Od chwili przystąpienia Polski do Unii Europejskiej wiele mówi się o dotacjach, lecz dla większości przedsiębiorców sposób ubiegania się o dofinansowanie ciągle owiany jest tajemnicą. Każdy przedsiębiorca mający możliwość skorzystania z tej formy pomocy powinien być świadomy, iż nieprzystąpienie do konkursu obniża jego pozycję konkurencyjną w stosunku do pozostałych graczy na rynku. Brak podstawowej wiedzy na temat zasad i reguł przyznawania dotacji stanowi najczęstszą przyczynę niepowodzeń. Postaram się przytoczyć najważniejsze wskazówki, o których należy pamiętać podczas tworzenia dokumentacji aplikacyjnej do konkursu o unijne dotacje.
Jako podstawę udanego wniosku o dofinansowanie należy wymienić ciekawy pomysł, wprowadzający coś nowego na rynek, dla którego znajdziemy odpowiedni program dotacyjny. Wśród dostępnych w Polsce programów unijnych w latach 2007-2013 jest ponad 1200 różnych działań, w ramach których można starać się o dotację. System owych programów i działań skonstruowany został tak, aby jeden podmiot mógł starać się o dofinansowanie konkretnego przedsięwzięcia tylko z jednego działania. W związku z powyższym, priorytetem jest dokonanie wyboru właściwego działania dla swojego pomysłu na biznes. Nieprawidłowe zakwalifikowanie może skutkować odrzuceniem wniosku na wstępie jego oceny. Wyboru należy dokonać w oparciu o podstawowe dokumenty programowe (tzw. "uszczegółowienia programów operacyjnych") dostępne na stronach internetowych poszczególnych instytucji wdrażających.
Jeżeli udało nam się dokonać wyboru odpowiedniego działania, pierwszą rzeczą, jaką należy uczynić jest sprawdzenie, czy spełniamy kryteria wyboru. Najczęściej można je znaleźć w regulaminie ogłoszonego konkursu. Poza kryteriami kwalifikującymi zainteresowanego do konkursu istnieją także kryteria, za które otrzymuje się więcej punktów przy ocenie merytorycznej. Zatrudnienie dodatkowej osoby lub uwzględnienie w swej inwestycji aspektów środowiskowych może mieć istotne znaczenie przy wyborze wniosku.
Na początku naszej drogi ubiegania się o dotację należy także zwrócić uwagę na tryb przeprowadzania konkursu, czyli na to, czy ma on charakter otwarty czy zamknięty. Fakt ten ma istotny wpływ, gdyż w pierwszym przypadku liczy się moment dostarczenia wniosku według zasady "kto pierwszy ten lepszy", pamiętając o jakości dostarczanych dokumentów. Natomiast w przypadku konkursu zamkniętego należy pamiętać tylko o nieprzekroczeniu terminu składania wniosku.
Udział w konkursie o unijne dotacje jest formą zmierzenia się z biurokracją, w związku z czym niezbędna jest perfekcyjnie przygotowana dokumentacja. Do tego konieczna jest odpowiednia ilość czasu. Działanie na ostatnią chwilę nie jest wskazane, gdyż często istotne problemy lub braki w dokumentach pojawiają się w trakcie tworzenia wniosku. Szczególną uwagę należy zwrócić na elementy wynikające z kryteriów rejestracyjnych, których brak powoduje jego automatyczne odrzucenie. Uzupełniając wymaganą dokumentację nie powinno się zostawiać pustego pola, nawet gdy pytania wydają nam się absurdalne. Szczególnie pomocne mogą okazać się instrukcje wypełniania wniosków aplikacyjnych, głównie w momencie gdy na z pozoru proste pytanie trzeba udzielić złożonej odpowiedzi. Powszechnie wiadomo, iż cierpliwość jest złotem. Te słowa można przytoczyć w trakcie odpowiadania na łudząco podobne do siebie pytania. Wtedy nie należy pozostawiać wolnego miejsca, lecz pisać wedle zasady "to samo, ale nie tak samo".
Podczas tworzenia dokumentacji należy pamiętać o bardzo precyzyjnym odnoszeniu się do instrukcji i innych dokumentów programowych. Na szczęście przy każdym konkursie unijnym na etapie formalnym oceny wniosku o dofinansowanie można dokonać jednorazowej poprawy elementów wskazanych przez urząd oceniający. Niemniej jednak zbyt duża ilość błędów spowoduje, iż więcej czasu spędzi się na poprawkach niż na samym pisaniu wniosku. Do tego należy wziąć pod uwagę ograniczony czas składania poprawionego dokumentu, który wynosi od pięciu do dziesięciu dni. Jeden błąd może implikować kolejne i w efekcie domina większość przygotowanego przez nas wniosku trzeba będzie poprawiać. Na etapie poprawy przeoczenie choćby jednej korekty skutkuje odrzuceniem naszego projektu.
Kolejną, niezwykle ważną wskazówką jest spójność załączonych dokumentów i wniosku aplikacyjnego. Przykładem takiego formalnego błędu jest wpisanie innej wartości dochodu, niż to wynika z dokumentów księgowych przedsiębiorstwa.
Ludzie często utożsamiają dofinansowanie unijne z instytucją charytatywną. Nic bardziej mylnego. Przyznanie i utrzymanie dotacji warunkuje umowa o dofinansowanie, podpisana z odpowiednią instytucją. Jednym z warunków umowy jest uzyskanie i utrzymanie przez minimum trzy lata zakładanych w naszym projekcie wskaźników. Mogą nimi być np. nowe miejsca pracy, wzrost przychodów przedsiębiorstwa, wzrost poziomu eksportu, wprowadzenie nowych lub ulepszonych produktów na rynek, itp. Często jest tak, iż wskaźniki jednocześnie są podstawą oceny merytorycznej wniosku. Innymi słowami, im większy poziom poszczególnych wskaźników założonych w projekcie, tym większą mamy szansę na uzyskanie dotacji. Dlatego przede wszystkim trzeba pamiętać, aby opisywany we wniosku projekt był wykonalny. Nie należy przesadzać i zakładać wskaźników na wyrost, tylko po to, aby uzyskać dofinansowanie. Niespełnienie zakładanego poziomu może być potraktowane jako niewywiązanie się z umowy, co w dalszej kolejności skutkować będzie koniecznością zwrotu dotacji wraz z odsetkami.
Podsumowując, chciałbym podkreślić, iż samo pozytywne przyjęcie wniosku i podpisanie umowy o dofinansowanie to tylko połowa sukcesu. Wnioskodawcę czeka jeszcze szereg procedur związanych z wypłatą środków, rozliczeniem przyznanego dofinansowania, realizacją projektu przebiegającą zgodnie z zapisami umowy i jego właściwą promocją. Dlatego projekt unijny należy potraktować jako jedną całość od momentu opracowywania jego koncepcji, poprzez etap właściwego opracowania dokumentacji, po jego końcowe rozliczenie.
Paweł Dublan
