Czy formalne błędy w fakturach VAT pozbawiają nabywcę prawa do odliczenia podatku naliczonego?

Z przepisu art. 88 ust. 3a pkt 1 lit. a) ustawy o VAT wynika, że nie uprawniają nabywcy do odliczenia podatku naliczonego m.in. faktury VAT, faktury korygujące, dokumenty celne oraz duplikaty faktur wystawione przez podmiot nieistniejący.

Pojęcie podmiotu nieistniejącego zdefiniowane zostało m.in. przez NSA, który w wyroku z dnia 11 marca 2005 r., sygn. akt FSK 1741/04 uznał iż jest nim podmiot stwarzający formalne pozory istnienia, który jednak w rzeczywistości nie uczestniczy w obrocie prawnym.

Należy pamiętać, że cechą charakterystyczną prawa podatkowego jest odnoszenie obowiązków podatkowych przede wszystkim do rzeczywistych, a nie tylko formalnych zachowań podmiotów uczestniczących w obrocie prawnym. Dlatego z uwagi na istotę podatku VAT, za podmiot fikcyjny w obrocie należy uznać nie tylko podmiot faktycznie nieistniejący, lecz także podmiot formalnie zarejestrowany w oparciu o nieprawdziwe lub nieścisłe i nieaktualne dane, który nie składa właściwych deklaracji podatkowych i nie wykazuje podatku należnego wynikającego z wystawionych faktur, a w konsekwencji nie płaci tego podatku.

W świetle powyższego, faktury wystawionej przez tego rodzaju podmiot nie można uznać za prawidłową, mogącą stanowić podstawę dokonania odliczenia podatku naliczonego.

O pozorności istnienia podmiotu mogą decydować m.in. następujące okoliczności: zaprzestanie faktycznej działalności, nieprowadzenie działalności pod adresem siedziby, ukrywanie prawdziwego adresu działalności, brak dokumentacji księgowej, niewypełnianie obowiązków rejestracyjnych i aktualizacyjnych.

W praktyce zdarzają się sytuacje kiedy czynność, która - w myśl obowiązujących przepisów - nie podlega opodatkowaniu VAT albo jest z niego zwolniona, zostaje przez podatnika potraktowana jako czynność opodatkowana 5%, 8% czy 23% stawką VAT. Jeżeli fakt ten zostanie potwierdzony fakturą, to faktura ta - w myśl art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy - nie daje nabywcy prawa do odliczenia podatku VAT. Tym samym, dla odbiorcy takiej faktury, wykazany w niej podatek nie stanowi podatku VAT do odliczenia, nawet jeśli zostanie zapłacony.

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury, w przypadku gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą tę samą sprzedaż (art. 88 ust. 3a pkt 3 ustawy o VAT). Mimo że podatnicy zwracają szczególną uwagę na prawidłowe dokumentowanie transakcji, w praktyce z różnych powodów zdarzają się sytuacje podwójnego udokumentowania danej czynności.

W przypadku podwójnego udokumentowania transakcji istotne jest, aby naprawić błąd w dokumentacji nabywcy, jeżeli dwukrotnie odliczył on tę samą kwotę z wystawionych faktur. Wówczas powinien niezwłocznie skorygować ten błąd poprzez korektę deklaracji za miesiąc, w którym odliczenie było dokonane. Korekta podatku naliczonego in minus nie wymaga tu potwierdzenia w postaci faktury korygującej. W celach dowodowych warto też skompletować korespondencję pomiędzy kontrahentami, w tym np. nadesłane przez nabywcę kserokopie oryginałów faktur, z naniesionym skreśleniem nieprawidłowej i adnotacją, że faktura ta została anulowana.

Wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a) stwierdzające czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b) podające kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c) potwierdzające czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.) - w części dotyczącej tych czynności

- nie dają prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Uwaga

Brak prawa do odliczenia podatku naliczonego dotyczy tylko tych pozycji i tylko tych czynności wykazanych na fakturze, w których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością, stwierdzające czynności niedokonane, jak i te, które są czynnościami pozornymi.

Jeżeli podatnicy dokumentują fakturą VAT czynność niemającą w istocie miejsca, to tego rodzaju dokumenty nazywane są "pustymi" fakturami. Faktury te nie dają nabywcy prawa do odliczenia podatku naliczonego

Może się zdarzyć, że faktura dokumentuje np. zakup określonej ilości towaru, jednak do podatnika z różnych przyczyn dociera tylko część tego towaru. W obrocie krajowym najczęściej takie nieprawidłowości likwidowane są w drodze uzgodnień pomiędzy kontrahentami. Brakująca ilość towaru zostaje dosłana w kolejnej dostawie, bądź dostawca - uznając reklamację ilościową - wystawia fakturę korygującą.

Konstrukcja przepisu art. 88 ust. 3a pkt 4 ustawy o VAT ma na celu wyeliminowanie sytuacji, w której dokonano np. sprzedaży 100 sztuk danego towaru, natomiast na fakturze określono sprzedaż 1.000 sztuk. Przepis nie zabrania więc odliczenia całkowitego VAT z takiej faktury, ale pozwala nabywcy na odliczenie podatku naliczonego w tej części, która dotyczy realnie przeprowadzonej transakcji.

Wyjątkiem może być sytuacja, w której pomiędzy sprzedawcą a odbiorcą istnieje trzecie ogniwo - przewoźnik. Skoro bowiem dostawca wystawił fakturę dokumentującą faktycznie wydaną ilość towaru, zaś jego ubytek nastąpił w trakcie transportu, za który odpowiedzialny jest przewoźnik, wystawca faktury nie ma podstaw do skorygowania faktury pierwotnej.

Zakaz odliczania podatku naliczonego dotyczy również faktur potwierdzających czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego.

W myśl art. 58 K.c. nieważna jest czynność prawna sprzeczna z ustawą albo mająca na celu obejście ustawy, chyba że właściwy przepis przewiduje inny skutek, w szczególności ten, iż na miejsce nieważnych postanowień czynności prawnej wchodzą odpowiednie przepisy ustawy. Zgodnie z § 2 tego artykułu nieważna jest także czynność prawna sprzeczna z zasadami współżycia społecznego. Z kolei w art. 83 K.c. mowa jest o nieważności oświadczenia woli złożonego drugiej stronie za jej zgodą dla pozoru. Jeżeli natomiast oświadczenie takie zostało złożone dla ukrycia innej czynności prawnej, ważność oświadczenia ocenia się według właściwości tej czynności.

Tak samo traktowana jest czynność prawna dokonana w celu obejścia obowiązujących przepisów. O czynności mającej na celu obejście prawa mówimy wówczas, gdy dokonana czynność, choć nie narusza obowiązujących norm prawnych, wywołuje bądź ma wywołać określone skutki, które są zakazane w świetle obowiązujących przepisów.

W szczególnych okolicznościach, przepisy dotyczące rozliczania podatku VAT umożliwiają przeniesienie obowiązku dokumentowania transakcji pomiędzy podatnikami VAT na nabywców towarów i usług. Zgodnie z § 6 rozporządzenia w sprawie faktur podmiotem uprawnionym do wystawiania faktur, a także faktur zaliczkowych stwierdzających dokonanie dostawy towarów lub świadczenia usług może być nabywca towarów i usług, jeżeli:

• jest on zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym,
   
• ma zawartą z dokonującym dostawy towarów lub świadczącym usługi odpowiednią umowę, upoważniającą do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy,
   
• w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy dostarczy właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego pisemną informację o zawarciu takiej umowy.

Jednym z istotnych postanowień umowy, jaką zawierają podmioty, w sytuacji gdy nabywca ma wystawiać faktury VAT, jest zastrzeżenie, iż będzie on przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopię wystawionej faktury do jej akceptacji w formie podpisu. Termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury powinien być określony w umowie w taki sposób, aby było możliwe dokonanie terminowego rozliczenia podatku przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi. Kopię faktury powinien posiadać podmiot dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługę.

Brak akceptacji na fakturze przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługę, uniemożliwia nabywcy odliczenie podatku naliczonego wynikającego z tej faktury.

Należałoby w tym miejscu przytoczyć wyrok NSA z dnia 5 lipca 2011 r., sygn. akt I FSK 1053/10 (orzeczenie prawomocne), który stwierdził, iż niekoniecznie każda faktura wystawiona przez nabywcę musi być podpisana przez dostawcę. Wystarczające jest, aby dokonał on podpisu na zbiorczym zestawieniu faktur za dany okres rozliczeniowy. Podobne stanowisko zaprezentował również WSA w Warszawie w wyroku z 21 kwietnia 2011 r., sygn. akt III SA/Wa 2494/10 (orzeczenie prawomocne).

Jak słusznie zauważyły sądy, przepisy nie wskazują jednoznacznie, iż akceptacja faktury wystawianej przez nabywcę musi być koniecznie dokonana na jej oryginale. Zdaniem redakcji, nie powinno być również kwestionowane złożenie podpisu na zestawieniu faktur za dany okres (np. za miesiąc).

Przepisy ustawy o VAT nie rozstrzygają, czy otrzymanie po kilku miesiącach zaakceptowanej faktury uprawnia nabywcę do dokonania odliczenia podatku naliczonego z tej faktury w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał zaakceptowaną fakturę, czy też odliczenie to jest możliwe wyłącznie w drodze korekty deklaracji za okres, w którym nabywca wystawił fakturę i przedstawił ją do akceptacji sprzedawcy.

Zdaniem redakcji należy tu zastosować ogólne zasady dotyczące terminów odliczeń, czyli odliczenie w miesiącu otrzymania faktury lub w jednym z dwóch następnych. Dopiero bowiem otrzymanie potwierdzonej przez dostawcę faktury daje początek biegu terminowi, o którym mowa w art. 86 ust. 10 pkt 1 i ust. 11 ustawy.

Zaświadczenie wydane przez okręgową stację kontroli pojazdów, iż dany pojazd spełnia warunki, o których mowa w przepisach ustawy o VAT jest potrzebne w celu potwierdzenia prawa do odliczeń VAT przy nabyciu samochodu, jak i paliwa do jego napędu. Ponadto, spełnienie tych wymagań musi zostać potwierdzone stosownym wpisem do dowodu rejestracyjnego pojazdu. Wpis ten dokonywany jest w rubryce "Adnotacje urzędowe" właśnie na podstawie przedstawionego przez właściciela pojazdu zaświadczenia z okręgowej stacji kontroli pojazdów.

Jak wskazano w art. 88 ust. 3a pkt 6 ustawy podatnik nie ma prawa do odliczenia VAT z faktury w przypadku gdy zaświadczenie, o którym mowa w art. 86 ust. 5, zawiera informacje niezgodne ze stanem faktycznym.

Zaznaczamy, że art. 86 ust. 5 ustawy o VAT, do którego jest tu odwołanie, obowiązywał do 31 grudnia 2010 r. Trzeba jednak liczyć się z tym, że również w obecnym stanie prawnym przy zaświadczeniach wydanych przez stacje kontroli pojazdów zawierających dane niezgodne ze stanem faktycznym organy podatkowe mogą odmawiać prawa do odliczenia VAT. Wynika to z faktu, że art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 16 grudnia 2010 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o transporcie drogowym (Dz. U. nr 247, poz. 1652 ze zm.) zawiera analogiczne regulacje, co uprzednio obowiązujący art. 86 ust. 5 ustawy o VAT.