Jak rozliczyć wydatki na imprezę integracyjną

Fiskus ostatnio mocno zmienił zdanie, jeśli idzie o możliwość zaliczania do kosztów wydatków na imprezy integracyjne. Ale elastyczność urzędników skarbowych ma swoje granice. Więc integracja z udziałem pracowników może być kosztem uzyskania przychodów, integracja z udziałem rodzin pracowników - również, ale integracja z udziałem osób towarzyszących pracownikom już nie.

Jeszcze niedawno rozliczanie imprez integracyjnych z udziałem pracowników było wyzwaniem dla księgowych. W rezultacie często przed urządzeniem takiego spotkania firmy wysyłały wnioski o interpretację podatkową, aby potem mieć pewność, że np. wydatki na jadło i napoje serwowane pracownikom można wliczyć do kosztów, ale o koszty dań i picia dla członków rodziny pracownika już obniżyć podatku się nie da.

Ostatnio jednak fiskus przeszedł znaczną metamorfozę w kwestii kosztów imprez integracyjnych. Nagle okazało się, że do kosztów działalności można zaliczyć również wydatki na ugoszczenie członków rodziny pracowników. Resort finansów zmienił również kilka wcześniejszych interpretacji podatkowych i w rezultacie zgodził się na zaliczenie do kosztów firmowych wydatków na wynajem sali gimnastycznej czy basenu dla pracowników oraz na integrację na wyjazdach.

Ale okazuje się, że nowe podejście fiskusa ma swoje granice. Widać to po interpretacji, jaką wydała Izba Skarbowa w Katowicach.

Pytanie, skierowane do izby, dotyczyło możliwości zaliczenia wydatków na imprezę integracyjną do kosztu uzyskania przychodów. Spółka organizowała wcześniej i ma zamiar organizować spotkania integracyjne w postaci pikników rodzinnych, w trakcie których odbywają się różnego rodzaju gry i zabawy oraz konkursy. Uczestnictwo nie jest obowiązkowe, poza tym pracownicy otrzymują kupony, które w trakcie imprezy mogą wymienić na picie i posiłki.

Spółka chciał się dowiedzieć, czy może wydatki na imprezę integracyjną zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Ponieważ jednak impreza ma charakter otwarty i pracownik może przyjść z członkami rodziny oraz osobami towarzyszącymi, spółka zapytała także o możliwość zaliczenia wydatków na pozostałe osoby do kosztów. Zdaniem wnioskodawców, wydatki na organizację imprezy integracyjnej powinny być kosztem uzyskania przychodów i w części przypadającej na pracowników, i w części przeznaczonej dla członków ich rodzin oraz osób towarzyszących.

Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 28 sierpnia 2015 r. (sygnatura IBPB-1-3/4510-128/15/AW) uznała, że stanowisko przedstawicieli spółki jest częściowo prawidłowe. Urzędnicy przyznali, że za koszt uzyskania przychodu spółka może uznać wydatki na organizację imprezy integracyjnej w części przypadającej na pracowników i członków ich rodzin. Ale tego, co przypada na osoby towarzyszące, zdaniem pracowników izby, za koszt uznać nie sposób.

Jak przyznali urzędnicy, za koszty uzyskania przychodów mogą zostać uznane "wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji np. w postaci organizacji dla nich spotkań integracyjnych (okolicznościowych). Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpływa na zwiększenie efektywności ich pracy" - czytamy w interpretacji.

Jednak inaczej wygląda sytuacja jeśli idzie o wydatki na imprezę integracyjną przypadające na osoby towarzyszące pracownikom. Przy ocenie danego wydatku bowiem - jak czytamy w interpretacji - "nie można wykazać związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy ich poniesieniem, a uzyskanym przez spółkę przychodem". I dalej - "udział w imprezie integracyjnej osób im towarzyszących (niebędących członkami rodziny) nie ma związku w jakimkolwiek stopniu, w tym pośrednim, z osiąganymi przez spółkę przychodami".

To oznacza, że księgowi z firm, które na imprezy integracyjne zapraszają pracowników z rodzinami albo osobami towarzyszącymi, będą mieli nad czym się głowić. Niełatwo będzie bowiem rozdzielić wydatki na pracowników czy ich rodziny od tych, które zostały poniesione na osoby towarzyszące pracownikom.

Rozwiązaniem może być zakaz przychodzenia na imprezy integracyjne z innymi osobami niż członkowie rodziny. Ewentualnie zbieranie przed impreza integracyjną deklaracji, że pracownik zamierza zjawić się z członkiem rodziny, nawet jeśli finalnie pojawi się z narzeczoną czy narzeczonym. Wówczas bowiem organizujący imprezę integracyjną zawsze będą mogli wyjaśnić przed fiskusem, że wydatki przeznaczone były na krewnych pracowników, ale nikt nie sprawdzał, czy pracownicy rzeczywiście przychodzą z członkami rodziny, czy może jednak pojawiają się w towarzystwie osób trzecich.

Marek Siudaj