Jak fiskus będzie doręczać pisma firmom w 2016 r.?

Podstawowy sposób dostarczania korespondencji firmom - osobom prawnym i jednostkom organizacyjnym niemającym osobowości prawnej - nie zmienia się. Pisma nadawane przez organy podatkowe są im zasadniczo doręczane w lokalu siedziby lub miejscu prowadzenia działalności. Przesyłki przyjmuje osoba upoważniona do odbioru korespondencji.

Upoważnienie do przyjmowania pism może być dorozumiane. Wystarczy, że dana osoba dysponuje pieczęcią firmową i kwituje odbiór przesyłki. Doręczyciel nie ma obowiązku sprawdzać, czy posiada ona uprawnienia do przyjmowania korespondencji, np. żądać okazania pisemnego upoważnienia. Pracę w firmie należy tak zorganizować, aby korespondencję odbierał ten, kto jest do tego uprawniony (por. wyrok NSA z dnia 27 marca 2015 r., sygn. akt I FSK 497/14).

Pismo, którego nie udało się zostawić w siedzibie firmy lub miejscu prowadzenia działalności, jest obecnie doręczane w trybie zastępczym. Oznacza to, że list trafia na 14 dni do placówki pocztowej - jeżeli próbował go dostarczyć operator pocztowy, albo do urzędu miasta (gminy) - gdy doręczycielem był pracownik organu podatkowego lub inna upoważniona osoba. Przesyłka jest dwukrotnie awizowana. Awizo umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej, a gdy nie jest to możliwe - na drzwiach lokalu siedziby lub w widocznym miejscu przy wejściu na posesję, na której mieści się siedziba. Pismo, które nie zostanie odebrane w ciągu 14 dni, jest uznawane za doręczone z upływem ostatniego dnia tego okresu.

Regulacje, które wchodzą w życie 1 stycznia 2016 r., poszerzają możliwości dotarcia z korespondencją do firmy z pominięciem opisanej procedury. Doręczyciel będzie mógł doręczyć pismo w siedzibie danego podmiotu nie tylko osobie upoważnionej do przyjmowania korespondencji, ale także prokurentowi. Dopuszczalne stanie się pozostawienie przesyłki osobie postronnej: zarządcy budynku lub dozorcy, np. gdy firma będzie zamknięta. Doręczenie będzie skuteczne, jeżeli pośrednik pokwituje odbiór pisma i zgodzi się przekazać je adresatowi. Doręczyciel korzystający z tej opcji będzie jednak musiał zostawić informujące o tym zawiadomienie w skrzynce pocztowej firmy, na drzwiach lokalu siedziby lub w widocznym miejscu przy wejściu na posesję, na której znajduje się siedziba.

Firmy będą mogły ponadto wnioskować o doręczanie korespondencji na skrytkę pocztową. Pismo przesłane za pośrednictwem operatora pocztowego zostanie w takim przypadku złożone w jego placówce pocztowej. Adresat dostanie natomiast na skrytkę pocztową zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w placówce pocztowej w ciągu 7 dni. W przypadku niepodjęcia pisma w tym czasie otrzyma powtórne awizo. Przesyłkę będzie można odebrać w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia zostawienia pierwszego zawiadomienia.

Nowością będzie możliwość doręczania pism kierowanych do danego podmiotu na adres osoby upoważnionej do jego reprezentowania. Rozwiązanie to ma być stosowane w przypadku problemów z lokalizacją firmy: podania przez nią nieistniejącego adresu siedziby, wskazania adresu wykreślonego albo niezgodnego z rejestrem, braku możliwości określenia miejsca prowadzenia działalności. Jeżeli nie uda się ustalić adresu reprezentanta, pismo pozostanie w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia.

Zmodyfikowano jednocześnie zasady postępowania w przypadku, gdy sprawy podatkowej nie wolno wszcząć lub prowadzić, ponieważ firma nie posiada organów, nie można zlokalizować jej siedziby lub miejsca wykonywania działalności, czy nie udaje się ustalić adresów zamieszania osób uprawnionych do jej reprezentowania. Podmiotowi, który znajdzie się w takiej sytuacji, zostanie przydzielony tymczasowy pełnomocnik szczególny. Taki zastępca będzie działał do czasu ustanowienia przez sąd kuratora.

Pełnomocnikiem tymczasowym będzie mógł być adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy. Organ podatkowy zwróci się o jego wyznaczenie do właściwego samorządu zawodowego: okręgowej rady adwokackiej, okręgowej izby radców prawnych lub Krajowej Rady Doradców Podatkowych.

Pełnomocnik tymczasowy będzie odbierał korespondencję adresowaną do reprezentowanej firmy. Należy zaznaczyć, że od przyszłego roku pisma będą doręczane pełnomocnikom zawodowym - adwokatom, radcom prawnym i doradcom podatkowym - za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo w siedzibie organu podatkowego. E-korespondencja ma odbywać się przez portal podatkowy lub za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej. Pismo będzie mogło być doręczone w formie tradycyjnej, jeżeli przekazanie go drogą internetową okaże się niewykonalne z powodu problemów technicznych.