Internetowy problem milionów firm

Załatwianie spraw urzędowych przez internet cieszy się wśród mikroprzedsiębiorców dobrą opinią. Aż 86 proc. osób, które wzięły udział w badaniu sondażowym przeprowadzonym przez Grupę Idea Banku twierdzi, że e-administracja pozwala zaoszczędzić czas. Z tej grupy aż 49 proc. uważa, że oszczędność jest znaczna. Nawet ci, którzy mimo używania elektronicznych platform część spraw urzędowych muszą załatwić osobiście, e-administrację sobie chwalą.

Pobierz darmowy program do rozliczeń PIT 2015

Trudno w tej sytuacji nie zadać pytania dlaczego - skoro jest tak dobrze - jest tak źle. Bo e-administracja wśród przedsiębiorców niestety nie jest popularna.

Rodzajem bramy do e-administracji jest konto w ePUAP, które umożliwia dostęp do innych systemów urzędowych, a więc do ZUS, CEIDG, itd. Zgodnie z danymi z początku października 2015 r., kont w ePUAP było 1,15 mln (dane Centrum Projektów Informatycznych, obecnie Centrum Cyfrowej Administracji). Trzeba przy tym zauważyć, że takie konto może założyć nie tylko przedsiębiorca, ale każdy obywatel. Dorosłych Polaków jest 31,5 mln. Oznacza to, że tylko 3,5 proc. - a więc tylko jeden na 28 - dorosłych Polaków ma konto w systemie, który ma być bramą do administracji elektronicznej.

Dodatkowo, aby móc załatwiać sprawy za pośrednictwem ePUAPu, konieczne jest elektroniczne potwierdzanie tożsamości. To może być podpis kwalifikowany, kupowany w specjalnych firmach, który posiada taką samą wagę, jak podpis odręczny, albo Profil Zaufany - bezpłatne narzędzie do potwierdzania tożsamości. Na koniec października 2015 r. Profili Zaufanych było w systemie niecałe 490 tys. A więc mniej niż połowa osób posiadających konto w ePUAP była w stanie za pośrednictwem tego systemu dokonywać ważniejszych operacji. Nawet jeśli założyć, że każdy z posiadaczy Profilu Zaufanego to przedsiębiorca, to i tak wynik nie wypadałby najlepiej. Obecnie mamy ponad 2 mln mikroprzedsiębiorców, opłacających składkę zdrowotną, a więc działających aktywnie. Tymczasem spora część z Profili Zaufanych wcale do przedsiębiorców nie należy. W przypadku ZUS też nie jest najlepiej. Na platformie Zakładu, który ma ponad 20 mln klientów, zarejestrowano tylko 1,3 mln kont (posiadanie takiego konta nie wymaga posiadania ani Profilu Zaufanego, ani konta w ePUAP).

Te dane znajdują potwierdzenie także w wynikach badania Grupy Idea Banku. 57 proc. spośród ankietowanych deklaruje, że nie ma żadnego konta na jakiejkolwiek z platform e-administracji. Do tego trzeba jeszcze doliczyć 10 proc. przedsiębiorców, którzy udzielili odpowiedzi, że ich sprawy załatwiają biura księgowe, co oznacza, że raczej nie dysponują kontem do załatwiania spraw administracyjnych przez internet.

Najwięcej osób - 18 proc. - deklaruje posiadanie konta w systemie ePUAP. Nawet jeśli przyjąć, że te osoby mają konta w innych systemach e-administracji, założone z poziomu ePUAPu, to okazuje się, że tylko co piąty ankietowany przedsiębiorca wykorzystuje ten system zgodnie z jego przeznaczeniem, a więc jako bramę do załatwiania spraw urzędowych w internecie.

Stosunkowo popularny jest także PUE ZUS (17 proc. odpowiedzi), który umożliwia elektroniczne rozliczenia i komunikację z ZUSem (np. złożenie wniosku o niezaleganie ze składkami, korzystanie z sytemu e-płatnik), co ma duże znaczenie dla osób zatrudniających pracowników. 13 proc. deklaruje posiadanie konta w CEIDG, tyle że dokonywanie zmian w tym systemie wymaga albo posiadanie podpisu kwalifikowanego, albo Profilu Zaufanego - bez tego nie można zarejestrować działalności gospodarczej bez wychodzenia z domu, ani też dokonać np. zmian zakresu prowadzonej działalności. Zaskakująco wygląda fakt, że tylko 10 proc. ankietowanych twierdzi, że ma konto w Portalu Podatkowym. Wydawałoby się bowiem, że system zbudowany przez resort finansów powinien być najbardziej popularny.

Badanie Grupy Idea Banku pokazuje także, że większość przedsiębiorców nie posiada narzędzi, które umożliwiają pełne wykorzystanie systemów e-administracji - a więc nie dysponuje żadnym z dwóch rodzajów elektronicznego potwierdzania tożsamości. Takich odpowiedzi udzieliło aż 76 proc. badanych. 18 proc. zadeklarowało, że dysponuje Profilem Zaufanym, zaś 12 proc., że ma Kwalifikowany Podpis Elektroniczny.

A więc - sumując obie odpowiedzi - mniej niż co trzeci spośród ankietowanych przedsiębiorców może dokonywać wymiany pism z urzędami przez Internet, składać wnioski itd.

Powód, dla którego ten odsetek jest tak niewielki, jest prozaiczny - większość z przedsiębiorców nie musi się nigdzie rejestrować, aby załatwiać swoje sprawy. To, co wymaga najwięcej pracy i wymusza najczęstsze kontakty z urzędami, a więc sprawy podatków oraz składek na ubezpieczenia społeczne, załatwiane jest poprzez biura księgowe.

Spośród przedsiębiorców, którzy wzięli udział w badaniu sondażowym, aż 68 proc. twierdzi, że zleca prowadzenie rachunków firmom księgowym. Ze względu na specyfikę działalności firmy księgowe w bardzo szerokim zakresie korzystają z komunikacji elektronicznej, a od 1 stycznia mają praktycznie taki obowiązek. Innymi słowy, z punktu widzenia rozliczeń podatkowych czy księgowych przedsiębiorcy prowadzący takie firmy po prostu nie mają potrzeby zakładać kont w systemach e-administracji.

Ale jest jeszcze jeden element - mianowicie konstrukcja systemu, który służy do składania zeznań podatkowych. Wprawdzie na Portalu Podatkowym Ministerstwa Finansów można zakładać konta, ale wcale nie jest to konieczne dla rozliczeń. Deklaracje można bowiem przesłać bezpośrednio, bez logowania się gdziekolwiek, a do potwierdzenia tożsamości podatnika wykorzystywane są tzw. dane autoryzacyjne, a więc wartości zaczerpnięte z poprzedniego zeznania podatkowego.

Jak wynika z danych resortu finansów, dzięki temu rozwiązaniu składanych jest ponad połowa PITów, które wypełniają podatnicy rozliczający się według stawki liniowej czy blisko połowa zeznań, składanych przez osoby płacące podatki na zasadach ogólnych.

Ponieważ przedsiębiorcy nie muszą zakładać kont, aby rozliczyć podatki, więc tego nie robią. A że jednocześnie dla tych najmniejszych zeznanie roczne jest podstawowym dokumentem, które muszą wypełnić i przesłać do urzędu, robiąc to za pośrednictwem systemu resortu finansów "odhaczają" kontakt z e-administracją. Dlatego właśnie spośród przedsiębiorców, którzy wzięli udział w ankiecie Grupy Idea Banku i jednocześnie nie zlecają prowadzenia księgowości na zewnątrz, aż 52 proc. zadeklarowało, że formularze i deklaracje składa przez Internet. Nie zmienia to jednak faktu, że wciąż niemal co drugi przedsiębiorca rozlicza się z podatków droga papierową.

Najgorzej sprawa kontaktów z e-administracją wygląda na samym początku działalności gospodarczej, a dokładnie przy zakładaniu firmy. Spośród przedsiębiorców, którzy wzięli udział w badaniu Grupy Idea Banku, tylko 2 proc. zadeklarowało, że zarejestrowało firmę przez Internet. O wiele bardziej popularna okazała się droga pośrednia, czyli rozwiązanie, w którym przyszły przedsiębiorca najpierw wypełnia dokumenty w sieci, a następnie potwierdza dane w urzędzie. Z tego rozwiązania skorzystało 7 proc. biorących udział w badaniu. Jednak aż 90 proc. stwierdziło, że wybrało rozwiązanie "analogowe", a więc złożyło odpowiedni formularz papierowy w urzędzie gminy.

Trzeba wspomnieć, że w polskim prawie możliwość założenia mikrofirmy przez Internet pojawiła się w 2011 r. Tyle, że na początku mogły tego dokonać wyłącznie osoby, które posiadały kwalifikowany podpis elektroniczny. Efekt był taki, że - jak podsumowało byłe już Ministerstwo Gospodarki w latach 2011-2014 tylko 3 proc. spośród nowo założonych firm zostało zarejestrowanych wyłącznie przez Internet. Obecnie jednak istnieje możliwość założenia firmy dzięki wykorzystaniu Profilu Zaufanego. I choć nie jest pewne, czy pomogło to rozwiązanie, czy też fakt, że młodzi ludzie chętniej posługują się możliwościami oferowanymi przez sieć, to jednak widać, że odsetek firm zakładanych przez internet rośnie.

Nie dziwi, że żadna z firm istniejących dłużej niż 5 lat nie została zarejestrowana wyłącznie w sieci, bo takiej możliwości jeszcze wtedy nie było. Za to spośród tych, które mają miedzy 2 a 5 lat, wykorzystanie drogi wyłącznie internetowej zadeklarowało 3,7 proc., zaś spośród firm mających nie więcej niż 2 lata - aż 7,3 proc. Nadal jednak przeważa "analogowy" sposób rejestracji firmy, który wymaga wizyty w urzędzie i złożenia papierowego formularza.

Jak to już zostało wspomniane, niewielka popularność e-administracji wśród mikroprzedsiębiorców bierze się stąd, że nie mają oni takiej potrzeby. Ale na pewno w upowszechnieniu się kanałów elektronicznych nie pomaga także fakt, że mają one dość skomplikowaną strukturę. Mianowicie bramą do e-administracji ma być ePUAP z rodzajem bezpłatnego podpisu elektronicznego, jakim jest Profil Zaufany. Tylko że ePUAP był tworzony niejako równolegle z innymi systemami, w rezultacie można mieć konto w innych systemach bez konieczności logowania się w e-PUAPie. To prowadzi do sytuacji, że część przedsiębiorców musi mieć i spamiętać kilka zestawów loginów i haseł. I - wbrew pozorom - wcale nie jest to mały problem.

Aż 35 proc. ankietowanych w badaniu deklaruje, że ma problem z zapamiętaniem wszystkich zestawów loginów i haseł, a 18 proc. twierdzi, że ratuje się, stosując ten sam login i hasło w każdym systemie. Jeśli do tego dodać odsetek osób, które odmówiły odpowiedzi, to można powiedzieć, że aż 60 proc. ankietowanych ma po prostu problem z pamiętaniem całej listy haseł i loginów.

Oczywiście, trzeba pamiętać, że odpowiedzi w sprawie ewentualnych problemów z pamiętaniem haseł i loginów udzielały m.in. osoby, które są rozliczane przez biura księgowe (przypomnijmy - 68 proc. powierzyło prowadzenie księgowości takim firmom, a przy pytaniu o kłopoty/brak kłopotów z hasłami i loginami tylko 6 proc. do tego nawiązało). Jednak w gronie tych, którzy rozliczają się samodzielnie, jest niewiele lepiej. Tylko 43 proc. mówi, że nie ma problemów z zapamiętaniem loginów i haseł.

Dodatkowo polska e-administracja nie należy do nadmiernie przyjaznych. Oczywiście ci, którzy są przyzwyczajeni do załatwiania spraw w urzędach, uważają, że korzystniej i bezpieczniej będzie, jeśli spotkają się z urzędnikiem osobiście. Lecz faktycznie wielu rzeczy nie da się załatwić bez wizyty w urzędzie. Widać to choćby po danych, które dotyczą przedsiębiorstw zatrudniających ponad 9 osób (brak danych dla mikrofirm).

Z danych GUS wynika, że w 2014 r. aż 92,4 proc. takich firm korzysta z e-administracji. To o więcej niż rok wcześniej. Najczęściej wykorzystywaną funkcjonalnością jest ta służąca do przesyłania wypełnionych formularzy - w roku 2014 z tej możliwości korzystało 91,6 proc. firm, o 9 proc. więcej niż rok wcześniej. Ale tylko 56 proc. zadeklarowało, że wykorzystuje e-urzędy do obsługi procedur administracyjnych w całości drogą elektroniczną. I tutaj mamy do czynienia ze spadkiem, bo rok wcześniej taką deklarację złożyło 61 proc. przedsiębiorstw. A więc prawie połowa firm większych, z których duża część przecież zatrudnia specjalistów do kontaktowania się z urzędami, uważa, że nie da się wszystkich spraw urzędowych załatwić przez Internet. Nic dziwnego, że mikroprzedsiębiorcy, którzy z jednej strony mają znacznie rzadsze kontakty z urzędami a z drugiej nie posiadają specjalistycznej wiedzy, związanej z procedurami administracyjnymi, są znacznie ostrożniejsi w wykorzystaniu e-administracji.

Na początku zostało wspomniane, że przedsiębiorcy uważają, że e-administracja oznacza dla nich oszczędność czasu. Jednak dalsze dane pokazują, że jest to raczej przekonanie niż wiedza wynikająca z doświadczenia. Faktycznie bowiem przedsiębiorcy ekstrapolują na e-administrację swoje doświadczenia z innymi usługami, do których mają dostęp przez Internet, a więc przede wszystkim z usługami bankowymi. Do nich zdążyli się już przyzwyczaić i upewnić się, że korzystanie z konta przez sieć jest i wygodne, i bezpieczne.

Ale banki, nim przekonały klientów do usług internetowych, zainwestowały wiele w zapewnienie bezpieczeństwa transakcji, poza tym mocno zachęcały do stosowania tego kanału. Robiły to poprzez zachęty finansowe - i robią to nadal. Obecnie koszt wielu operacji, dokonywanych w oddziale, jest wysoki, tymczasem opłaty pobierane od tych samych czynności w sieci, są znacznie niższe albo są to operacje całkowicie darmowe.

Takich zachęt tymczasem nie ma w e-administracji. Żadna z instytucji publicznych nie proponuje choćby niewielkiej redukcji danin, jakie pobiera, mimo że taka obniżka miałaby ekonomiczne uzasadnienie ze względu na redukcję kosztów po stronie instytucji publicznej.

Poza tym nadal słabo znany jest ePUAP, a więc owa brama do administracji cyfrowej. Wielu Polaków, w tym prowadzących działalność gospodarczą, nie wie o istnieniu tego systemu. Tymczasem cyfryzacja e-administracji właśnie od utworzenia takiego wejścia powinna się rozpocząć. Kłopot w tym, że mimo kilku lat i sporych nakładów ePUAP nadal nie daje możliwości załatwienia wszystkich spraw urzędowych. Do tej pory nie został połączony z systemem resortu finansów. I choć takie połączenie jest planowane, to przynajmniej na razie wiele osób nie widzi sensu w rejestrowaniu się tam, gdzie nie ma możliwości załatwienia spraw najważniejszych.

Tymczasem banki zaczynały od stosunkowo prostych, ale za to najczęściej dokonywanych operacji, do których z czasem dołączane były kolejne funkcjonalności. W efekcie klient już wiedział, jak się poruszać w systemie i kiedy pojawiło się nowe rozwiązanie, nie miał oporów - np. wynikających z niewiedzy - aby z niego skorzystać.

Oczywiście, nie ma sensu rozpoczynać budowy e-administracji od nowa, ale bez wątpienia przydałoby się wprowadzenie zachęt finansowych, które zwiększyłyby skłonność Polaków - również prowadzących własne biznesy - do korzystania z kanałów elektronicznych. Jednak warto też wykorzystać doświadczenia bankowe i znaleźć takie rozwiązanie, które zamiast wymuszać na Polakach logowanie się do nowego systemu oraz naukę poruszania się w nim, pozwoli dodać e-administrację do istniejących już rozwiązań jako dodatkową funkcjonalność. Tu bez wątpienia najlepszym rozwiązaniem byłoby porozumienie się z bankami i wprowadzenie możliwości załatwiania spraw urzędowych z poziomu konta. Argumentów jest wiele - ale najważniejsze jest to, że takie rozwiązanie eliminuje konieczność budowy skomplikowanego systemu potwierdzania tożsamości. To bowiem banki robią na bieżąco i w wielkiej skali, dzięki czemu pismo wysłane z poziomu konta można uznać za podpisane elektronicznie w sposób równie bezpieczny, co przy użyciu Profilu Zaufanego.

To rozwiązanie powinno być wykorzystywane zwłaszcza w przypadku przedsiębiorców, jako że polskie prawo i tak wymaga posiadania konta przy prowadzeniu działalności. Ale można to rozwiązanie wziąć pod uwagę również i w przypadku osób nieprowadzących firm, o ile oczywiście zdecydują się na korzystanie z rachunku bankowego przy załatwianiu spraw urzędowych.

Badanie Grupy Idea Banku zostało przeprowadzone na 752 osobach prowadzących działalność gospodarczą między 5 a 15 stycznia 2016 r. Miało formę sondażu telefonicznego.

Katarzyna Siwek, Idea Bank

Katarzyna Miazek, Tax Care

Marek Siudaj, Tax Care

Pobierz darmowy program do rozliczeń PIT 2015