Firmy tracą na zbyt długim przygotowywaniu sprawozdań finansowych

Polskie firmy, które najlepiej radzą sobie z przygotowaniem informacji finansowej, już po czterech dniach roboczych od zakończenia miesiąca dysponują informacją, w jakiej kondycji znajduje się spółka. W przypadku sprawozdań rocznych liderzy potrzebują dwudziestu dni na jego przygotowanie. Z kolei firmy, które mają problem z szybkim raportowaniem, wydłużają ten czas nawet do trzech miesięcy.

Zdaniem ekspertów firmy doradczej Deloitte sprawniejsze prowadzenie księgowości pozwala przedsiębiorstwom lepiej funkcjonować w biznesowym otoczeniu, a zarządom szybciej reagować na zmieniającą się rzeczywistość. To najważniejsze wnioski z autorskiego badania "Fast Close" przeprowadzonego przez firmę doradczą Deloitte.

Eksperci Deloitte przebadali 130 polskich firm. Sprawdzili ich podejście do przygotowywania informacji finansowych, które przedsiębiorcy są zobowiązani składać w organach skarbowych czy bankach, które kredytują ich inwestycje. Według polskiej ustawy o rachunkowości firmy mają pół roku, żeby zatwierdzić sprawozdanie roczne.

W przypadku spółek giełdowych termin na publikację raportów rocznych skraca się nawet do 80 dni. Raporty kwartalne muszą być zaś przygotowane w przeciągu 45 dni od zakończenia kwartału. "Z naszych doświadczeń wynika, że polscy przedsiębiorcy często nie doceniają korzyści, jaką daje szybkie pozyskanie informacji o wynikach finansowych.

Sytuacja zmienia się, gdy takie dane zaczynają być od spółki wymagane przez banki lub gdy firma planuje debiut na giełdzie. Wtedy spółka musi być gotowa na drastyczne przyspieszenie terminów raportowania, a także istotny wzrost jakości pracy działów księgowych" - mówi Adam Czechanowski, Dyrektor w Dziale Audit Advisory Deloitte.

Spółkom giełdowym, które przekroczą terminy składania sprawozdań, grożą sankcje finansowe nakładane przez Komisję Nadzoru Finansowego. W przeszłości sięgały one nawet 100 tys. zł. Kary nakładane są także na podmioty, których sprawozdania zawierają błędy. Warto przypomnieć, że sankcje mogą również dotknąć pojedynczych członków zarządu.

Także banki mogą wymagać raportowana wyników firm np. w cyklach miesięcznych, kwartalnych lub rocznych w celu oceny kondycji finansowej spółki. Nieprzekazanie takiej informacji na czas grozi, m.in.: podniesieniem marży kredytowej, a w ostateczności utratą wiarygodności i wypowiedzeniem umowy kredytowej.

Z badania Deloitte wynika, że polskie firmy, mimo że zdają sobie sprawę z tego zagrożenia, nie zawsze przywiązują należytą uwagę do szybkiego raportowania. Spośród przebadanych firm 43 proc. było gotowych do prezentacji miesięcznej informacji finansowej przed upływem pięciu dni roboczych.

Pod tym względem nie odbiegają od najlepszych na świecie praktyk. Jednak istotna grupa firm, bo aż 21 proc. przedsiębiorców potrzebowała na to więcej niż dziesięciu dni roboczych. "A to oznacza, że dopiero prawie w połowie miesiąca zarząd firmy dowiaduje się o tym, jak radziła sobie ona w poprzednim okresie. W dynamicznie zmieniającym się otoczeniu gospodarczym to może być zdecydowanie za późno, by zareagować i wprowadzić zmiany w planie operacyjnym" - mówi Mikołaj Trzeciak, Starszy Menedżer w Dziale Audit Advisory Deloitte.

W przypadku sprawozdań rocznych najlepsze wśród przebadanych spółek były z nimi gotowe po dwudziestu dniach roboczych, podczas gdy na świecie czas ten jest jeszcze krótszy. Wciąż problemem jest skonsolidowane sprawozdanie finansowe, które przygotowywane jest przez grupy kapitałowe. Na jego sporządzenie większość spółek potrzebuje nawet ponad siedemdziesięciu dni roboczych, a to oznacza, że inwestorzy i właściciele otrzymują całościowy obraz grupy w okolicach marca.

Zdaniem ekspertów Deloitte takie podejście przeszkadza firmom w efektywnym prowadzeniu biznesu. W wielu przypadkach zarządy otrzymują od działów sprzedaży częstą i szybką informację o przychodach ze sprzedaży, gdyż jest to podstawa oceny czy spółka realizuje zakładany plan. Jednak dopiero informacja finansowa o kosztach daje podstawę do wnioskowania o wynikach i odpowiada na pytanie o realizowaną marżę. "Strategiczne decyzje biznesowe mają dalekosiężne konsekwencje. Nie znając ich skutków ryzykujemy, że zamiast zarabiać, tracimy. Zarządy zbyt małą wagę przywiązują do jakości pracy działów księgowych i administracyjnych, skupiając się jedynie na pionach operacyjnych" - tłumaczy Mikołaj Trzeciak.

Aby przyspieszyć proces przygotowywania sprawozdań finansowych firmy muszą zmienić sposób swojego funkcjonowania. W tym celu należy, m.in.:

* Wdrożyć kalendarz zamknięcia, który będzie obrazował cały harmonogram i podział zadań,

* Wyodrębnić w grupach kapitałowych komórki ds. raportowania,

* Zainwestować w odpowiednie narzędzia IT, w tym w automatyczną konsolidację,

* Przygotowując informację finansową należy opierać się na szacunkach, a nie czekać na brakujące faktury,

* Wdrożyć system motywacyjny dla pracowników działu finansowego, który będzie uzależniony od terminów i jakości zamknięcia,

* Pozyskiwać dane na czas z działów niefinansowych (zakupy, sprzedaż, magazyn),

* Komunikować się na bieżąco z audytorem,

* Zadbać o procedurę wewnętrznego obiegu dokumentów zapewniającą szybkie ich dostarczenie do księgowości,

* Przygotować listę możliwych błędów.

"Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że przygotowywanie sprawozdań i informacji finansowych to proces, nie tylko księgowy, ale także biznesowy. Dostarcza on istotnej dla spółki wiedzy, m.in.: czy realizowany jest budżet, jak sprzedaje się dany produkt czy wreszcie jak ewentualny kryzys, np. na Ukrainie, z którą spółka ma relacje handlowe, ostatecznie wpłynął na jej wyniki. Bez tego elementu efektywne prowadzenie biznesu nie ma szans powodzenia" - podsumowuje Adam Czechanowski.