JPK na żądanie organów podatkowych od 1 lipca 2018 r.

Organy podatkowe zyskają wkrótce powszechną możliwość weryfikacji rozliczeń podatkowych przy pomocy Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK).

Przekazywanie administracji podatkowej danych finansowo-księgowych w formie elektronicznej nie jest nowością. Takie techniki były i są wykorzystywane w kontrolach podatkowych na podstawie art. 286 § 1 pkt 4 Ordynacji podatkowej. Przepis ten stanowi, że kontrolujący są uprawnieni do udokumentowanego pobierania w formie elektronicznej ksiąg i innych dokumentów związanych z przedmiotem kontroli, ale nie obliguje on do przekazania danych w określonym schemacie. Urzędnicy otrzymywali więc niekiedy informacje zapisane w formatach nienadających się do przeprowadzenia natychmiastowych testów, np. w PDF (który stanowi raczej elektroniczny wydruk niż plik umożliwiający szybką analizę). JPK to zmienia. Narzuca bowiem wymóg udostępniania ksiąg podatkowych i dowodów księgowych w określonym układzie i formacie. Wszyscy muszą generować dane według identycznego schematu. Rozwiązanie to pozwala w krótkim czasie - za pomocą specjalnego oprogramowania komputerowego - przeprowadzić szereg testów na otrzymanych danych finansowo-księgowych: zrewidować kompletność ksiąg i ewidencji, zbadać związki przychodów z kosztami ich uzyskania, porównać sprzedaż z wielkością zakupów, sprawdzić numerację tysięcy faktur pod kątem ich powtarzalności, zweryfikować prawidłowość stosowania stawek VAT itp.

JPK - poza znanym już wszystkim podatnikom obowiązkiem przesyłania bez wezwania co miesiąc JPK_VAT (informacji o ewidencji zakupów i sprzedaży VAT) - stosuje się również na żądanie organu podatkowego. Organ podatkowy, w ramach prowadzonej sprawy, ma prawo zażądać od podatnika prowadzącego księgi podatkowe przy użyciu programu komputerowego przekazania całości lub części ksiąg oraz dowodów księgowych w postaci JPK. Może to być stosowane w toku: postępowania podatkowego (art. 193a Ordynacji podatkowej), czynności sprawdzających - w tym kontroli krzyżowej (art. 274c § 1 pkt 2 i art. 280 Ordynacji podatkowej), kontroli podatkowej (art. 287 § 1 pkt 3 Ordynacji podatkowej) oraz kontroli celno-skarbowej (art. 79 ust. 1 pkt 2 i art. 98 pkt 2 ustawy o KAS).

Największe podmioty zostały objęte obowiązkiem udostępniania na żądanie organu podatkowego ksiąg podatkowych i dowodów księgowych w formie JPK od 1 lipca 2016 r. Mikro-, małych i średnich przedsiębiorców będzie to dotyczyć od 1 lipca 2018 r. Podatnicy mogą fakultatywnie przekazać w formie JPK wyciągi z ksiąg i dowodów księgowych odnoszących się do okresów sprzed odpowiednio 1 lipca 2016 r. lub 1 lipca 2018 r., jeżeli używany przez nich komputerowy program księgowy posiada funkcję umożliwiającą taki transfer danych.

Warunkiem realizacji żądania organu podatkowego jest prowadzenie księgi podatkowej przy użyciu programu komputerowego.

Pojęcie "programu komputerowego" nie zostało zdefiniowane na potrzeby stosowania JPK. Przyjmuje się jednak bardzo szeroką jego definicję. Program komputerowy to nie tylko profesjonalny program finansowo-księgowy, ale także program biurowy, w tym arkusz kalkulacyjny. Pod pojęciem "księgi podatkowej" rozumie się: księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, zobligowani są na podstawie przepisów podatnicy, płatnicy lub inkasenci. Struktury JPK obejmują obecnie: księgi rachunkowe (JPK_KR), wyciągi bankowe (JPK_WB), magazyn (JPK_MAG), ewidencje zakupu i sprzedaży VAT (JPK_VAT), faktury VAT (JPK_FA), podatkową księgę przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR), ewidencję przychodów (JPK_EWP). Podatnicy mogą przygotować pliki JPK samodzielnie (ale wymaga to znajomości struktur udostępnionych na stronie internetowej Ministerstwa Finansów) albo przy pomocy specjalnych programów czy aplikacji. Resort finansów rozszerzył funkcjonalność swojej aplikacji e-mikrofirma o możliwość generowania plików JPK_FA (dotychczas pozwalała ona tworzyć ewidencję VAT i wysyłać JPK_VAT).

Nie ma obowiązku prowadzenia ksiąg czy wystawiania faktur za pomocą programów komputerowych. Wyjątek stanowi ewidencja sprzedaży i zakupów VAT. Pojawiają się więc wątpliwości, czy podatnik prowadzący komputerowo tylko wybrane księgi podatkowe, np. podatkową księgę przychodów i rozchodów, ma obowiązek przekazywać w formie JPK dane wynikające z ewidencji, rejestrów czy dowodów księgowych prowadzonych papierowo. Z odpowiedzi Ministerstwa Finansów na pytania naszego Wydawnictwa wynika, że obowiązek przekazania danej struktury istnieje w razie tworzenia dotyczącego jej dokumentu podatkowego przy użyciu programu komputerowego (w przypadku JPK_VAT - obligatoryjnie, a w odniesieniu do pozostałych struktur - fakultatywnie). Przykładowo, jeżeli podatnik wystawia faktury ręcznie, a księgi podatkowe ma prowadzone komputerowo (np. przez biuro rachunkowe), to będzie miał obowiązek przekazać w formie JPK tylko wyciągi z ksiąg podatkowych (odpowiedź Ministerstwa Finansów z dnia 30 maja 2016 r.). Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, którzy nie mają obowiązku rejestrowania wpłat i wypłat dokonywanych za pośrednictwem rachunku bankowego oraz nie są zobligowani do prowadzenia ewidencji magazynowej, nie będą natomiast musieli przekazywać na żądanie organu podatkowego struktur JPK_WB i JPK_MAG (odpowiedź Ministerstwa Finansów z dnia 28 września 2017 r.). Przedsiębiorca zobligowany do prowadzenia ewidencji VAT musi prowadzić ją od 1 stycznia 2018 r. w formie elektronicznej i składać co miesiąc informację JPK_VAT. Podatkową księgę przychodów i rozchodów może jednak prowadzić w formie papierowej (ręcznie). W takim przypadku nie obejmie go obowiązek przekazania na żądanie organu podatkowego całości lub części księgi w formie JPK (odpowiedź Ministerstwa Finansów z dnia 22 grudnia 2017 r.).

Dane udostępniane na żądanie organu podatkowego można przekazać za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych (JPK_VAT składane co miesiąc bez wezwania przesyła się wyłącznie przez internet).

Przekazywanie ksiąg za pomocą środków komunikacji elektronicznej odbywa się za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego udostępnionego na stronie internetowej Ministra Finansów. Transfer musi być uwierzytelniony kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym. Podatnicy będący osobami fizycznymi mogą do końca 2018 r. opatrywać przesyłane pliki danymi autoryzującymi. Wynika to z § 2 i § 3a rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sposobu przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych (...). Dostarczenie i termin przekazania pliku są potwierdzane urzędowym poświadczeniem odbioru (UPO). UPO zapewnia integralność przekazanych ksiąg i stanowi dowód doręczenia dokumentu. Otrzymuje się je po przeprowadzeniu prawidłowej weryfikacji struktury logicznej, poprawności danych i podpisu elektronicznego.

Inna możliwość udostępniania ksiąg w formie JPK to przekazanie ich zapisanych na informatycznych nośnikach danych, np. pendrivie, karcie pamięci, płycie CD/DVD. Takie nośniki powinny pozwalać na wierne odczytanie danych w urządzeniach produkowanych przez różnych producentów, właściwych dla danego typu nośnika. Muszą przy tym spełniać określone warunki, tj. muszą być: oznakowane w sposób pozwalający na ich jednoznaczną identyfikację, przystosowane do przenoszenia pomiędzy powszechnie dostępnymi urządzeniami odczytującymi, dostosowane do przechowywania w temperaturze 18-22 ^oC przy wilgotności względnej 40-50%. Niedozwolone jest przesyłanie plików pocztą elektroniczną. Przemawiają za tym względy bezpieczeństwa (brak szyfrowania oraz autoryzacji) oraz brak automatycznej walidacji danych.

Wyciągi z ksiąg i dowodów księgowych trzeba przekazać w terminie wyznaczonym przez organ podatkowy. Termin ten nie może być krótszy niż 3 dni.

Podatnik, który bezzasadnie odmówi przekazania ksiąg i dowodów księgowych w formie JPK lub nie uczyni tego w wyznaczonym terminie, naraża się na karę porządkową.

2.800 zł - maksymalna kara porządkowa w 2018 r. nakładana przez organ podatkowy.

W przypadku osób prawnych i jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej karę wymierza się ustawowemu reprezentantowi, członkowi organu uprawnionemu do reprezentowania lub osobie upoważnionej do prowadzenia spraw danego podmiotu. Właściciel biura rachunkowego może być ukarany za bezzasadną odmowę okazania lub nieprzedstawienie w wyznaczonym terminie ksiąg rachunkowych swojego klienta lub dokumentów będących podstawą zapisów księgowych. Ukarany może złożyć zażalenie na postanowienie o nałożeniu kary porządkowej albo wniosek o jej uchylenie.

W skrajnych przypadkach nieokazanie księgi lub innego dokumentu dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej osobie uprawnionej do przeprowadzenia czynności sprawdzających, kontroli podatkowej czy kontroli celno-skarbowej może być uznane za udaremnianie lub utrudnianie wykonania czynności służbowej. Grozi za to odpowiedzialność karna skarbowa. Takie zachowanie może być zakwalifikowane jako przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe. Wynika to z art. 83 Kodeksu karnego skarbowego. Przestępstwo skarbowe karane jest grzywną od 10 do 720 stawek dziennych (obecnie od 700 zł do 20.160.000 zł). Za wykroczenie skarbowe grozi grzywna od 1/10 do dwudziestokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę (aktualnie od 210 zł do 42.000 zł).

Resort finansów deklaruje, że w początkowym okresie wdrażania JPK urzędy skarbowe będą jednak nastawione na informowanie, edukowanie i pomaganie przedsiębiorcom w prawidłowym wypełnianiu nowego obowiązku, a nie na karanie (por. odpowiedź na interpelację poselską nr 19414/2018). W uzasadnionych przypadkach, np. gdy trzeba przekazać dużą ilość danych lub w razie nieobecności osoby odpowiedzialnej, warto zwrócić się do organu podatkowego o wydłużenie wyznaczonego terminu udostępnienia ksiąg lub dowodów księgowych w formie JPK.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800 ze zm.)

Ustawa z dnia 16.11.2016 r. o KAS (Dz. U. z 2018 r. poz. 508 ze zm.)

Ustawa z dnia 10.09.1999 r. - Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2017 r. poz. 2226 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24.06.2016 r. w sprawie sposobu przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których te księgi mogą być zapisane i przekazywane (Dz. U. z 2018 r. poz. 768)

autor: Małgorzata Żujewska
Gazeta Podatkowa nr 51 (1508) z dnia 2018-06-25

GOFIN podpowiada