Efektywne zarządzanie wierzytelnościami, czyli jak to robić skutecznie i oszczędnie

"Podejmując różne działania windykacyjne, każde przedsiębiorstwo jest w stanie odzyskać pewną część swych należności. Jednak zawsze pozostaje część należności, których pomimo podjęcia wszelkich działań windykacyjnych, nie uda się odzyskać. A trzeba pamiętać, że w jednym i drugim przypadku ponosimy koszty dodatkowe, związane z procesem windykacji. Te dodatkowe nakłady na odzyskanie trudnych należności to przede wszystkim pieniądze i czas, czyli to, co najcenniejsze dla każdego przedsiębiorcy. To dlatego powinniśmy mieć świadomość, że niezależnie od tego czy nasza firma posiada dużo nieściągniętych należności, czy tylko niewiele, zawsze wpływa to bardzo negatywnie na ogólną efektywność procesu gospodarowania w przedsiębiorstwie, a w skrajnych przypadkach może się skończyć utratą płynności lub nawet bankructwem." - twierdzi Marcin Sosnowski, Key Account Manager EGB Investment S.A, ekspert poradnika "Windykacja w praktyce. Zabezpieczanie i odzyskiwanie należności". Dlatego też należy wziąć pod uwagę trzy etapy procesu zarządzania wierzytelnościami w przedsiębiorstwie, które gwarantują zachowanie płynności finansowej w firmie.

Efektywne zarządzanie wierzytelnościami w przedsiębiorstwie można określić jako odzyskiwanie jak największej wartości należności, możliwie najniższym kosztem, w jak najkrótszym czasie, przy zachowaniu pozytywnych relacji handlowych. "Zarządzanie wierzytelnościami w firmie to nie tylko windykacja zaległych płatności. Aby skutecznie zarządzać należnościami niezbędne jest zbudowanie przemyślanego procesu postępowania z każdą należnością od momentu jej powstania aż do momentu zapłaty bądź wpisania jej w straty (w przypadku braku zapłaty)." - mówi Marcin Sosnowski.

Na proces efektywnego zarządzania wierzytelnościami składają się 3 elementy:
Monitoring płatności
Windykacja (polubowna; sądowa; komornicza)
Sprzedaż wierzytelności

"Bardzo istotną kwestią jest takie zaplanowanie procesu zarządzania wierzytelnościami, aby uwzględniał on możliwość outsourcingu, czyli pomocy zewnętrznego, wyspecjalizowanego podmiotu, w razie gdyby nasze samodzielne działania były niewystarczające do odzyskania należności" - radzi Marcin Sosnowski.

Dzięki stosowaniu monitoringu płatności, ryzyko braku zapłaty może zostać zminimalizowane. Sprawdzenie kontrahenta przed zawarciem umowy może nie wystarczyć, potrzebny jest stały monitoring powstających w firmie należności. Trzeba mieć na uwadze to, że nawet najlepszy wywiad gospodarczy nie zabezpieczy przed ryzykiem nieterminowej spłaty ze strony partnera handlowego. Niektóre firmy mające już stabilną pozycję na rynku, a także dobrą sytuację finansową, nie uiszczają należności w terminie, ponieważ przyjęły taka politykę płatniczą. Firmy mogą nie płacić także z powodu braków w dokumentach. Właśnie dlatego warto w procesie zarządzania należnościami stosować monitoring płatności, który ma celu kontaktowanie się z klientem przed upływem terminu wymagalności wystawionej faktury. Celem kontaktu jest: ustalenie, czy kontrahent nie ma zastrzeżeń do zakupionego towaru lub usługi, sprawdzenie czy faktura dotarła i czy została wystawiona prawidłowo, a także przypomnienie o zbliżającym się terminie płatności. Kontakt w ramach monitoringu powinien nastąpić 2 - 3 dni przed datą płatności oraz powinien być powtórzony w terminie wymagalności faktury.

Monitoring płatności może być z powodzeniem prowadzony na własną rękę, ale wówczas wymaga to zatrudnienia odpowiedniej ilości pracowników i dostarczenia im odpowiedniego wyposażenia do pracy, aby móc organizacyjnie sprostać temu zadaniu. W niektórych przypadkach łatwiej jest zlecić monitoring należności wyspecjalizowanemu podmiotowi zewnętrznemu, niż organizować takie działania w firmie samodzielnie.

Kolejnym po monitoringu etapem w procesie zarządzania należnościami jest ich windykacja. Jedną z najważniejszych zasad skutecznej windykacji jest zasada "im szybciej, tym lepiej". Dlatego warto podkreślić, że windykacja nie powinna być prowadzona doraźnie, w sytuacjach kryzysowych, w sposób instynktowny, lecz powinna stanowić część przemyślanego procesu. Jak już wyżej wspominaliśmy, jeżeli zostanie ona poprzedzona działaniami monitoringowymi, to będzie tańsza, mniej pracochłonna i bardziej skuteczna.

To, kiedy opłaca się zlecić windykację firmie zewnętrznej a kiedy warto prowadzić ją samemu, zależy każdorazowo od kwoty i rodzaju długu oraz konkretnych okoliczności sprawy. Jeśli windykacja będzie dotyczyć małych kwot (3.000 zł - 5.000 zł), z reguły bardziej opłaca się zatrudnić firmę windykacyjną.

Praktyka wskazuje, że w przypadku konieczności prowadzenia windykacji zewnętrznej, warto zlecić ją tej samej firmie , która prowadzi dla nas monitoring płatności. Wówczas możemy wynegocjować lepsze prowizje, a ponadto nie będzie problemów z przepływem informacji przy przesuwaniu spraw z etapu monitoringu do windykacji - radzi Marcin Sosnowski.

Jeżeli dłużnik mimo działań podejmowanych przez firmę windykacyjną nadal nie wywiązuje się ze swoich zobowiązań, ostatecznym krokiem jest oddanie sprawy do sądu. Jednak wcześniej warto jest rozważyć możliwość sprzedaży wierzytelności, co bywa korzystniejszym rozwiązaniem. Sprzedaż wierzytelności jest dobrym rozwiązaniem wówczas, gdy możesz za nią uzyskać dobrą cenę lub gdy ma ona sens ekonomiczny - wiemy, że szanse na zwindykowanie danej należności są bliskie zeru, a chcielibyśmy ją wpisać w koszty uzyskania przychodu bez ponoszenia dodatkowych nakładów czasu i pieniędzy na postępowanie sądowe i egzekucyjne.

Publikacja "Windykacja w praktyce. Zabezpieczanie i odzyskiwanie należności", wydawnictwo Wiedza i Praktyka