Jak wycisnąć pracownika?

Jednym z twórców ergonomii (nauki o sprawnym organizowaniu pracy) był Amerykanin, Frank Gilbreth. Miał obsesję na punkcie ułatwiania życia i skracania czasu potrzebnego do wykonywania rożnych czynności. Na przykład, aby zaoszczędzić czas, przed goleniem mydlił twarz jednocześnie dwoma pędzlami. Próbował też golić się dwiema żyletkami jednocześnie, ale zrezygnował z tego, bo minuty w ten sposób zaoszczędzone musiał przeznaczać potem na opatrywanie ran.

Niektóre pomysły Gilbretha przyniosły jednak niezwykłe efekty. Na przykład obserwując murarzy (był to koniec XIX wieku), zauważył, że wykonują oni setki niepotrzebnych ruchów, które zwiększają zmęczenie i wydłużają czas pracy. Wymyślił wiec sposoby oszczędzania wysiłku: zaplanował nowe rozmieszczenie materiałów podczas murowania, zaprojektował windę dla murarzy, dzięki której robotnik miał mur przed sobą na tej samej wysokości, wprowadził też podział zadań i określił kolejność, w jakiej mają być wykonywane. W ten sposób udało mu się zredukować liczbę ruchów potrzebnych do położenia jednej cegły z osiemnastu do pięciu!

Oszczędności, jakie firma budowlana dzięki temu osiągnęła były niebywałe - jeden pracownik w ciągu godziny kładł teraz 350 cegieł, a nie jak dotąd - 120. To prawie trzykrotny wzrost tempa pracy! W dodatku chociaż murarze więcej murowali, wcale nie musieli wykonywać poszczególnych czynności szybciej i - o dziwo - byli po pracy mniej zmęczeni!

Ten sugestywny przykład dowodzi, jak bardzo odpowiednie zorganizowanie pracy może zaoszczędzić czas. Pomysły Gilbretha stosowane są dzisiaj w olbrzymiej ilości przedsiębiorstw, fabryk i firm. Zobaczmy, co przynosi dobre efekty w zarządzaniu czasem.

Optymalizacja

W pracy konieczne są przerwy. Bez względu na to, czy pracodawca oficjalnie wprowadza czas na przerwę czy nie, pracownicy i tak odpoczywają w trakcie pracy. Nie da się pracować intensywnie bez wypoczynku dotyczy to zarówno pracy umysłowej, jak i fizycznej. Mięśnie po prostu się męczą, a mózg zużywa substancje chemiczne (neurotransmitery), które muszą zostać następnie zregenerowane. Badania pokazują, że podczas intensywnej pracy umysłowej przerwa powinna następować po ok. 50 minutach i trwać ok. 10 minut.

Bardzo wiele zależy tu jednak od tego, czy pracuje się nad zadaniem interesującym, czy jest ono nowe, czy człowiek jest w stresie itp. Na szczęście mózg sam informuje o tym, kiedy jest mu potrzebna przerwa - to ten moment, w którym następuje rozkojarzenie i człowiek zaczyna myśleć o "niebieskich migdałach".

Podczas pracy fizycznej mięśnie także dają znak, że potrzebują odpoczynku. Czas intensywnej pracy fizycznej może być jednak dłuższy (liczony w godzinach), a przerwy także powinny być dłuższe - ok. 30, 40 minut.

Czas będzie lepiej wykorzystany, jeśli zaczyna się pracę od zadań najciekawszych. Jeśli do wykonania jest kilka zadań, to lepiej jest też zaczynać od tego, co jest łatwe, najtrudniejsze pozostawiając na koniec. Jeśli podczas wykonywania zdania natrafia się na impas, to należy przejść do innych zadań, odczekać, odpocząć.

Dobrze jest pracować w systemie ?

Najpierw praca, potem zabawa, nie odwrotnie. Jeśli praca wykonywana jest w domu, to lepiej ją wykonywać rano niż wieczorem. Gdy zaczyna się pracę od wypoczynku, zabranie się do roboty staje się bardzo trudne, a praca postrzegana jest jako kara (kończy przyjemny wypoczynek). Istnieją co prawda ludzie budzący się o zmroku "sowy", oni dobrze funkcjonują pod koniec dnia, późno kładą się spać i późno wstają. Dla nich praca wieczorem może nie być nużąca. Generalnie jednak lepiej pracę wykonywać na początku dnia.

W zbiurokratyzowanych instytucjach żartuje się, że To co masz zrobić dzisiaj, zrób pojutrze, będziesz mieć dwa dni wolnego. Tak naprawdę czas jest wykorzystany efektywniej, jeśli zadania wykonywane są od razu, a nie odkładane "na potem". Gdy wraca się do odłożonych zdań, trzeba poświęcić dodatkowy czas na przypomnienie ich sobie i "wejście w klimat".

Należy dzielić zadania na etapy i wykonywać je etapami. Nawet jeśli człowiek chce wejść na najwyższą górę świata, to musi zacząć od zrobienia pierwszego kroczku.

Czas oszczędza automatyzowanie wykonywania niektórych fragmentów zadań. Na przykład podczas pisania na komputerze można tworzyć skróty w autokorekcie lub tworzyć makra, które będą za człowieka wykonywać powtarzalne czynności.

Przed przystąpieniem do wykonywania zadania warto poświęcić czas na zaplanowanie tego, jak ma być ono zrobione: podzielić zadanie na etapy, przewidzieć, w jakiej kolejności będą one wykonywane, wiedzieć kiedy nastąpi przerwa itp. Badania nad najlepszymi pracownikami i najlepszymi uczniami pokazują, że właśnie planowaniem różnią się oni od osób wykonujących swoje prace w sposób przeciętny.

Gdy pojawia się zadanie, "przeciętne" osoby od razu przechodzą do jego wykonywania ? czas przygotowania się do zadania jest skrócony do minimum, czas wykonania samego zadania jest długi.

Najlepsi mają inny styl. Bardzo wydłużają etap przygotowawczy - czas przeznaczony na zrozumienie zadania i zaplanowanie jego wykonania jest bardzo wydłużony. Dzięki temu jednak etap samego wykonywania jest stosunkowo krótki. Zadanie jest zwykle wykonane o wiele sprawniej, lepiej i szybciej.

Znaczenie miejsca

Efektywne wykorzystanie czasu związane jest też z odpowiednim zaprogramowaniem miejsca, w którym się pracuje. Powinno się przestrzegać kilku podstawowych zasad. Na przykład należy zmniejszać odległość między pracownikiem a narzędziami. Stanowisko pracy czy blat powinny mieć taką wysokość, aby można było wykonywać pracę w pozycji siedzącej lub stojącej. Inne pozycje wywołują dodatkowe zmęczenie. Ręce nie powinny wykonywać zadań, które można wykonać innymi częściami ciała (stąd np. pomysł śmietników, których klapka podnoszona jest przez naciskanie pedała). W miarę możliwości obie ręce powinny być wykorzystane podczas pracy powinny zaczynać i kończyć ruch w tym samym czasie. Ruchy powinny być też jak najbardziej symetryczne.

Przykładem niech będzie zorganizowanie pracy przy komputerze. Zainwestowanie czasu w naukę pisania wszystkimi palcami, bez patrzenia na klawiaturę na dłuższą metę bardzo się opłaca. Daje także o wiele więcej frajdy podczas pisania i zmniejsza liczbę błędów. Idealne krzesło do pracy przy komputerze to takie, które można dostosować do własnego wzrostu i wagi (krzesło regulowane) oraz dające szansę na zmienianie pozycji, w jakiej się siedzi. Badania nad Europejczykami i Amerykanami (w Azji jest inaczej) pokazały, że podczas pisania nadgarstek nie powinien być zgięty ani nie powinien się poruszać. Jeśli ktoś wiele pisze, to powinien także posiadać podpórkę pod łokcie, tak by były one nieruchome podczas pracy i nie "wisiały w powietrzu". Odległość ekranu od oka nie powinna być większa niż długość wyciągniętego ramienia (do 75 cm). Nie może być także krótsza niż odległość od łokcia do nasady kciuka.

Czy szybka praca się opłaca?

Jeden z moich znajomych pracował jako budowlaniec w różnych państwach - Czechach, Niemczech i Austrii. Twierdził, że Polacy bardzo sprawnie wykonują tam swoje zadania i są szalenie wydajni. W ciągu jednego dnia wykonują więcej roboty niż np. Niemcy. Twierdził jednak, że majstrom wcale się to nie podoba. Praca nie ma być wykonywana szybko. Istnieje nawet przekonanie, że jeśli jest wykonana szybko, to jest zrobiona nieporządnie. W dodatku szybkie wykonanie zawyża średnią i zmusza innych do większej wydajności, co również napotyka opór.

Takie zdarzenie miało miejsce w księgarni internetowej Amazon.com. Zarząd wprowadził system motywacyjny (nagrody), który miał zachęcać pracowników do zwiększenia dziennej wydajności. W wyniku tego systemu wielu pracowników zaczęło efektywniej pracować. Kilka osób dostało nagrody, jednak główny skutek całego zabiegu był taki, że zarząd ostatecznie podniósł normy dziennego wykonania:

- Skoro pracownicy potrafią szybciej pracować, to mają szybciej pracować.

Badania nad strukturami biurokratycznymi pokazują też, że w dużych, zbiurokratyzowanych instytucjach istnieje wyraźna skłonność do wydłużania czasu, jaki przeznacza się na wykonanie określonych zadań oraz odwlekania ich realizacji do ostatniej chwili (jest to tak zwana zasada Parkinsona). Wykonywanie zadań szybko i sprawnie powoduje, że dostaje się dodatkowe prace lub że człowiek sprawia wrażenie niepotrzebnego, "bo nic nie robi".

Jednak w większości zdrowych przedsiębiorstw i instytucji sprawne zorganizowanie czasu jest jednak pożądane. Opłaca się także pracownikom, ponieważ na dłuższą metę instytucje przeznaczają przynajmniej część pieniędzy zarobionych na zwiększonej wydajności na płace dla swoich pracowników. Sprawnie wykonywana praca jest też bardziej satysfakcjonująca.

dr Marcin Florkowski, psycholog, diagnosta-terapeuta w Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej