Świadczenia socjalne finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
Jednym z obowiązków pracodawcy wynikających z Kodeksu pracy jest zaspokojenie bytowych, socjalnych i kulturalnych potrzeb pracowników. Formą praktycznej realizacji powyższego obowiązku jest tworzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
O warunkach korzystania oraz przeznaczania środków pochodzących z funduszu socjalnego decyduje pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładowymi organizacjami związkowymi. Nie ma jednak w tym zakresie pełnej dowolności. Środki zgromadzone na funduszu przeznaczane są na finansowanie działalności socjalnej, organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu socjalnego, dofinansowanie obiektów socjalnych oraz tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.
Działalność socjalną należy rozumieć więc jako usługi świadczone przez pracodawców na rzecz: różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej oraz sportowo-rekreacyjnej a także opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego lub udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej i zwrotnej oraz bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.
Beneficjentami funduszu socjalnego mogą być również rodziny pracowników oraz emeryci i renciści wraz z rodzinami, którzy są byłymi pracownikami. Pracodawca może tez przyznać w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu socjalnego również osobom wykonującym usługi na podstawie umów cywilnoprawnych.
Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu socjalnego uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu socjalnego. Pracodawca przyznając świadczenia z funduszu socjalnego, powinien więc dostosować wysokość świadczenia do stopy życiowej osoby uprawnionej (przede wszystkim pracowników, którzy są głównymi beneficjentami świadczeń z funduszu socjalnego).
Dlatego też wysokość dofinansowania do wypoczynku, zawartość paczek, jak również wartość bonów towarowych, powinna być uzależniona od sytuacji uprawnionego do otrzymania świadczenia z funduszu socjalnego.
W okresie karnawału popularność zyskują różnego rodzaju imprezy integracyjne dla pracowników oraz imprezy dla ich dzieci, np. bale karnawałowe. Pracodawca, aby sfinansować taką aktywność z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, powinien zawrzeć w niej elementy działalności kulturalnej, rekreacyjnej lub wypoczynkowej oraz przewidzieć takie świadczenie w regulaminie ZFŚS..
Problematyczne w tym kontekście staje się zastosowanie kryterium socjalnego, czyli zróżnicowania wysokości świadczenia w zależności od sytuacji materialnej pracownika.
Regulamin może jednak przewidywać wydatkowanie środków funduszu na inne cele, mieszczące się w ramach działalności socjalnej oraz ustalać inne zasady korzystania z tych świadczeń, np. powszechnej dostępności na równych zasadach w zakresie imprez integracyjnych - mówi Marcin Frąckowiak z kancelarii Sadkowski i Wspólnicy.
Pracodawca może samodzielnie zorganizować wyjazd dzieci pracowników na ferie zimowe bądź dofinansować (w całości lub części) wyjazd organizowany przez inny podmiot, np. biuro turystyczne. Może również dofinansować wypoczynek organizowany i planowany indywidualnie przez pracownika w ramach tzw. wczasów pod gruszą.
Wczasy takie mogą być organizowane zarówno na terenie Polski jak i za granicą. Świadczenia w zależności od postanowień regulaminu mogą również przysługiwać na wypoczynek dzieci pracownika. Pracodawca może również współfinansować kolonie, półkolonie, czy zimowiska, co zapewni wypoczynek, zajęcia sportowo rekreacyjne lub kulturalno- oświatowe dzieciom pracowników w czasie wolnym od nauki.
Działalność socjalna pracodawcy może również polegać na przyznawaniu pracownikom świadczeń rzeczowych. Szczególnie popularną formą świadczeń socjalnych w okresie świątecznym oraz ferii jest rozdawanie paczek dzieciom pracowników.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt. 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych świadczenia rzeczowe finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych są wolne od podatku dochodowego dla pracownika do kwoty 380 zł w danym roku podatkowym. Świadczenie to musi być w całości finansowane przez pracodawcę ze środków funduszu socjalnego oraz pozostawać w związku z działalnością socjalną. Należy dodać, że ten przepis nie dotyczy bonów, talonów i inne znaków, uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi.
W interpretacjach indywidualnych wskazuje się, że konieczność sfinansowania świadczenia przez pracodawcę w całości z ZFŚS nie wyłącza możliwości współfinansowania wydatku przez pracownika.
Z racji tego, że świadczenia socjalne wykraczające poza ten limit będą podlegać opodatkowaniu, część pracowników może chcieć z nich zrezygnować i uniknąć płacenia wyższego podatku. Przykładem może być sytuacja, w której pracownik otrzymał w ciągu roku świadczenia rzeczowe do wysokości limitu, natomiast przysługuje mu również karnawałowa paczka. Zsumowana wartość obu świadczeń przekraczałaby kwotę zwolnioną od podatku, więc otrzymanie paczki powodowałoby powstanie po stronie pracownika obowiązku podatkowego - wskazuje Mikołaj Hewelt z kancelarii Sadkowski i Wspólnicy.
Minister Finansów w interpretacji ogólnej nr PT1/033/20/831/KSB/12/RD50859 z 27 maja 2013 r. stwierdził, iż czynności z zakresu świadczeń socjalnych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie podlegają opodatkowaniu VAT. Stwierdził, że administrowanie środkami tego funduszu nie jest czynnością zawierającą się w sferze działalności gospodarczej pracodawcy. Nie są to więc czynności podejmowane przez pracodawcę w charakterze podatnika VAT.
Świadczenia muszą być przeznaczone zgodnie z zasadami przewidzianymi przez ustawę, co ogranicza swobodę pracodawcy.
Co więcej, decyzja o przyznaniu oraz o rozmiarze świadczenia jest uzależniona od stopy życiowej beneficjenta świadczenia. Przyznając świadczenia z funduszu socjalnego pracodawca może jednak liczyć, że świadczenia te będą całkowicie (jak w przypadku VAT oraz składek ubezpieczeniowych) lub częściowo (jak w przypadku PIT) zwolnione - podsumowuje Marcin Frąckowiak.
Jakie świadczenia socjalne od pracodawcy bez zakładowego funduszu socjalnego
Obowiązek tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych poza sferą budżetową dotyczy pracodawców zatrudniających w przeliczeniu na pełne etaty co najmniej 50 pracowników (lub 20 w przypadku, gdy wniosek o utworzenie funduszu socjalnego złoży zakładowa organizacja związkowa) - warto zwrócić uwagę, iż do stycznia 2017 r. obowiązek tworzenia ZFŚS dotyczył pracodawców, którzy zatrudniali co najmniej 20 osób. Ten obowiązek został więc obecnie słusznie ograniczony do firm zatrudniających większą ilość pracowników.
Dla pozostałych pracodawców tworzenie takiego funduszu jest fakultatywne. Każdy pracodawca może jednak sfinansować świadczenia socjalne ze środków obrotowych. Nie jest przy tym ograniczony zakresem udzielanych świadczeń. W przypadku finansowania tego rodzaju świadczeń ze środków obrotowych nie podlegają one ograniczeniom wprowadzonym w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Oznacza to, iż pracodawca może swobodnie wybrać cel na, który przeznaczy środki. Nie musi więc to być działalność socjalna w rozumieniu powyższej ustawy. Usługi świadczone przez pracodawcę nie muszą więc mieć charakteru działalności kulturalno- oświatowej, sportowo rekreacyjnej czy przybierać określonej formy wypoczynku. Pracodawca nie musi też uzależniać udzielania świadczeń socjalnych od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika.
W przeciwieństwie do świadczeń sfinansowanych ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, pracodawca finansujący świadczenia socjalne ze środków obrotowych nie może liczyć na aż tak korzystne zwolnienia z ciężarów publicznoprawnych. Świadczenia socjalne finansowane ze środków obrotowych stanowią podstawę wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne - zwraca uwagę Marcin Frąckowiak.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje zwolnienia w odniesieniu do niektórych świadczeń socjalnych finansowanych ze środków niepochodzących z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Są to między innymi dopłaty do wypoczynku w formie w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk (w tym również połączonego z nauką), pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu.
Gdy dopłaty te finansowane są ze środków niepochodzących z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, ustawa wprowadza limit 760 zł w roku podatkowym. Jeżeli natomiast określony wydatek nie jest wymieniony w katalogu określonym w ustawie, wówczas stanowi on przychód pracownika i podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych.
Forma finansowania świadczeń socjalnych ze środków obrotowych pracodawcy pozostawia mu większą swobodę w zakresie wyboru formy świadczenia, jego rozmiaru oraz beneficjenta. Wiąże się to jednak z wyższymi obciążeniami publicznoprawnymi w postaci obowiązkowego zaliczania tego rodzaju świadczeń do podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych oraz węższego zakresu zwolnienia z należności z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych - dodaje Mikołaj Hewelt.
Kancelaria Sadkowski i Wspólnicy powstała w 2004 roku. Obecnie skupia kilkudziesięciu prawników różnych specjalizacji. Celem zespołu Kancelarii jest dostarczanie klientom optymalnych rozwiązań, które zapewnią im niezbędne bezpieczeństwo i pozwolą odnieść sukces w biznesie. Kancelaria specjalizuje się m.in. w zakresie prawa rynku kapitałowego, prawa handlowego i obrotu międzynarodowego, prawa pracy i prawa podatkowego. Wraz z największymi firmami szkoleniowymi w Polsce prowadzi też szkolenia dedykowane przedsiębiorcom, w tym kadrze menedżerskiej i członkom organów zarządzających.
