecznym oczekuje na ratyfikację. Konwencja wejdzie w życie pierwszego dnia trzeciego miesiąca następującego po dniu wymiany dokumentów ratyfikacyjnych).
