Co należy wiedzieć o ewidencji przebiegu pojazdu?
W zasadzie trudno byłoby znaleźć przedsiębiorcę, który nie zetknął się przy wykonywaniu działalności gospodarczej z ewidencją przebiegu pojazdu na potrzeby podatku dochodowego. Nie zawsze jednak popularność tej ewidencji przekłada się na wiedzę o okolicznościach i zasadach jej prowadzenia.
W spółce jawnej wspólnikami sią trzy osoby fizyczne. Na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej spółka wykorzystuje różne samochody osobowe: będące jej środkami trwałymi, samochody leasingowane, prywatne samochody wspólników oraz prywatne samochody pracowników. Czy dla rozliczenia kosztów eksploatacji każdego z nich niezbędne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu?
NIE. Ustawodawca nie przewidział wymogu prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla każdego wykorzystywanego w firmie samochodu osobowego - dotyczy on w przypadku osób fizycznych jedynie sytuacji określonych w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof. Stąd przede wszystkim znajduje zastosowanie, gdy pracownik używa samochodu - będącego własnością jego lub osoby trzeciej - na potrzeby zakładu pracy w celu odbycia podróży służbowej lub w jazdach lokalnych. Ponadto prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu wymagane jest w sytuacji, gdy dla potrzeb działalności przedsiębiorca wykorzystuje będący jego własnością samochód osobowy niewprowadzony do ewidencji środków trwałych, który stanowi firmowe wyposażenie lub samochód prywatny, jak również, gdy auto osobowe jest przez niego używane na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy użyczenia. Natomiast prowadzenie przedmiotowej ewidencji nie dotyczy przypadku korzystania przez przedsiębiorcę lub jego pracowników z samochodu osobowego będącego przedmiotem umowy leasingu operacyjnego (art. 23 ust. 3b ustawy o pdof) lub firmowym środkiem trwałym.
Czy zasady w zakresie prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dotyczące podatników podatku dochodowego od osób prawnych są takie same jak u podatników będących osobami fizycznymi?
NIE. W przypadku podatnika podatku dochodowego od osób prawnych prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest warunkiem koniecznym uznania za koszty wydatków związanych z eksploatacją auta osobowego niebędącego środkiem trwałym, o ile stanowi ono własność podatnika, czyli również wówczas, gdy jest elementem wyposażenia.
W odniesieniu do samochodów osobowych użytkowanych przez tych podatników art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o pdop wprowadza co prawda pewne ograniczenia w stosunku do rozliczania kosztów ich eksploatacji, ale jedynie w odniesieniu do tych niestanowiących składników majątku podatnika. Powołany przepis wskazuje, że dotyczące tej kategorii pojazdów wydatki eksploatacyjne mogą stanowić koszty tylko w części, w ramach tzw. kilometrówki ustalanej na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.
Czy prowadząc ewidencję przebiegu pojazdu przedsiębiorca zwolniony jest jednocześnie z obowiązku dokumentowania wydatków eksploatacyjnych?
NIE. Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest wystarczające do obciążenia kosztów uzyskania przychodów wynikającą z niej kwotą. Koszty uzyskania przychodów stanowią bowiem wyłącznie wydatki faktycznie poniesione na używanie samochodu wykorzystywanego w działalności gospodarczej. Ich wysokość - tak jak zdecydowanej większości kosztów podatkowych - ustala się na podstawie dowodów ich poniesienia, którymi są m.in. faktury czy rachunki.
Ewidencja przebiegu pojazdu nie stanowi dowodu poniesienia wydatku. Na jej podstawie przedsiębiorca ustala jedynie limit stanowiących koszty wydatków poniesionych na używanie samochodu osobowego, który wyznacza iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu. Ten limit, nazywany potocznie kilometrówką, określa kwotę wydatków faktycznie poniesionych i udokumentowanych, którymi przedsiębiorca może obciążać koszty firmowe.
Do celów firmowych wykorzystuję prywatne auto osobowe. Do tej pory wydatki związane z jego używaniem mieściły się w pełni w limicie kilometrówki. Dopiero w kwietniu 2015 r. limit wynikający z ewidencji przebiegu pojazdu był niższy od kwoty poniesionych wydatków. Czy to oznacza, że wydatków, które nie zmieściły się w limicie, w ogóle nie będę mógł rozliczyć w kosztach?
NIE. Wydatki przekraczające w danym miesiącu limit wynikający z ewidencji przebiegu pojazdu można rozliczyć w następnych miesiącach.
Suma wydatków obciążających koszty podatkowe w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres. Jeśli jest ona wyższa, wtedy rzeczywiście nadwyżka ponad limit nie stanowi kosztu w danym miesiącu i do rozliczenia przyjmuje się wartość limitu. Jednak ponieważ wydatki te rozliczane są narastająco, wydatki niemieszczące się w kosztach podatkowych w danym miesiącu mogą stanowić koszt w miesiącach następnych - oczywiście, o ile limit kilometrówki będzie odpowiednio wysoki.
Trzeba jednak wyraźnie zaznaczyć, że przenoszenie niewykorzystanego w danym miesiącu limitu na kolejny miesiąc możliwe jest jedynie w obrębie danego roku podatkowego. Natomiast obowiązujące przepisy nie przewidują przenoszenia niewykorzystanego limitu kilometrówki z danego roku podatkowego na następny rok podatkowy.
Jakie są konsekwencje braku ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej na potrzeby podatku dochodowego?
Skutki podatkowe braku omawianej ewidencji ustawodawca wskazał w art. 23 ust. 5 ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 5 ustawy o pdop. Wynika z nich jednoznacznie, że niewywiązywanie się z obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu skutkuje brakiem możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków z tytułu używania samochodów osobowych, dla których ustawodawca przewidział ten obowiązek.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)
Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.)
autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 38 (1183) z dnia 2015-05-11