40 proc. pracowników gubi dokumenty
Bałagan na biurku. Jest on nie tylko dyskomfortem dla miłujących ład. To też zmarnowany czas pracownika i wyrzucone w błoto pieniądze firmy.
Wśród ankietowanych pracowników 40 proc. przyznaje się do gubienia dokumentów, a na poszukiwanie w biurze potrzebnych rzeczy czy informacji przeznaczamy 150 godzin rocznie - wynika z badania "Work Habits of the New Millennium" firmy Esselte, pochodzącej ze Szwecji. Gdy pomnożymy te 150 godzin przez liczbę osób w firmie, okaże się, że co roku tracimy miliony złotych na nieefektywną organizację pracy.
- Na szczęście, zmarnowany czas można odzyskać - przekonuje Beata Uytenbogaardt z Institute for Business Technology, która już od dziesięciu lat uczy menedżerów, jak efektywniej zarządzać swoim miejscem pracy.
A nie jest to wcale skomplikowane. Cała tajemnica sprowadza się do sześciu bardzo prostych zasad, które stosowane regularnie - pozwolą sprawniej poruszać się w biurowej dżungli.
Pierwsza i najważniejsza z nich: nie odkładaj niczego na później.
- Dostawszy dokument czy po otwarciu maila, odpisz od razu albo określ termin, w którym wykonasz zadanie - sprowadza rzecz do konkretów Beata Uytenbogaardt i podkreśla, by w danym momencie skupiać się wylącznie na jednej czynności.
Po drugie: na bieżąco sporządzaj notatki ze spotkań czy rozmów telefonicznych, co pozwoli zaoszczędzić kilka godzin na ustalaniu, "o czym rozmawiałem z Iksińskim kilka dni temu".
Punkt trzeci: rozpoczynaj pracę od spraw skomplikowanych i niemiłych. Zatem najpierw trudne rozmowy z kontrahentem, a dopiero na koniec dnia rzeczy mniejszego kalibru.
Czwarta zasada służy poprawie koncentracji i jest banalna - zaleca zapisywanie tego, co zamierzamy zrobić później. Chodzi po prostu o to, aby nie obciążać niepotrzebnie pamięci tym, o czym mogą nam przypominać notatki w kalendarzu albo palmtopie. Beata Uytenbogaardt podkreśla: albo w jednym, albo w drugim. Brak konsekwencji da bowiem przeciwny skutek - zerkając do notesu zapomnimy o informacjach z laptopa. I na odwrót.
Zasada piąta zaleca ograniczenie zakłóceń, na które możemy oddziaływać. Chętnie zrzucamy opóźnienia w pracy na stale dzwoniące telefony czy przeszkadzających kolegów, a przecież nikt nam nie broni wyciągnąć na jakiś czas wtyczkę z gniazdka telefonicznego.
- Warto również zastanowić się, czy to nie my sami jesteśmy źródłem zakłóceń - radzi Beata Uytenbogaardt.
Ostatecznie, nie raz i nie dwa wysyłamy tego samego maila ponownie, ponieważ zapomnieliśmy dodać załączniki. Takich obszarów, w których mamy bezpośredni wpływ na naszą efektywność, jest wiele.
Po szóste: archiwizowanie. Wszystko, co jest do zrobienia, musi być w zasięgu ręki; to co już zostało załatwione powinno zostać zarchiwizowane.
W małej firmie wystarczy do tego konsekwencja, w dużej - mogą się przydać bardziej zaawansowane systemy cyfrowego przechowywania danych.
- Zastąpienie dokumentów papierowych elektronicznymi wyklucza konieczność ich każdorazowego skanowania, kopiowania czy faksowania, co daje wyższy komfort pracy oraz oszczędność wydatków ponoszonych na materiały, na przykład papier - przekonuje Marek Bronder, dyrektor ds. sprzedaży i rozwoju w ArchiDoc.
Tyle teoria. W praktyce bowiem, pomimo internetowej rewolucji, zużycie papieru w biurach nadal rośnie. Na dodatek - według danych Esselte - aż o jedną piątą w skali roku. Jednocześnie 80 - 90 proc. informacji przechowuje się wciąż w postaci dokumentów papierowych. Sukces w biznesie odniesie tylko ten, kto skuteczniej i szybciej będzie potrafił pływać w tym morzu papieru. Na szczęście, nauka pływania nie musi być trudna.
Krzysztof Garski
