Gdzie w internecie znaleźć informacje o kontrahencie?

REGON

Najprostszym narzędziem ustalania podstawowych informacji o podmiotach statystyki publicznej, w tym o wszystkich przedsiębiorcach, jest wyszukiwarka REGON. Jej zasoby można przeglądać po podaniu jednego z numerów: KRS, NIP albo REGON. Wyszukiwarka udostępnia podstawowe dane, m.in.: nazwę, adresy, numery identyfikacyjne czy przedmiot działalności. Przy tym dane do REGON dotyczące przedsiębiorców są wprowadzane w ogromnej większości jako kopie danych z CEIDG oraz KRS.

Skromność zasobów i w większości wtórny charakter danych rekompensuje jedna zaleta wyszukiwarki. Jako jedyna obejmuje zarówno osoby fizyczne wpisywane do CEIDG, jak i innych przedsiębiorców wpisywanych do KRS. Dzięki temu jest bardzo wygodnym narzędziem pracy.

CEIDG

Ogromna większość danych zgłaszanych przez jednoosobowych przedsiębiorców do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej jest udostępniana w wyszukiwarce wpisów w CEIDG. Wyszukiwarka pozwala wygenerować urzędowy odpis z ewidencji dotyczący wszystkich ujawnianych w ewidencji przedsiębiorców. Zasoby CEIDG można przy tym przeszukiwać według kilkunastu kryteriów podawanych z osobna lub łącznie. Przy pomocy wyszukiwarki bez trudu można np. ustalić dane wszystkich osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą np. pod tym samym adresem. Można również uzyskiwać informacje o osobach już wykreślonych z ewidencji.

Po znalezieniu przedsiębiorcy korzystając z opcji "Historia wpisu" można ustalić jak na przestrzeni czasu zmieniały się dane ujawniane dla danej osoby w CEIDG.

Wyszukiwarka CEIDG jest największym urzędowym źródłem danych o osobach fizycznych w Polsce.

Wyszukiwarka KRS

Dobrze znanym instrumentem uzyskiwania informacji o podmiotach wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego jest udostępniana przez Ministerstwo Sprawiedliwości wyszukiwarka KRS. Narzędzie to umożliwia uzyskiwanie mających moc dokumentów urzędowych wydruków z rejestru dotyczących poszczególnych podmiotów. Dzięki temu każdy użytkownik internetu może zapoznać się z aktualnym stanem wpisu każdego podmiotu ujawnionego m.in. w rejestrze przedsiębiorców. To najdogodniejsze w korzystaniu oficjalne źródło informacji m.in. o danych identyfikacyjnych, adresie, sposobie reprezentacji, członkach organów czy przedmiocie działalności spółek, spółdzielni, stowarzyszeń i wielu innych podmiotów.

W KRS zamieszczane są również informacje o okresach, za które złożono dokumenty sprawozdawcze, bezskutecznie prowadzonych egzekucjach wobec przedsiębiorcy, posiadanych przez wierzycieli tytułów wykonawczych wobec niego albo udzielonemu wobec przedsiębiorcy zabezpieczeniu w związku ze złożeniem wniosku o ogłoszenie upadłości lub w ramach postępowania restrukturyzacyjnego.

Wciąż nie została udostępniona funkcjonalność wyszukiwarki, która pozwoli na uzyskiwanie odpisów całkowitych prezentujących wszystkie zmiany we wpisach dotyczących przedsiębiorcy poczynając od pierwszej rejestracji. Póki co można korzystać z rozwiązania pośredniego. Na prywatnym portalu www.imsig.pl/szukaj można znaleźć, według kryterium nr KRS, NIP czy REGON, informację o numerach Monitora Sądowego i Gospodarczego zawierających obwieszczenia o kolejnych wpisach w KRS dotyczących danego podmiotu. Treść obwieszczeń można z kolei poznać dzięki ministerialnej wyszukiwarce MSiG i ściągnięciu w formacie PDF pożądanych numerów Monitora.

Repozytorium dokumentów finansowych

Począwszy od marca 2018 r. sprawozdania finansowe podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców muszą być składane wyłącznie w wersji elektronicznej. Po złożeniu automatycznie są udostępniane w repozytorium dokumentów finansowych.

Przeglądanie zasobów repozytorium jest możliwe po wejściu na portal Ministerstwa Sprawiedliwości. Po podaniu nr KRS przedsiębiorcy do wglądu i ściągnięcia udostępnione zostaną wszystkie dokumenty, jakie przedsiębiorca złożył do repozytorium w wykonaniu obowiązków sprawozdawczych. Z łatwością można się więc zapoznać m.in. ze wszystkimi składowymi sprawozdania finansowego czy sprawozdaniem z działalności.

W chwili obecnej, już po zakończeniu sezonu składania sprawozdań finansowych, repozytorium jest najlepszym i najpełniejszym powszechnie dostępnym on-line źródłem informacji o sytuacji finansowej przedsiębiorców niebędących osobami fizycznymi.

Informacje o majątku

W urzędowych wyszukiwarkach można również znaleźć informacje o majątku kontrahenta. Okazuje się to szczególnie przydatne w razie konieczności dochodzenia od niego należności, w szczególności na etapie postępowania egzekucyjnego.

W Biuletynie Zamówień Publicznych można znaleźć informacje o udzielonych danemu podmiotowi zamówieniach w ramach zamówień publicznych. Biuletyn można przeglądać też poprzez wskazanie danych podmiotu wygrywającego przetarg. Jeśli umowa zawarta na skutek udzielenia zamówienia publicznego jest nadal wykonywana, to istnieje możliwość zajęcia w postępowaniu egzekucyjnym należności o zapłatę wynagrodzenia wynikającego z takiej umowy.

W postępowaniu egzekucyjnym mogą być także zajęte prawa z zarejestrowanych znaków towarowych czy wzorów użytkowych i wzorów przemysłowych. Urząd Patentowy RP udostępnia na swojej witrynie internetowej wyszukiwarkę praw rejestrowanych w oparciu m.in. o przepisy ustawy - Prawo własności przemysłowej. Z wyszukiwarki można korzystać podając wiele kryteriów, w tym również nazwę podmiotu zgłaszającego prawo do UPRP albo dane uprawnionego. Pozwala ona łatwo ustalić, czy kontrahent posiada np. prawa ochronne ze znaku towarowego.

Publiczna wyszukiwarka ksiąg wieczystych nie daje każdemu możliwości przeszukiwania jej zasobów według kryterium danych osobowych właściciela nieruchomości. Pozwala jedynie sprawdzić osobie posiadającej numer księgi wieczystej stan prawny nieruchomości ujawniony w księdze. Numer księgi, dzięki kryterium adresu położenia nieruchomości czy numeru geodezyjnego, można uzyskać z zasobów geodezyjnych po złożeniu stosownego wniosku i wykazaniu interesu prawnego. Nie jest to jednak łatwe.

System CEPiK także nie daje możliwości sprawdzenia w internecie informacji o właścicielu pojazdu. Sprawdzenie historii pojazdu jest możliwe po podaniu numerów rejestracyjnego i VIN oraz daty pierwszej rejestracji. Wyszukiwarka CEPiK udostępniana w sieci nie pozwala jednak zweryfikować danych właścicielskich.

W toku postępowania egzekucyjnego komornik na wniosek wierzyciela może poszukiwać majątku dłużnika. Wówczas, dzięki kryterium nazwy (firmy) oraz PESEL czy KRS, będzie mógł ustalić m.in. w CEPiK lub w zasobach ksiąg wieczystych czy dłużnik nie posiada składników majątku ujawnianych w tych rejestrach.

Rejestr należności publicznoprawnych

Niezwykle istotnym źródłem informacji o kontrahentach będzie rejestr należności publicznoprawnych. Będzie, choć instytucja ta już istnieje w naszym porządku prawnym. Prezydent skierował bowiem do Trybunału Konstytucyjnego uchwaloną w ostatnich dniach 2017 r. ustawę, która miała przesunąć z 1 stycznia 2018 r. na 1 lipca 2018 r. termin wejścia w życie przepisów o tym rejestrze. Rejestr istnieje więc tylko w przepisach, a faktycznie zacznie działać dopiero po dostosowaniu systemów informatycznych wykorzystywanych przez organy podatkowe.

W rejestrze będzie można znaleźć informacje o podmiotach zalegających z zapłatą należności pieniężnych podlegających egzekucji administracyjnej, których wierzycielami są naczelnicy urzędów skarbowych i jednostki samorządu terytorialnego. Będą w nim zamieszczane dane dłużnika, jeżeli łączna kwota jego zadłużenia (wraz z odsetkami za zwłokę) wyniesie nie mniej niż 5.000 zł.

Dane z rejestru będą bezpłatnie udostępniane dłużnikowi oraz wszystkim podmiotom zainteresowanym. Zainteresowany celem sprawdzenia kontrahenta w rejestrze będzie musiał skorzystać z Portalu Podatkowego i posłużyć się podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Aby przeszukać rejestr, będzie trzeba podać co najmniej dwie dane identyfikacyjne dłużnika. Dla osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą wymagane będą dwie dane spośród następujących: imię i nazwisko, PESEL, NIP lub REGON. Z kolei dla osób prawnych wystarczą dwie spośród: nazwa (firma), NIP lub REGON.

Rejestr spadkowy

Śmierć kontrahenta nie oznacza wygaśnięcia zobowiązań umownych. Będą one spoczywały na jego spadkobiercach i będą mogły być wobec nich egzekwowane. Posiadanie statusu spadkobiercy musi być stwierdzone notarialnym aktem poświadczenia dziedziczenia albo sądowym postanowieniem o stwierdzeniu nabycia spadku. W znalezieniu tych dokumentów pomocna będzie niewątpliwie wyszukiwarka rejestru spadkowego.

Rejestr spadkowy prowadzi Krajowa Rada Notarialna i zawiera przede wszystkim informacje o zarejestrowanych po 1 marca 2009 r. notarialnych aktach poświadczenia dziedziczenia oraz zarejestrowanych po 7 września 2016 r. sądowych stwierdzeniach nabycia spadku.

Rejestr jest więc daleki od kompletności. W przypadku osoby zmarłej przed 2016 r., chcąc upewnić się, czy nie wydano w jej sprawie postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, należy zwrócić się do sądu spadku (co do zasady sądu właściwego według ostatniego miejsca zamieszkania zmarłego) o udzielenie stosownej informacji. Jeśli postępowanie spadkowe nie było prowadzone, kontrahent powołując się na swój interes prawny może złożyć do sądu wniosek w tej sprawie. Dane o krewnych zmarłego i ich adresy można uzyskać składając wnioski do systemu PESEL.

Dane osobowe osób zmarłych nie podlegają RODO. Dlatego nie naruszając prawa administratorzy wielu cmentarzy udostępniają w internecie dane o wszystkich pochówkach, w tym imiona nazwiska, daty urodzenia i śmierci osób spoczywających na terenie cmentarza. Skorzystanie z odpowiedniej wyszukiwarki to najprostsza, choć zawodna, metoda sprawdzenia czy kontrahent żyje.

Szczególne uprawnienia

Przedsiębiorcy dla potrzeb wykazania posiadania uprawnień do wykonywania określonego rodzaju działalności czy zawodu są również wpisywani do innych rejestrów czy ewidencji publicznych, co ma służyć ujawnieniu tych szczególnych informacji.

Warto tu wymienić rejestr podmiotów wykonujących działalność leczniczą (rpwdl.csioz.gov.pl), czy rejestr podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia (stor.praca.gov.pl) albo Centralną Ewidencję Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych (turystyka.gov.pl).

Na internetowych stronach właściwych samorządów zawodowych można też zweryfikować posiadanie stosownych uprawnień przez np. inżynierów, architektów, lekarzy czy radców prawnych.

W CEIDG udostępnia się dane dotyczące uzyskania, cofnięcia, utraty i wygaśnięcia uprawnień wynikających z koncesji, licencji czy zezwolenia oraz wpisu do rejestru działalności regulowanej. Takich danych brak natomiast w KRS.