Płacisz gotówką? Żądaj pokwitowania

Sposób płatności: gotówka

Często osoba, która płaci za towar gotówką, otrzymuje jedynie fakturę VAT, na której znajduje się adnotacja: "sposób zapłaty: gotówka". Sprzedający nie wydaje osobnego potwierdzenia zapłaty (np. w formie dokumentu KP), na fakturze nie zamieszcza też odrębnej adnotacji, że pieniądze faktycznie wpłynęły. Kupujący nie zwraca na to uwagi - czuje się bezpiecznie, bo otrzymał przecież towar, za który zapłacił.

Zdarza się jednak, że po pewnym czasie sprzedający żąda jeszcze raz zapłaty za ten sam towar twierdząc, że nie została ona uiszczona. Przyczyny tego stanu rzeczy są różne - od bałaganu w dokumentach po nieuczciwość czy to sprzedającego, czy jego pracowników, którzy pieniądze przyjęli, ale się z nich nie rozliczyli.

W takich przypadkach kupujący ma problem. Z treści faktury, którą dysponuje nie wynika bowiem, że już zapłacił cenę. Adnotacja o treści "sposób zapłaty: gotówka" informuje, w jaki sposób kupujący ma obowiązek zapłacić za towar. Nie jest jednak jednoznacznym potwierdzeniem, że zapłata nastąpiła. Takim dowodem byłoby sformułowanie o treści "zapłacono gotówką", - pozostało do zapłaty: 0 zł" lub odrębne pokwitowanie (np. dokument KP).

Kto i co powinien udowodnić?

Jeśli sprzedający zdecyduje się oddać sprawę o zapłatę do sądu, kupujący znajdzie się w sytuacji nie do pozazdroszczenia. Sprzedający będzie musiał jedynie udowodnić, że zawarta została umowa sprzedaży oraz że wydał towar. Sprzedający nie musi udowadniać, że nie otrzymał jeszcze zapłaty - wystarczy, iż stwierdzi to w treści pozwu. To kupujący, który będzie się bronić przed obowiązkiem zapłacenia drugi raz za ten sam towar, będzie musiał przedstawić dowody na to, że już raz uiścił cenę przy odbiorze towaru. Jeżeli jedynym dowodem, który na tę okoliczność przedstawi będzie faktura VAT z adnotacją "sposób zapłaty: gotówka", to na skuteczne obronienie się ma małe szanse.

Co zatem w takiej sytuacji należy zrobić? Kupujący powinien przedstawić inne dowody na okoliczność uregulowania ceny. Należy zażądać przesłuchania stron (czyli kupującego i sprzedającego) na okoliczność zapłacenia ceny podczas odbierania towaru, praktyki w zakresie przyjmowania płatności i wydawania potwierdzeń u sprzedającego. Dobrze jest powołać świadków, np. własnych pracowników, którzy przy okazji tej lub innych transakcji płacili sprzedającemu za towar i nie otrzymywali odrębnego potwierdzenia uiszczenia ceny. Jeśli nie znamy nazwisk pracowników sprzedającego, którzy przyjmowali pieniądze i wystawiali faktury - można zażądać, aby sąd zobowiązał sprzedającego do podania ich danych osobowych. W odpowiedzi na pozew należy zaznaczyć, że powód po ich uzyskaniu złoży wniosek o przesłuchanie tych osób w charakterze świadków.

Jeśli w procesie kupujący za pomocą tych dowodów wykaże, że praktyka sprzedającego była taka, iż w razie zapłaty gotówką przed odebraniem towaru nie wystawiał on odrębnych pokwitowań, to kupujący powinien obronić się przed koniecznością płacenia drugi raz za to samo.

Pamiętaj o obostrzeniach dowodowych

W sprawach gospodarczych, czyli sporach między przedsiębiorcami należy pamiętać o tzw. prekluzji dowodowej. Jest to ciążący na stronach obowiązek powołania wszystkich dowodów już w pierwszym piśmie procesowym. Powód musi powołać swoje dowody w pozwie, natomiast pozwany - w odpowiedzi na pozew. Jeśli sąd wydał nakaz zapłaty, to pozwany powinien dowody zgłosić w piśmie zawierającym odwołanie od nakazu, czyli zarzutach od nakazu w postępowaniu nakazowym lub sprzeciwie od nakazu w postępowaniu upominawczym. Wnioski dowodowe zgłoszone później sąd oddali, chyba że wykaże się, iż nie można ich było wcześniej powołać lub że taka potrzeba pojawiła się dopiero na późniejszym etapie.

Żądaj pokwitowania

Aby uniknąć takich problemów - gdy płacimy gotówką - żądajmy pokwitowania. Jeżeli osoba przyjmująca wpłatę twierdzi, że w firmie nie stosuje się takiego dokumentu - poprośmy o odręczną adnotację na fakturze o treści "zapłacono dnia, kwotę" oraz podpis.

Prawo do żądania pokwitowania wynika z art. 462 § 1 Kodeksu cywilnego. Przewiduje on, że dłużnik, spełniając świadczenie, może żądać od wierzyciela pokwitowania. Skutki odmowy wydania pokwitowania określone są w art. 463 k.c. Jeżeli wierzyciel odmawia pokwitowania, dłużnik może powstrzymać się ze spełnieniem świadczenia albo złożyć przedmiot świadczenia do depozytu sądowego. W razie powstrzymania się z zapłatą z powodu odmowy wydania pokwitowania nie będzie można naliczać odsetek za opóźnienie w zapłacie.

Przelewem bezpieczniej

Płatność przelewem jest bezpieczniejsza przede wszystkim dlatego, że pozostaje po niej ślad w zapisach na rachunku bankowym. Wystarczy sięgnąć do wyciągu z rachunku, aby mieć potwierdzenie, że zapłata została dokonana. Jeśli wyciąg się zawieruszył, o potwierdzenie dokonanych transakcji można zwrócić się do swojego banku.

Co, jeśli zapłata była realizowana nie przelewem, lecz w formie wpłaty na rachunek bankowy kontrahenta w okienku bankowym, a kupujący zgubił dowód wpłaty? Jeśli dojdzie do procesu sądowego należy wówczas dodatkowo zażądać, aby sąd zobowiązał powoda (czyli sprzedającego) do przedłożenia wyciągu z rachunku bankowego za okres obejmujący wpłatę i o przeprowadzenie dowodu z tego dokumentu na okoliczność uiszczenia ceny. Jeśli sprzedający bez racjonalnego powodu takiego wyciągu nie złoży, to ocena takiego zachowania sprzedającego należeć będzie do sądu. Z reguły uzna on, że sprzedający chciał w ten sposób zataić fakt otrzymania pieniędzy.

Podstawa prawna: ustawa z dnia 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.).

autor: Andrzej Janowski - Gazeta Podatkowa Nr 480 z dnia 2008-08-14