Jak przygotować się do kontroli z ZUS?

Kontrole płatników składek zobowiązanych do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne generalnie ZUS przeprowadza z taką częstotliwością, która umożliwia dochodzenie należności z tytułu składek i wypłaconych świadczeń. W uzasadnionych jednak przypadkach mogą one być przeprowadzone w krótszych odstępach czasu (§ 1 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek).

Wyjątek stanowią tutaj płatnicy zobowiązani do opłacania składek wyłącznie na własne ubezpieczenie. U nich kontrole przeprowadzane są tylko w uzasadnionych przypadkach.

Katalog przedmiotu kontroli zawarty jest w art. 86 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Nie jest on jednak katalogiem zamkniętym. ZUS ma więc prawo kontrolować wszelkie obowiązki związane z ubezpieczeniami społecznymi. W szczególności jednak taka kontrola może obejmować:

1) zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych,

2) prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS,

3) ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu,

4) prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,

5) wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych.

W trakcie kontroli przeprowadzanej u płatników zalegających z opłatą należności z tytułu składek, kontrolujący może również dokonać oględzin składników majątku.

Inspektor kontroli ZUS wszczyna kontrolę u płatnika składek po uprzednim okazaniu legitymacji służbowej oraz doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Upoważnienie to, oprócz wskazania kontrolowanego płatnika składek, podstawy prawnej oraz daty rozpoczęcia kontroli i przewidywanego terminu jej zakończenia, powinno też zawierać informację czego kontrola będzie dotyczyła. Znając zakres przedmiotowy kontroli płatnik może wcześniej przygotować wszystkie dokumenty, których będzie mógł zażądać kontrolujący. W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli ZUS ma prawo badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. Pracownik ZUS może więc poprosić np. o regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy pracy, jeśli z tych właśnie dokumentów wynikają wypłaty określonych składników wynagrodzenia zatrudnionych osób, które podlegają bądź nie oskładkowaniu. Z kolei badając dane dotyczące zgłoszenia do ubezpieczeń osoby prowadzącej pozarolniczą działalność może zażądać wszelkich dokumentów potwierdzających jej prowadzenie, np. dokumentację podatkową, faktury itp.

Niektóre firmy prowadzenie spraw związanych ze zgłaszaniem do ubezpieczeń i rozliczaniem składek ubezpieczeniowych, zlecają wyspecjalizowanym do tego jednostkom, np. biurom rachunkowym, które przechowują w związku z tym wszelkie dokumenty z tym związane.

Może się więc zdarzyć, że dokumentów lub innych nośników informacji objętych zakresem przeprowadzanej kontroli płatnik nie posiada. W takim przypadku trzeba wcześniej poprosić o ich skompletowanie i udostępnienie.

W firmach współpracujących z zagranicznymi kontrahentami lub zatrudniających cudzoziemców, niektóre dokumenty są sporządzone w języku obcym. W przypadku gdy kontrolujący wystąpi z żądaniem ich udostępnienia, trzeba mu przedstawić tłumaczenie ich na język polski. Wprawdzie nie trzeba dokonywać tłumaczeń z wyprzedzeniem, niemniej jednak warto przygotować się na taką okoliczność. W tym celu można wcześniej już skompletować dokumenty, które będą wymagały tłumaczenia.

Co więcej, na kontrolowanym płatniku spoczywa nie tylko ciężar dostarczenia tłumaczeń dokumentacji sporządzonej w języku obcym, ale również obowiązek wykonania tego nieodpłatnie (art. 88 ust. 1 pkt 5 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Oznacza to, że to on musi ponieść koszty związane z przetłumaczeniem żądanych dokumentów.

Bywa i tak, że dokumenty badane przez inspektora kontroli nie wyjaśniają wszelkich okoliczności mających znaczenie dla postępowania kontrolnego. Trzeba wówczas pamiętać, że kontrolujący ma prawo żądać udzielania informacji przez płatnika składek i osoby ubezpieczone. Jest on również uprawniony do przesłuchania świadków. Jeśli z powodu braku innych środków dowodowych (lub po ich wyczerpaniu) pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego, ma też prawo przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonych. Lepiej więc zawczasu przygotować się na okoliczność udzielania ewentualnych wyjaśnień.

Odmowa udzielania wyjaśnień przez płatnika jest traktowana jako utrudnianie kontroli i podlega karze grzywny do 5 tys. zł.

Osobie kontrolującej płatnik powinien zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych. Nie oznacza to jednak, że wystarczy przeznaczyć do tego wyłącznie miejsce, w którym będzie pracował inspektor kontroli, np. biurko i krzesło. Należy mu zapewnić środki łączności (oprócz środków transportowych) oraz inne środki techniczne, którymi dysponuje płatnik, niezbędne do wykonania czynności kontrolnych.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.)

Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (Dz. U. nr 164, poz. 1165)

autor: Dorota Wyderska

GOFIN podpowiada