Czas na przekazanie zgłoszenia ZUS ZSWA

Do kiedy złożyć ZUS ZSWA?

W przypadku gdy pracodawca zatrudnia pracowników spełniających jednocześnie następujące warunki:

• urodzili się po 31 grudnia 1948 r.,
   
• wykonują prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wymienione w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o emeryturach pomostowych (zwanej ustawą pomostową),

ma on obowiązek opłacać za nich składkę na FEP.

Nalicza się ją w wysokości 1,5% liczonej od kwoty stanowiącej dla danego pracownika podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Oprócz tego pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację dotyczącą takich prac (ewidencję). Do jego obowiązków należy również zgłoszenie w organie rentowym okresów pracy, w których pracownicy byli zatrudnieni w szczególnych warunkach lub wykonywali prace o szczególnym charakterze. W celu poinformowania ZUS o zatrudnieniu takich osób, pracodawca musi wypełnić i przekazać do tej instytucji specjalny formularz ZUS ZSWA za dany rok kalendarzowy. Powinien to zrobić w terminie do 31 marca następnego roku kalendarzowego. W 2018 r. dzień ten wypada w sobotę, a 1 i 2 kwietnia przypadają na dni ustawowo wolne od pracy, tj. pierwszy (niedziela) i drugi (poniedziałek) dzień Świąt Wielkanocnych. Dlatego, zgodnie z art. 57 § 4 K.p.a. (Dz. U. z 2017 r. poz. 1257 ze zm.), termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą. Wobec tego zgłoszenie ZUS ZSWA z wykazanymi danymi o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze za pracowników, za których w 2017 r. płatnicy opłacali składki na FEP, należy przekazać najpóźniej do 3 kwietnia 2018 r.

Druk ZUS ZSWA dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Składki ZUS.

W przypadku pracowników występujących z wnioskiem o emeryturę pomostową oraz w razie likwidacji lub upadłości płatnika składek obowiązuje inny termin przekazywania ZUS ZSWA (patrz tabela).

Prawidłowe wypełnienie

Wzór formularza ZUS ZSWA stanowi załącznik nr 17 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego (...), zwanego rozporządzeniem w sprawie druków. Jest on podzielony na 8 bloków (z czego płatnik składek wypełnia 7 bloków, a ostatni blok jest przeznaczony na adnotacje ZUS).

Pierwszy z nich dotyczy danych organizacyjnych. Płatnik wypełnia w nim jedynie pole 01., podając identyfikator zgłoszenia, tj. numer/rok (np. 001 2017), gdzie numer oznacza numer raportu za dany rok kalendarzowy. Pierwszy dokument za dany rok kalendarzowy powinien więc mieć numer 001. Może to być zarówno dokument składany do 31 marca za poprzedni rok kalendarzowy (jeśli w ciągu tego roku nie było konieczności składania dokumentów za poszczególnych ubezpieczonych), jak i dokument za dany rok kalendarzowy, składany np. za ubezpieczonego, który w trakcie roku kalendarzowego zgłosił wniosek o emeryturę pomostową. Kolejne dokumenty ZUS ZSWA, dotyczące tego samego roku kalendarzowego, numeruje się kolejnymi identyfikatorami (z zakresu 001-999). W tym przypadku nie ma żadnego znaczenia czy płatnik w danym dokumencie dokonuje zgłoszenia, czy też jego korekty.

W drugim bloku płatnik podaje swoje dane. Należy tu podać dane w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA, ZUS ZFA lub we wniosku CEIDG-1, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika - dane podane w bloku III. dokumentu ZUS ZIPA lub wniosku CEIDG-1.

Kolejne cztery bloki (III., IV., V. i VI.) są podzielone na dwie części: A i B. W części A wpisuje się dane identyfikacyjne osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Płatnik powinien więc tu wpisać dane ubezpieczonego, które zostały wykazane w jego zgłoszeniu do ubezpieczeń ZUS ZUA/ZUS ZZA. Jeśli osoba zatrudniona miała zmienione lub korygowane dane identyfikacyjne, płatnik powinien podać dane z bloku IV. dokumentu ZUS ZIUA. Gdy płatnik składa pierwsze zgłoszenie osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, wtedy w polu 01. w części A powinien wpisać znak "X". Natomiast gdy składa korektę, znak ten wpisuje w polu 02. Należy pamiętać, że wypełnia się tylko jedno z tych pól - 01. lub 02.

Blok VII. zgłoszenia ZUS ZSWA jest przeznaczony na oświadczenie płatnika składek. Trzeba w nim wpisać datę wypełnienia formularza (pole 01.) oraz złożyć podpis dla potwierdzenia wiarygodności danych (pole 02.). Składa go płatnik lub osoba przez niego upoważniona. W polu 03. należy umieścić pieczątkę płatnika składek (o ile płatnik ją posiada).

Dane o pracy szczególnej

Najwięcej wątpliwości płatnicy mają przy wypełnianiu części B w blokach III., IV., V., i VI., dotyczącej danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Podaje się w niej:

• 6-znakowy kod tytułu ubezpieczenia (pole 01.),
   
• 3-znakowy kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pola: 02., 06., 10., 14.) - pierwszy znak oznacza numer załącznika do ustawy pomostowej zawierający wykaz tych prac, tj. 1 lub 2, a dwa następne znaki to kod numeryczny rodzaju pracy szczególnej (przykład 1); kody tych prac podane są w załączniku nr 18 (dział III i IV) rozporządzenia w sprawie druków,
   
• okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (w polu 03. - należy podać datę, od kiedy ubezpieczony rozpoczął wykonywanie tego rodzaju pracy, a w polu 04. - datę zakończenia wykonywania prac szczególnych).

Przy wypełnianiu w części B pól dotyczących okresów trzeba pamiętać, że data rozpoczęcia wykonywania pracy szczególnej nie może być późniejsza od daty zakończenia jej wykonywania. Przekazując zgłoszenie ZUS ZSWA za 2017 r., jako datę rozpoczęcia wykonywania pracy szczególnej nie można wpisać daty wcześniejszej niż 1 stycznia 2017 r., a jako daty zakończenia wykonywania pracy szczególnej nie można wpisać daty późniejszej niż 31 grudnia 2017 r. Z kolei gdy zgłoszenie ZUS ZSWA jest przekazywane w roku, w trakcie którego pracownik wystąpi z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej albo gdy pracodawca jest w stanie likwidacji lub upadłości, wtedy data rozpoczęcia wykonywania pracy szczególnej nie może być wcześniejsza niż 1 stycznia roku bieżącego, a data zakończenia tego rodzaju pracy nie może być późniejsza niż dzień wypełnienia zgłoszenia. Jeśli natomiast data rozpoczęcia wykonywania pracy szczególnej jest taka sama jak data zakończenia jej wykonywania, to przyjmuje się, że pracownik pracował w szczególnych warunkach lub wykonywał pracę o szczególnym charakterze dokładnie 1 dzień.

Okresy nieuwzględniane

Ustalając okres wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (podawany w części B np. bloku III.) pracodawca nie powinien uwzględniać okresów niewykonywania pracy przez pracownika, za które otrzymał on wynagrodzenie bądź świadczenie z ubezpieczenia społecznego w razie choroby lub macierzyństwa. Tak wynika z art. 12 ustawy pomostowej. Wobec tego w zgłoszeniu ZUS ZSWA nie należy podawać okresów pobierania przez pracownika wynagrodzenia chorobowego, zasiłków (chorobowego, macierzyńskiego i opiekuńczego), świadczenia rehabilitacyjnego. Trzeba również pominąć okres urlopu wychowawczego, bezpłatnego, szkoleniowego oraz służby wojskowej. W tych bowiem okresach prace szczególne nie były wykonywane. Przy każdym okresie pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze płatnik podaje wymiar czasu pracy, w którym ta praca była wykonywana.

Do okresów pracy szczególnej należy natomiast wliczać okres, w którym pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym (przykład 2).