Dotacje unijne dla firm, czyli... kiedy można uczcić swój sukces szampanem?

Cykl życia projektu składa się z sześciu podstawowych elementów: pomysłu, opracowania wniosku aplikacyjnego i załączników, podpisania umowy o dofinansowanie, realizacji przedsięwzięcia, rozliczenia dotacji, zachowania trwałości projektu. Każdy z wymienionych elementów musi charakteryzować wysoka jakość, ponieważ na sukces projektu pracują jego wszystkie składowe, począwszy od realnego pomysłu, a kończąc na stuprocentowym rozliczeniu dotacji i utrzymaniu trwałości przedsięwzięcia. Dotacje unijne nie są dla wszystkich. Unijne dofinansowanie stanowi dźwignię dla zaplanowanego rozwoju firmy. Przedsiębiorca, który sam nie wie czego chce i twierdzi, że może otrzymać dofinansowanie na wszystko, nie jest partnerem do ubiegania się o wsparcie. Bezzwrotna dotacja jest dla beneficjentów działających w oparciu o długofalowe plany, z pomysłem na przyszłość oraz w obszarze, w którym firma działa lub planuje się rozwijać.

Zdefiniować cele, które dzięki realizacji projektu chcemy osiągnąć. Przydatna wówczas jest znana formuła SMART, mówiąca, że każdy cel powinien spełniać poniższe kryteria: S - specyficzny (konkretny), M - mierzalny (policzalny, możliwy do określenia przy pomocy liczb, jednostek, norm, etc.), A - akceptowalny (akceptowany przez wszystkich, którzy będą dążyć do jego realizacji), R - realny (możliwy do osiągnięcia), T - określony w czasie. Każdy potencjalny beneficjent powinien następnie określić zasoby, jakie posiada. Czy dysponuję ludźmi, kapitałem, infrastrukturą, czasem i informacjami na wystarczającym poziomie? Jeśli nie, to czy jestem w stanie brakujące zasoby pozyskać?

Kluczowym czynnikiem sukcesu projektu jest przygotowanie techniczne, administracyjne i finansowe inwestycji oraz rzetelne opracowanie dokumentacji aplikacyjnej. Każdy przedsiębiorca, który zamierza ubiegać się o wsparcie musi pamiętać, iż zanim przystąpi do prac nad dokumentacją projektową musi dysponować wszelkimi pozwoleniami, dokumentacją techniczną, kosztorysami, decyzjami środowiskowymi, mieć uregulowane płatności w urzędzie skarbowym oraz zakładzie ubezpieczeń społecznych i co najważniejsze - posiadać stabilną sytuację finansową, tak aby wykazać stuprocentowy montaż finansowy inwestycji (środki własne, kredyt, leasing itp.). Jeśli inwestor decyduje się zlecić przygotowanie projektu firmie zewnętrznej, powinien pamiętać o tym, iż są dwa podstawowe determinanty dobrej współpracy: terminowe przekazywanie wykonawcy kompletnej dokumentacji oraz stały zakres rzeczowy inwestycji.

Kompletność posiadanej przez inwestora dokumentacji warunkuje napisanie dobrego projektu, z realnym harmonogramem rzeczowo-finansowym, doszacowanym budżetem oraz prawidłowo przyjętymi wskaźnikami produktu i rezultatu. Cały cykl aplikowania podlega bardzo rygorystycznym wymogom konkursowym. I kiedy w końcu podpisujemy upragnioną umowę o dofinansowanie realizacji inwestycji, wydaje nam się, że najgorsze formalności są już za nami. Otóż nic bardziej mylnego! Po podpisaniu umowy nadal działamy według ścisłych procedur, a od naszej rzetelności i biegłości w poruszaniu się w gąszczu wytycznych i zaleceń w zakresie wdrażania i rozliczania zależy, czy faktycznie otrzymamy przyznane w umowie dofinansowanie. Podstawowymi elementami systemu rozliczania dotacji są m.in. zapisy umowy o dofinansowanie, kwalifikowalność wydatków, wnioski o płatność, wnioski o zaliczkę, monitoring realizacji inwestycji, informacja i promocja projektu, archiwizacja dokumentacji projektowej, konta analityczne w systemie finansowo-księgowym i wyodrębnione do projektu konto bankowe.

Aby skutecznie rozliczyć przyznaną w umowie dotację, musimy przedkładać do instytucji pośredniczących II stopnia (IP II) wnioski o płatność (WOP). Wniosek o płatność składa się z części merytorycznej i finansowej. Terminy składania WOP są każdorazowo określone w umowie o dofinansowanie projektu. Co do zasady WOP składa się nie rzadziej niż raz na 3 miesiące, nie częściej niż raz na miesiąc oraz najpóźniej 30 dni od zakończenia realizacji projektu. Najwygodniejszą formą jest rozliczanie projektu kwartalnymi WOP. Unikniemy wówczas sytuacji, w której składamy w ciągu kwartału trzy wnioski o płatność i pierwszy WOP zawiera jeden błąd rachunkowy, wówczas wykrycie przez IP II takiego błędu od razu skutkuje poprawieniem wszystkich trzech złożonych wniosków. Skuteczny wniosek o płatność spełnia szereg wymogów formalnych i merytorycznych, w tym musi być przygotowany na prawidłowym formularzu (aktualnie obowiązującym), obejmuje faktycznie poniesione wydatki kwalifikowalne (nie koszty!), które są zgodne z zapisami umowy oraz z celami pomocy. Wnioski o płatność mogą obejmować: rozliczenie płatności zaliczkowej - udokumentowanie wydatków poniesionych przez beneficjentów, którzy otrzymali środki na realizację projektu w formie zaliczki; rozliczenie wydatków - udokumentowanie wydatków poniesionych przez beneficjentów finansujących całość wydatków ponoszonych w ramach projektu ze środków będących w ich dyspozycji.

Część merytoryczna wniosku o płatność zawiera następujące informacje o realizowanym projekcie: okres, którego dotyczy wniosek, priorytet, działanie, tytuł, nr umowy, okres realizacji, płatność, kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem, wnioskowana kwota, dane o beneficjencie (dane osób przygotowujących wniosek w części dotyczącej postępu finansowego i rzeczowego), planowany przebieg projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku, problemy i trudności przy realizacji projektu, zgodność realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych, postęp rzeczowy realizacji projektu w podziale na zadania (część opisowa). Część finansowa obejmuje: postęp finansowy realizacji projektu w podziale na zadania, korekty finansowe dotyczące poprzednich wniosków o płatność, określenie źródeł finansowania wydatków, rozliczenie kwoty dofinansowania i wkładu własnego oraz uaktualniony harmonogram płatności na kolejne okresy rozliczeniowe.

Każdy wniosek o płatność zawiera niezbędne, wymagane umową załączniki, w tym zgodny z określonym w tabeli postępu finansowego wydruk z komputerowego systemu księgowego projektu lub kopię ewidencji księgowej projektu lub tabelę "Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem" (w zależności od zapisów w umowie o dofinansowanie), wyciąg z rachunku bankowego, kopie faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, kopie dokumentów potwierdzające odbiór urządzeń lub wykonanie prac, w przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane - kopie protokołów odbioru urządzeń lub przyjęcia materiałów, z podaniem miejsca ich składowania, wyciągi bankowe z rachunku beneficjenta lub przelewy, potwierdzające poniesienie wydatków, kopie innych dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową realizację projektu.

Problemy, które mogą pojawić się w trakcie rozliczenia: wydatkowanie środków na zakres nie objęty wsparciem, naruszenie ustawy PZP, błędne oznaczenie okresu, którego dotyczy wniosek, brak korelacji faktur z okresem rozliczenia, brak korelacji płatności z odpowiednim rachunkiem, brak przedstawienia wymaganych dokumentów potwierdzających zapłatę faktur,

brak protokołu odbioru prac, faktura została opłacona w okresie innym niż ten, którego dotyczył wniosek o płatność, brak wyciągów potwierdzających dokonanie płatności i protokołu odbioru robót, wniosek i potwierdzenie za zgodność z oryginałem podpisane przez osobę, której pełnomocnictwa nie załączono.

Jak uniknąć najczęstszych błędów we wniosku o płatność? Przede wszystkim należy wypełniać wszystkie pola we wniosku, wniosek podpisuje zawsze osoba upoważniona do reprezentowania inwestora, bezwzględne dołączamy jako dowód poniesienia wydatków wyciąg bankowy z konta projektowego, starannie i czytelnie opisujemy faktury i inne dokumenty księgowe, których kserokopie dołączamy do wniosku o płatność. Proszę pamiętać, iż brak wydatków po stronie beneficjenta nie zwalnia go z obowiązku przedkładania wniosków o płatność z wypełnioną częścią merytoryczną, dotyczącą przebiegu realizacji projektu (zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie). Pozytywnie i w całości zweryfikowana przez IP II część wniosku o płatność dotyczącą przebiegu realizacji projektu, wskazuje na właściwą realizację projektu i jest warunkiem koniecznym do zrefundowania poniesionych wydatków. Dlatego, szanowni państwo, cieszmy się z przyznanej dotacji, ale szampana otwierajmy dopiero po tym, jak ją skutecznie rozliczymy.

Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatność:

- błędy rachunkowe,

- niewskazywanie podatku VAT,

- niewystarczający zakres informacji dotyczących postępu rzeczowego realizacji projektu,

- brak wyciągów bankowych potwierdzających wysokość środków przekazanych

beneficjentowi w formie zaliczki (wysokość otrzymanej kwoty dofinansowania),

- brak wypełnienia wszystkich wymaganych pól we wniosku,

- nieprawidłowe daty zapłaty - niewskazywanie wszystkich dat zapłaty za dany dokument,

jeżeli zapłata następowała w kilku ratach,

- nieprawidłowe kwoty w kolumnach brutto, netto i kwalifikowalne,

- brak wyciągów bankowych potwierdzających opłacenie dokumentów w całości,

- brak dokumentów potwierdzających wniesienie wkładu prywatnego.

Trener i doradca Grupy Ergo, kierownik projektów unijnych, autorka i współautorka projektów inwestycyjnych dla sektora MŚP oraz projektów szkoleniowych