Czy ten rachunek może być uwzględniony w kosztach podatkowych?
Prowadzę samodzielną działalność gospodarczą, a z podatku dochodowego rozliczam się na podstawie zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Dla celów prowadzonej działalności wynajmuję lokale (w Polsce i w Belgii). W umowach najmu figuruje moje imię, nazwisko i adres zamieszkania, a nie dane firmy. Czy w takiej sytuacji rachunki wystawiane na moje nazwisko (a nie na firmę) mogą stanowić dowód księgowy uprawniający do zaliczenia kwoty zapłaconego czynszu do kosztów uzyskania przychodów z prowadzonej przeze mnie działalności gospodarczej?
Zgodnie z dyspozycją art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF, uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest uzależnione od łącznego spełnienia następujących warunków:
1) wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów (ewentualnie zwiększenia ich wysokości) lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
2) wydatek nie może figurować w negatywnym katalogu kosztów i wydatków wymienionych w art. 23 ustawy o PDOF, które bez względu na cel ich poniesienia, w żadnych okolicznościach nie mogą zostać zakwalifikowane do kosztów podatkowych,
3) wydatek musi być prawidłowo udokumentowany.
Kwestie dotyczące prawidłowego dokumentowania wydatków poniesionych przez podatnika, który ewidencjonuje zdarzenia gospodarcze w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, zostały unormowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia tej księgi (Dz. U. nr 152, poz. 1475 ze zm.).
W sytuacji przedstawionej w pytaniu należy zwrócić uwagę, że stosownie do treści § 12 ust. 3 ww. rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze podatkowej są m.in.:
1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
2) inne dowody, które zostały wymienione w § 13 i 14 ww. rozporządzenia i stwierdzają fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem oraz zawierają co najmniej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych,
- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Niewątpliwie, w sytuacji przedstawionej w pytaniu, nie budziłoby wątpliwości potwierdzenie poniesienia wydatku w formie faktury lub rachunku wystawionego na firmę Czytelnika, a nie na niego jako osobę prywatną.
Niemniej jednak - naszym zdaniem, w świetle omawianych uregulowań - nie ma przeszkód natury prawnej, aby rachunki za najem lokalu dla potrzeb prowadzonej działalności, zawierające imię, nazwisko i adres domowy przedsiębiorcy, mogły zostać uznane za dowody księgowe, dokumentujące wydatki poniesione przez podatnika.
Rachunki za najem lokalu na potrzeby prowadzonej działalności, które zostały wystawione na imię, nazwisko i adres domowy przedsiębiorcy, można zatem uwzględnić w kosztach podatkowych firmy, pod warunkiem, że dokumentują one wydatki spełniające przesłanki określone w ogólnej definicji kosztów podatkowych.
Przedstawiony pogląd znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 10 października 2008 r., nr ILPB1/415-500/08-2/AA.
Trzeba przy tym mieć na względzie, że w razie ewentualnego sporu z organami podatkowymi, to na podatniku ciąży obowiązek wykazania, iż konkretny wydatek spełnia warunki określone w powyższej definicji kosztów podatkowych.
Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych Nr 22 z dnia 2013-08-01