Co wiedzieć przed założeniem firmy?
Podjęcie działalności w ramach spółki cywilnej jest często rozważane, kiedy kilka osób zamierza prowadzić wspólnie działalność. Ze względu na zasady odpowiedzialności za długi spółki przyszli wspólnicy powinni darzyć się zaufaniem. Zanim zostanie podpisana umowa spółki, warto także zapoznać się przynajmniej z głównymi cechami tej formy współpracy.
Głównym atutem przemawiającym na rzecz spółki cywilnej jest niski koszt jej założenia i prowadzenia. Spółka ta nie podlega bowiem rejestracji w KRS. Dla przykładu, za wpis spółki jawnej do rejestru przedsiębiorców należy zapłacić 1.250 zł.
W spółce cywilnej status przedsiębiorcy może przysługiwać każdemu wspólnikowi. Natomiast spółka nie jest odrębnym podmiotem od wspólników i nie przysługuje jej status przedsiębiorcy. Dlatego też, gdy osoby fizyczne chcą prowadzić w ramach spółki cywilnej działalność gospodarczą, każdy z nich musi mieć wpis w ewidencji działalności gospodarczej. Jego uzyskanie i zgłaszanie w przyszłości zmian jest bezpłatne.
Gdy przyszły wspólnik jest już wpisany w EDG, wówczas zobowiązany jest zgłosić ewentualne zmiany dotyczącego jego osoby jako przedsiębiorcy związane z rozpoczęciem działalności w ramach spółki, np. rozszerzenie przedmiotu działalności. Natomiast sam fakt rozpoczęcia działalności w ramach spółki cywilnej nie podlega obowiązkowi zgłoszenia do ewidencji.
Zawiązanie spółki cywilnej wiąże się z załatwieniem określonych formalności. Przed rozpoczęciem działalności trzeba pamiętać o numerze REGON dla spółki. Podlega ona bowiem wpisowi do rejestru podmiotów gospodarki narodowej i nadawany jest jej numer REGON. Następnie wspólnicy powinni założyć dla siebie wspólny rachunek bankowy i starając się o uzyskanie NIP dla spółki będą go mogli wskazać jako rachunek związany z jej działalnością (zob. cz. B.9 druku NIP-2).
O ile spółka będzie podatnikiem VAT, wówczas rejestracja dla potrzeb VAT jest obowiązkowa. Spółka jest bowiem odrębnym podatnikiem VAT. Jeżeli spółka będzie zatrudniać pracowników lub zleceniobiorców, należy także dokonać zgłoszenia jej w ZUS jako płatnika składek.
Każdy ze wspólników płaci podatek dochodowy od przychodów (dochodów) osiągniętych ze spółki. Dlatego też w urzędzie skarbowym trzeba dokonać wyboru formy opodatkowania. Nie dotyczy to tylko tych osób, które rozpoczynają działalność gospodarczą i jako formę opodatkowania wybiorą zasady ogólne według skali podatkowej.
Spółka cywilna powstaje z chwilą zawarcia umowy spółki. Dokument ten musi określać wspólników, ich wspólny cel gospodarczy oraz do jakiego działania zobowiązują się, aby go osiągnąć. Kodeks cywilny wskazuje tu przykładowo wniesienie wkładów, w takim przypadku w umowie należy podać opis i wartość wkładów każdego wspólnika.
Wskazane jest, aby wspólnicy, zanim przystąpią do redagowania tekstu umowy spółki, zapoznali się z regulacjami kodeksowymi dotyczącymi spółki cywilnej (art. 860-875 K.c.). Treść przepisów udostępniana jest bezpłatnie m.in. na stronie internetowej www.gofin.pl (zakładka Przepisy prawne, a następnie Kodeksy). Umowa spółki może odmiennie niż przewidują to regulacje kodeksowe kształtować relacje między wspólnikami, m.in. te dotyczące podziału zysków czy strat, prowadzenia spraw spółki czy jej reprezentacji. W umowie wspólnicy mogą też określić nazwę, pod którą będą działać. Nazwa spółki cywilnej powinna zawierać co najmniej imiona i nazwiska wszystkich wspólników ze wskazaniem, że zawarli oni spółkę cywilną. Dopuszczalne jest zamieszczanie tylko pierwszej litery imion. Natomiast nazwisk nie można w żaden sposób modyfikować. Wspólnicy mogą dobrać do swoich firm (imion i nazwisk) określenie wskazujące na przedmiot działalności, miejsce prowadzenia czy inne dowolnie dobrane.
Zasadą kodeksową jest, że każdy wspólnik jest uprawniony do równego udziału w zyskach i w tym samym stosunku uczestniczy w stratach, bez względu na rodzaj i wartość wkładu. Nie ma jednak przeszkód, aby umownie odmiennie ustalić stosunek udziału wspólników w zyskach i stratach. Nie można jedynie wyłączyć wspólnika od udziału w zyskach. Natomiast udział ten można różnicować np. ze względu na wartości wnoszonych wkładów czy nakład pracy na rzecz spółki. Zmieniając w umowie stosunek udziału wspólnika w zyskach należy pamiętać, iż będzie on odnosił się także do udziału w stratach (art. 867 § 2 K.c.), o ile wspólnicy nie postanowią inaczej. Swoboda wspólników w zakresie rozdziału strat jest dalej idąca niż w przypadku rozdziału zysków. Można nawet zwolnić niektórych wspólników od udziału w stratach.
Każda osoba, która chce podjąć współpracę w ramach spółki cywilnej, musi mieć świadomość, że za zobowiązania spółki wspólnicy odpowiedzialni są solidarnie (art. 864 K.c.). Oznacza to, że wierzyciel może żądać zapłaty całego długu związanego z działalnością spółki od wszystkich wspólników łącznie, od kilku z nich lub od każdego z nich z osobna. Wspólnik pozostaje zobowiązany wobec wierzyciela aż do jego zupełnego zaspokojenia. Zatem każdy uczestnik spółki zobowiązany jest wobec wierzyciela do spełnienia całego świadczenia, tak jakby był jedynym dłużnikiem (art. 366 K.c.).
Reguły odpowiedzialności za zobowiązania spółki nie mogą być wyłączone lub ograniczone ze skutkiem wobec wierzycieli. Tym samym każdy wspólnik - niezależnie od wielkości udziału w spółce czy od tego czy jest zwolniony z ponoszenia strat - odpowiada za całość zobowiązań spółki do pełnej ich wysokości, całym majątkiem wspólnym, a także swoim majątkiem osobistym. Dlatego też decyzję o podjęciu współpracy w ramach spółki cywilnej należy bardzo gruntownie przemyśleć.
Podstawa prawna: ustawa z dnia 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.).
autor: Ewelina Mentel-Wyrzychowska
Gazeta Podatkowa Nr 666 z dnia 2010-05-27