Ile można zaoszczędzić na fakturowaniu online?

Według raportu PKPP Lewiatan, firmy europejskie korzystające z e-fakturowania zyskują na tym rozwiązaniu 240 mld euro oszczędności oraz ratują prawie 12 mln drzew. Ta gospodarność w niewielkim jednak stopniu dotyczy polskich przedsiębiorstw.

Ci z czasem dołączą do reszty Europy, wprowadzając fakturowanie online do swoich firm. Badania pokazują jednak, że inwestycja w e-fakturowanie zwraca się szybkim tempie, a przedsiębiorcy mogą liczyć na różnego rodzaju oszczędności. Jakie? Łatwo można podzielić je na trzy odrębne kategorie.

Przejście z fakturowania papierowego na elektroniczne wiąże się z wyraźną redukcją kosztów. Tym wyższą, im większa jest liczba klientów obsłużonych online, zamiast standardowo poprzez drukowanie i przesyłanie faktury za pośrednictwem poczty.

Według badania "E-faktura w Polsce" koszt wydruku i wysyłki jednej faktury wynosi, w zależności od szacunków, 1,5 - 8 zł. Tiago Almeida, twórca aplikacji do e-fakturowania z firmy ueb zawęża nieco te wyliczenia. - Standardowo koszt jednej faktury w Polsce zawiera się w wydrukowaniu jednej kartki papieru, znaczka pocztowego oraz koperty, co oscyluje w graniach 3-4 zł. Oczywiście koszty jednorazowe faktury są mniejsze dla firmy, która miesięcznie obsługuje ich 20 tysięcy niż dla takiej, która wystawia ich zaledwie 200 - mówi Almeida.

- Inaczej natomiast przedstawia się sprawa z e-fakturami, gdzie niweluje się całkowicie wszelkie koszty związane z wysyłką, gdyż wszystko odbywa się w internecie. Jedyne, za co trzeba zapłacić, to program do e-fakturowania. Trzeba też zapewnić, że e-faktura będzie zgodna z przepisami - tłumaczy Almeida.

Porównanie kosztów faktury papierowej i elektronicznej

Rodzaj faktury Papierowa Elektroniczna

Koszt 1000 faktur (w zł) 2600 zł 560 zł

źródło: Deloitte Touche Tohmatsu

Oczywistym zyskiem przedsiębiorców stosujących e-faktury jest również szybsze dotarcie faktury do klienta, a co za tym idzie skrócenie czasu jej opłacenia, dzięki czemu pieniądze szybciej trafiają do dostawcy. W przypadku, gdy klient zgubi e-fakturę nie ma obawy, bo powtórny dostęp do dokumentu zawsze jest możliwy. Poza wszystkim e-fakturę można odebrać i opłacić z każdego miejsca na ziemi, jedynie za pośrednictwem łącza internetowego, gdyż wiele programów do ich obsługi daje również możliwość przejścia do automatycznego systemu płatności internetowej.

Od 2011 roku można również wystawiać e-faktury korygujące, a nawet, jeśli jest taka potrzeba, korygować papierową fakturę jej elektronicznym odpowiednikiem. - E-faktury znacznie skracają czas, który przedsiębiorcy musieliby poświęcić na ich wypełnienie w formie papierowej. Znika poza tym obawa, że zostaną dostarczone pod niewłaściwy adres lub opóźnienia na poczcie spowodują, że dojdą do klienta po czasie - podsumowuje Tiago Almeida.

Większe firmy mogą także zaoszczędzić pewne kwoty, zamieniając przechowywanie faktur papierowych w magazynach na składowanie ich na serwerach lub nośnikach elektronicznych. Tym bardziej, ze zgodnie z przepisami prawnymi obowiązek podatkowy istnieje przez pięć lat od momentu wystawienia i dostarczenia faktury klientowi. Ten okres w rzeczywistości może ulec prawie 2-letniemu wydłużeniu. Dlaczego? - Przepisy podatkowe regulują te kwestię następująco. Przypuśćmy, że przedsiębiorca otrzymał fakturę w styczniu 2013 roku, pod koniec tego roku złożył zeznanie podatkowe za okres 12 poprzednich miesięcy. Dopiero po zaakceptowaniu tego przez Urząd Skarbowy mija termin 5 lat, a fakturę i tak trzeba trzymać jeszcze do rozpoczęcia się kolejnego roku - czyli w tym przypadku 2020 - tłumaczy Tiago Almeida. - Z trzymaniem danych elektronicznych jest o tyle łatwiej, że okres się nie skraca, ale pliki zajmują mniej miejsca i jest do nich łatwiejszy i szybszy dostęp, a ich utrzymanie kosztuje znacznie mniej - dodaje.