W projekcie zaproponowano m.in. przyznanie pracownikom urzędów stanu cywilnego (USC) uprawnień do przenoszenia do rejestru stanu cywilnego aktów sporządzonych w papierowych księgach (do tej pory każdy taki akt musiał podpisać kierownik USC lub jego zastępca) i wprowadzenie administracyjnego trybu unieważniania błędnie sporządzonych aktów.
Wprowadzone w marcu 2015 r. nowe Prawo o aktach stanu cywilnego daje obywatelom możliwość załatwienia spraw w dowolnym USC.
Według MSWiA proponowane teraz zmiany będą szczególnie korzystne dla urzędów w dużych aglomeracjach, do których najczęściej zgłaszają się obywatele. Do USC w Warszawie wpływa miesięcznie ok. 18,5 tys. wniosków o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego, w Krakowie - ok. 5,8 tys., we Wrocławiu - ok. 5,3 tys., w Łodzi - ok. 4,5 tys., a w Poznaniu - ok. 3,7 tys.
Zdaniem ministra SWiA Mariusza Błaszczaka nowe przepisy pozwolą największym urzędom stanu cywilnego nadrobić zaległości. Celem projektowanych zmian, których autorem jest MSWiA, jest skrócenie procedur.
Do tej pory w przypadku złożenia wniosku o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego lub o wydanie zaświadczenia kierownik USC przenosił ten akt z papierowej księgi do elektronicznego rejestru. W projekcie zaproponowano, by kierownik miał możliwość upoważniania do wykonywania tej czynności pracowników urzędu.
Według MSWiA to jedna z najbardziej pożądanych zmian usprawniających pracę USC. - Miesięcznie ok. 360 tys. aktów stanu cywilnego jest przenoszonych do rejestru, zatem przyznanie takich uprawnień pracownikom przyspieszyłoby nie tylko sam proces przenoszenia aktu stanu cywilnego, ale również przebieg wydawania odpisów z takiego aktu - argumentuje ministerstwo w uzasadnieniu projektu.
Ponadto w projekcie zaproponowano, by kierownicy USC mogli wydawać odpisy aktów stanu cywilnego - bez konieczności wydłużającego cały proces przenoszenia do centralnego rejestru - na podstawie danych zgromadzonych w "lokalnych" aplikacjach. Chodzi o programy komputerowe, które były zainstalowane w poszczególnych urzędach, zanim wprowadzono nowe Prawo o aktach stanu cywilnego oraz aplikację Źródło, która obsługuje System Rejestrów Państwowych (jego częścią jest centralny rejestr stanu cywilnego).
Zmianą - która ma pomóc nowożeńcom - będzie wprowadzenie regulacji określającej liczbę wydawanych zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz formularzy takich zaświadczeń, które wypełnia duchowny w przypadku ślubu kościelnego wywołującego skutki cywilnoprawne. O taki przepis upominała się Konferencja Episkopatu Polski.
MSWiA chce też rozszerzyć uprawnienia do unieważniania w trybie administracyjnym błędnych aktów stanu cywilnego oraz błędnie dołączonych do nich wzmianek dodatkowych (wpływają one na treść lub ważność tych dokumentów). "Rozwiązanie to umożliwi szybkie wycofywanie z obrotu błędnych aktów stanu cywilnego.
Regulacja ta będzie stosowana również do aktów stanu cywilnego sporządzonych po 1 marca 2015 r. oraz wzmianek do nich dołączonych, bo to właśnie od tego momentu, czyli w początkowym okresie funkcjonowania centralnego rejestru, było najwięcej nieprawidłowości" - wskazano w komunikacie po posiedzeniu rządu.
Do tej pory nie było podstawy prawnej do unieważnienia takich wpisów w rejestrze stanu cywilnego, a w największych USC mogło powstać po kilkadziesiąt błędnie sporządzonych aktów lub wzmianek dodatkowych. Każdy, kto wcześniej otrzymał odpis unieważnionego aktu lub też odpis aktu z unieważnioną wzmianką, zostanie powiadomiony o unieważnieniu oraz otrzyma nieodpłatnie odpis prawidłowego aktu stanu cywilnego - przewidziano w projekcie.
Ponadto w projekcie zobowiązano kierowników urzędów stanu cywilnego do przeniesienia do centralnego rejestru - w ciągu pięciu lat od daty wejścia ustawy w życie - aktów stanu cywilnego sporządzonych na papierze od 1 marca do 31 sierpnia 2015 r., które nie zostały przeniesione do końca 2015 r.
