Kiedy rozliczyć VAT z duplikatu faktury?

W praktyce zdarzają się sytuacje kiedy oryginał faktury wystawionej przez kontrahenta nie dociera do nabywcy towarów czy usług albo ulega zniszczeniu wskutek zdarzeń losowych lub po prostu zostaje zagubiony. W takim przypadku nabywca powinien zwrócić się do sprzedającego o wystawienie duplikatu tej faktury. Wynika to z § 22 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur (Dz. U. nr 95, poz. 798 ze zm.). Wystawienie duplikatu faktury, w myśl tego przepisu, jest ponownym wystawieniem faktury VAT, zgodnym z danymi zawartymi na kopii faktury lub faktury korygującej. Faktura wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać oznaczenie DUPLIKAT oraz datę jej wystawienia. Duplikat faktury wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Duplikat faktury, tak jak faktura VAT, stanowi dokument uprawniający do dokonania obniżenia podatku należnego o zawartą w nim kwotę podatku naliczonego.

Termin odliczenia VAT

Jak wskazano wcześniej, przypadki kiedy konieczne jest wystawienie duplikatu faktury VAT są różne, ale generalnie można podzielić je na dwie grupy. Pierwsza to sytuacje, kiedy oryginał faktury nigdy nie dotarł do odbiorcy. Druga dotyczy przypadków, kiedy oryginał dotarł i podatek naliczony został już przez podatnika odliczony w terminie ustawowym, lecz faktura uległa zagubieniu lub zniszczeniu.

W pierwszej sytuacji podatnik otrzymujący duplikat ma prawo odliczyć wynikający z niego podatek VAT w rozliczeniu za miesiąc jego otrzymania lub za następny okres rozliczeniowy.

Natomiast w drugiej sytuacji duplikat będzie jedynie dokumentem potwierdzającym zgodne z prawem dokonanie odliczenia.

Przy czym należy pamiętać, że jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach określonych w przepisach ustawy o VAT, może obniżyć kwotę tego podatku przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego. Może to uczynić jednak nie później niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego (art. 86 ust. 13 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku VAT - Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm.).

Warto także wskazać na rozstrzygnięcie zawarte w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 15 marca 2007 r., sygn. akt I FSK 541/06. Sąd uznał w nim, że jeśli podmiot nie zakwestionuje skutecznie, że oryginały faktur zostały mu doręczone, to fakt ten wywoła określone skutki prawne w zakresie VAT, tj. ustanowi prawo do odliczenia podatku. Doręczenie kolejnych dokumentów faktur, tj. duplikatów, tego prawa już nie ustanowi. W sprawie rozpatrywanej przez Sąd oryginał faktury zaginął przed dokonaniem odliczenia, a podatnik odliczył VAT dopiero po otrzymaniu duplikatu, tj. w miesiącu jego otrzymania. Organ podatkowy podczas prowadzonego postępowania kontrolnego udowodnił, że oryginał pierwotnej faktury został podatnikowi wysłany listem poleconym i skutecznie mu doręczony. Dlatego też Sąd uznał, że w takiej sytuacji rozliczenia VAT z otrzymanych duplikatów faktur należało dokonać wyłącznie w drodze korekty deklaracji.

Biorąc pod uwagę stanowisko NSA można stwierdzić, że fakt wpływu faktury pierwotnej do podatnika określa termin uprawniający do zastosowania odliczenia. Terminu tego nie zmieni także zgubienie faktury pierwotnej, której wpływ uprzednio odnotowano. Tylko w sytuacji, kiedy faktura pierwotna w ogóle nie dotarła do podatnika, może on dokonać stosownego obniżenia w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał duplikat faktury, lub w miesiącu następnym.

Stanowisko takie prezentują także organy podatkowe, np. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z dnia 26 lutego 2008 r., nr ILPP1/443-437/07-3/AI. Sprawa dotyczyła podatnika, u którego faktura pierwotna wpłynęła, ale zaginęła na terenie zakładu zanim dotarła do księgowości. Organ podatkowy w związku z tym uznał, że podatnik był uprawniony do zastosowania odliczenia zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 oraz ust. 11 ustawy o VAT. Terminu tego, zdaniem organu, nie zmienia fakt zagubienia faktury pierwotnej. Natomiast uznanie za prawidłowe, że podatnik ma zawsze prawo do dokonania odliczenia w momencie otrzymania duplikatu, doprowadziłoby, zdaniem organu podatkowego, do destabilizacji obrotu gospodarczego. Wtedy bowiem to podatnik, a nie przepisy, decydowałby, kiedy powstaje prawo do odliczenia VAT: w momencie otrzymania oryginału, czy otrzymania duplikatu.

Co z mediami?

Określenie terminu odliczenia VAT wynikającego z duplikatu faktury komplikuje się, gdy dokumentuje on zakup tzw. mediów, np. usług wywozu nieczystości. W tym bowiem przypadku prawo do odliczenia VAT powstaje w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności, jeżeli faktura zawiera informację jakiego okresu dotyczy, lub następnym okresie rozliczeniowym (art. 86 ust. 10 pkt 3 ustawy o VAT). W przepisach o VAT nie wskazano czy podatnik ma w tej sytuacji prawo rozliczyć duplikat faktury na zasadach ogólnych, czyli w miesiącu otrzymania lub następnym, czy odliczenia takiego musi dokonać poprzez korektę złożonej już deklaracji VAT, sporządzonej za miesiąc, w którym przypadał termin płatności wynikający z zagubionej faktury.

Z uwagi na to, że duplikat faktury jest traktowany tak samo jak faktura VAT, podatnik jest uprawniony do rozliczenia podatku naliczonego w terminie płatności, jaki został określony w duplikacie lub w następnym okresie rozliczeniowym. Oznacza to więc, że w stosunku do duplikatów faktur za zakup mediów należy stosować szczególne przepisy dotyczące faktur za tego rodzaju usługi określone w ustawie o VAT. Rozliczenia takiego należy dokonać więc w terminie płatności określonym na tej fakturze. Jeżeli jednak termin ten już upłynął, odliczenia należy dokonać poprzez złożenie korekty deklaracji.

autor: Aleksandra Węgielska

Gazeta Podatkowa Nr 457 z dnia 2008-05-26