Błędy w rozliczeniu dotacji mogą być kosztowne

Urzędy skarbowe oraz urzędy kontroli skarbowej sprawdzają, jak przedsiębiorcy wykorzystują i rozliczają dotacje, zarówno krajowe, jak i unijne. Czynności kontrolne fiskusa są kompleksowe i obejmują przedsiębiorców otrzymujących tego typu środki oraz instytucje wypłacające pieniądze. Z zapowiedzi urzędników wynika, że kontrole w tym zakresie będą coraz częstsze, gdyż coraz więcej przedsiębiorców z dotacji korzysta.

Wspólnie z ekspertami Accreo Taxand wyjaśnimy, jak podatnik powinien przygotować się do kontroli w zakresie podatkowego rozliczenia dotacji, aby przejść ją bez stresu i wyjść z niej obronną ręką.

Niebezpieczne zwolnienia

Każdy podatnik otrzymujący dotację powinien mieć świadomość, że przedstawiciele administracji skarbowej mogą sprawdzać prawidłowość rozliczenia otrzymanych przez niego środków.

- Kilka kwestii podatkowych związanych z rozliczeniem dotacji unijnych może skupić na sobie uwagę władz skarbowych. Należy do nich zasadność zastosowania przez przedsiębiorcę zwolnień z opodatkowania podatkiem dochodowym otrzymanych środków pomocowych - wyjaśniła Hanna Filipczyk, menedżer w dziale doradztwa podatkowego Accreo Taxand.

Jednocześnie wskazała, że należy pamiętać o kontrowersyjnej interpretacji ministra finansów z 30 sierpnia 2006 r. (nr DD6-8213-8/06 /DZ/412), zgodnie z którą dotacje pieniężne otrzymane w ramach perspektywy finansowej 2004-2006 na cele inne od inwestycyjnych nie korzystają ze zwolnień z podatku dochodowego.

- Stanowisko ministerialne zasługuje na krytykę, jednak wzoruje się na nim praktyka władz skarbowych. Szczęśliwie, ze względu na zmianę ustawy o finansach publicznych, problem nie będzie dotyczyć przyszłych dotacji, otrzymanych w ramach perspektywy finansowej 2007-2013, na podstawie ustawy z o zasadach prowadzenia polityki rozwoju - dodała Hanna Filipczyk.

Kontrola kosztów

Według Hanny Filipczyk, kontrolujący mogą również zainteresować się tym, czy przedsiębiorca wywiązał się z obowiązków płatnika w odniesieniu do wynagrodzeń pracowników zaangażowanych w realizację projektu finansowanego dotacją. Problemem może okazać się również rozpoznanie jako kosztu wydatków związanych z procesem aplikacyjnym, w tym z pozyskiwaniem środków pomocowych przeznaczonych na cele inwestycyjne.

- Jak wiadomo, w tej ostatniej sprawie wciąż brak jednolitego, korzystnego dla podatnika, stanowiska administracji skarbowej - zauważyła ekspert Accreo Taxand.

Dodała także, że co do dotacji inwestycyjnych - odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej środków trwałych współfinansowanych dotacją nie stanowią kosztu podatkowego w części przypadającej proporcjonalnie na otrzymane wsparcie. Stąd organy podatkowe mogą badać, czy podatnik dokonał stosownego wyłączenia z kosztów i czy uczynił to w odniesieniu do właściwych środków trwałych.

- Na wypadek kontroli warto zatem przygotować dokumentację wskazującą, które środki trwałe zostały sfinansowane dotacją, zwłaszcza kompletną umowę o dofinansowanie projektów i składane wnioski o płatność - radziła Hanna Filipczyk.

Michał Gwizda, menedżer w dziale doradztwa europejskiego Accreo Taxand, zwraca przy tym uwagę, że o ile stwierdzenie wad w rozliczeniach podatkowych może oznaczać, że po stronie przedsiębiorcy powstała zaległość podatkowa (nie wpływa natomiast na samo uprawnienie do korzystania z dotacji), o tyle nieprawidłowości w wykorzystaniu środków pomocowych mogą skutkować nawet najbardziej dotkliwymi konsekwencjami: koniecznością zwrotu otrzymanej dotacji wraz z odsetkami.Dokumentacja może pomóc

Aby kontrola fiskusa nie okazała się drogą przez mękę, warto na bieżąco prowadzić odpowiednią dokumentację.

Mariusz Machciński, starszy konsultant w dziale doradztwa podatkowego Accreo Taxand, wskazał, że rola dokumentów w kontroli podatkowej jest ogromna. Urzędnicy mimo formalnie obowiązującej zasady równej mocy wszystkich środków dowodowych, często preferują dokumenty zamiast wyjaśnień kontrolowanego czy zeznań świadków.

- Zebranie takich dokumentów z wyprzedzeniem oraz zadbanie o ich uporządkowanie powinno istotnie ułatwić przyszłe kontakty z urzędnikami - tłumaczył Mariusz Machciński.

Według niego, kwestie budzące wątpliwości warto bezpośrednio wyjaśniać z urzędem skarbowym jeszcze przed wszczęciem kontroli, występując z wnioskiem o interpretację podatkową. Przedsiębiorcy, którzy uzyskają pozytywną interpretację, korzystają bowiem ze szczególnej ochrony. Zastosowanie się przez nich do treści takiej interpretacji, co do zasady, nie może im szkodzić, nawet wówczas, gdy organ przeprowadzający kontrolę ma na dany temat zdanie inne niż organ, który wydał interpretację.

- Zachowanie bieżącego nadzoru nad kontrolą podatkową pozwoli uniknąć niespodzianek w postaci sprzecznych wyjaśnień pracowników czy niekontrolowanego wypływu z firmy informacji i dokumentów, co skrzętnie wykorzystują, a niekiedy nawet inicjują urzędnicy. Dlatego warto wyznaczyć osobę, która będzie reprezentowała przedsiębiorcę w trakcie kontroli i czuwała z jego strony nad jej prawidłowym przebiegiem - radził Mariusz Machciński.

• 11,5 proc. wynoszą obecnie odsetki od zaległości podatkowych w skali rocznej

Opinie

Hanna Filipczyk
menedżer w Accreo Taxand

Rozliczenie podatkowe dotacji może stać się przedmiotem kontroli prowadzonej przez organy podatkowe (naczelnika urzędu skarbowego) lub organy kontroli skarbowej (dyrektora urzędu kontroli skarbowej) na zasadach ogólnych. Choć przebieg kontroli i związanego z nią postępowania jest w obu przypadkach podobny - m.in. ze względu na fakt, że ustawa o kontroli skarbowej odsyła w sprawach nieuregulowanych do Ordynacji podatkowej - to jednak występują tu pewne proceduralne odrębności. W szczególności, kontrola podatkowa mieści się wewnątrz postępowania kontrolnego (prowadzonego przez organy kontroli skarbowej), to znaczy odbywa się w jego trakcie, podczas gdy w przypadku działań urzędów skarbowych kontrola taka poprzedza wszczęcie postępowania podatkowego.

Michał Gwizda
menedżer w Accreo Taxand

Organy kontroli skarbowej są upoważnione do kontrolowania nie tylko rozliczeń podatkowych, lecz także zgodności z prawem wykorzystania środków unijnych. Tego rodzaju postępowanie kontrolne ma inny zakres przedmiotowy niż prowadzone w zakresie podatków, jednak z punktu widzenia przedsiębiorcy pod względem proceduralnym przebiega podobnie - z tym zastrzeżeniem, że kończy się nie decyzją administracyjną, a wynikiem kontroli, przekazywanym następnie instytucji, z którą przedsiębiorca zawarł umowę o dofinansowanie.

Mariusz Machciński
starszy konsultant w Accreo Taxand

Kontrola podatkowa ze swojej istoty skierowana jest na zbadanie pewnych zaszłości: konsekwencji podatkowych zdarzenia, które miało miejsce w przeszłości. Próba odtworzenia przebiegu takiego zdarzenia po pewnym czasie - na etapie kontroli podatkowej - może zakończyć się niepowodzeniem. Częstokroć okazuje się bowiem, że dokumentacja jest niepełna, osoby, które mogłyby udzielić wyjaśnień, już nie pracują w firmie, wyjaśnienia składane przez innych pracowników są sprzeczne ze sobą. Dlatego najlepiej przygotować się do kontroli wcześniej. Przed wszczęciem kontroli trzeba zgromadzić odpowiednie dokumenty, wyjaśnić z urzędem skarbowym kwestie wątpliwe oraz wprowadzić procedury wewnętrzne w zakresie zarządzania kontrolą podatkową.

Ewa Matyszewska