Kiedy poczęstunek nie jest kosztem podatkowym
Problematyka zaliczania w koszty uzyskania przychodów wydatków na poczęstunek dla kontrahentów wciąż budzi wiele wątpliwości i wywołuje rozbieżności nawet wśród samych organów podatkowych. Spory wynikają z różnych interpretacji pojęcia kosztów reprezentacji, które to zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) należą do katalogu wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów (w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych).
W jednej z najnowszych interpretacji organ podatkowy uznał, iż zaliczeniu w koszty uzyskania przychodu podlegają jedynie wydatki na drobny poczęstunek (np. kawę, herbatę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze, kanapki) podczas spotkań z kontrahentami w biurze prowadzonej działalności gospodarczej, jeśli nie noszą znamion wystawności i są zwyczajowo przyjęte. Zaś wydatki na lunch, obiad czy kolację w trakcie spotkań z kontrahentami w restauracjach czy kawiarniach podczas spotkań biznesowych (odbywających się poza siedzibą prowadzonej działalności gospodarczej), wiążą się z kreowaniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 grudnia 2009 r. znak IPPB1/415-746/09-2/EC).
Uzasadniając swoje stanowisko organ powołał się na potoczne znaczenie pojęcia reprezentacja. Przez reprezentację rozumie się "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcja prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007). Zdaniem organu na gruncie ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.
Jak wywodzi organ, możliwość skorzystania z posiłków czy napojów oferowanych w menu restauracji lub kawiarni bez wątpienia ma na celu stworzenie oczekiwanego, pozytywnego wizerunku firmy (podnosi jej prestiż), a tym samym lepsze postrzeganie przedsiębiorcy u kontrahentów w stosunku do pozostałych podmiotów gospodarczych z danej branży (które swoje spotkania biznesowe odbywają we własnym zakresie, w swojej siedzibie lub u kontrahenta). W odróżnieniu od spotkań organizowanych w siedzibach podmiotów gospodarczych, w przypadku spotkań biznesowych w kawiarni lub restauracji trudno mówić o braku chęci wyeksponowania zasobności podmiotu gospodarczego zaś podawanym tam posiłkom (zwłaszcza w postaci lunchu, obiadu lub kolacji) odmówić cech okazałości i wystawności. Powoływanie się w tym kontekście na okoliczność, że tego typu działania czy wydatki nie mają charakteru nadzwyczajnego, a jest to praktyka powszechnie spotykana nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji.
Odmawianie możliwości zaliczania w koszty uzyskania przychodu wydatków na poczęstunek dla kontrahentów w postaci obiadu, lunchu w restauracji, w sytuacji gdy taka praktyka jest zwyczajowo przyjęta w danej branży, jest - jak się wydaje - nazbyt rygorystyczne. Jeżeli coś jest utartym zwyczajem w danym środowisku trudno w takiej praktyce doszukiwać się wyjątkowości, czy też wystawności (pod warunkiem, że nie odbiega zasadniczo od tej praktyki) .
Przedsiębiorcy, oferujący swoim kontrahentom poczęstunek poza siedzibą swojej działalności powinni jednak liczyć się z możliwością zakwestionowania przez organ podatkowy zaliczania takiego wydatku w koszty uzyskania przychodu.
Justyna Zając-Wysocka
Radca prawny, Dyrektor Departamentu Doradztwa Podatkowego Małopolskiego Instytutu Studiów Podatkowych w Krakowie
Artykuł ma charakter jedynie informacyjny i stanowi publikację zainspirowaną treścią artykułów prasowych, interpretacji organów podatkowych i orzeczeń sądów administracyjnych. Nie stanowi porady ani opinii podatkowej czy prawnej w rozumieniu art. 2 ust. 1 i art. 31 ustawy o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 1996 r. Nr 102, poz. 475, ze zm.) i jest odzwierciedleniem poglądów wyrażanych przez autorów publikacji. Małopolski Instytut Studiów Podatkowych Sp. z o.o. nie bierze odpowiedzialności za ewentualne skutki podejmowanych decyzji na ich podstawie.
